Product update 7.23: Referentie grootboekschema in Exact Financials (RGS)

Het Referentie Grootboekschema (RGS) is een grootboekrekeningschema dat gebaseerd is op een gestandaardiseerde codering van financiële gegevens. Een bedrijf dat met RGS werkt, is in staat om gegevens eenvoudig uit de bronadministratie te halen en deze te delen met andere systemen of op te nemen in rapportages bestemd voor externe partijen. Interne en externe rapportages worden sneller opgesteld en het opstellen van betrouwbare dashboards of bedrijfsvergelijkingen wordt een stuk eenvoudiger.

Meer informatie hierover kunt u terugvinden op de site http://www.referentiegrootboekschema.nl/.

Exact Financials voorbereiden 

Om met RGS te werken in Exact Financials dient het RGS-schema geïmporteerd te worden. 

Als eerste moet het algemene script 'import-nl.scr' worden geïmporteerd. U kunt de import uitvoeren via [EDIS: Stamgegevens, Importeren, Datascripts]. Het script kunt u selecteren in de folder \\<Exact installatie>\cd\edis.
Hierna dient een importscript voor RGS geïmporteerd te worden. U kunt de import uitvoeren via [EDIS: Stamgegevens, Importeren, Datascripts]. Het script 'referentie grootboekschema.scr' kunt u selecteren in de folder \\<Exact installatie>\cd\edis. 
Nu kan het RGS schema geimporteerd worden. U kunt de import van 'rgs 2.0.csv' uitvoeren in menu: [Systeem: Interfacing, EDIS, Import]. Selecteer de EDIS-Applicatie 'RGS', de EDIS-tabel 'RGS_2.0' en kies 'Aanmaken'. Het importtype is CSV-bestand en bij de bestandsnaam kunt u 'rgs 2.0.csv' selecteren in de folder \\<Exact installatie>\cd\edis\csv.
De overige velden: Scheiding is ',' (komma), Opmerking is '#', Karakterconversie is 'Standaard karakterconversie Progress', Richting is 'Normaal', Kopregel is 'Alleen enkele records', Veldnaam is leeg, Veldwaarde is leeg, Gebruiker (Pad/Bestandsnaam) is 'Bestandsnaam niet overnemen', Veld (Pad/Bestandsnaam) is leeg en Direct verwerken kan 'Aan'. (Wanneer u dit veld niet aanvinkt dient de import verwerkt te worden in menu [EDIS: Processen, Verwerken data] RGS.

RGS koppelen aan uw grootboekschema

Het registratie grootboekschema is als structuur terug te zien in menu [Financieel: Stamgegevens, Onderhoud, Structuren] in de structuur RGS 2.0. Het grootboekschema zoals u dat aangemaakt heeft, moet nu gekoppeld worden aan het registratie grootboekschema.
U kunt dit uitvoeren in het onderhoud van de structuur door grootboekrekeningen te koppelen aan de diverse schemacodes. (Let op: zoom in het linker schermdeel naar het niveau waaraan u wilt toevoegen en klik met de rechter muisknop op het niveau waaraan de grootboekrekening wilt koppelen zodat u kunt kiezen voor 'Nieuw: basisentiteit'. U kunt dan met CTRL B/F2 een grootboekrekening selecteren. De knop toevoegen staat alleen het toevoegen van een extra niveau toe).

Een tweede manier is een koppeling via het menu [Financieel: Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Grootboekrekeningen]. Wanneer u een grootboekrekening opent, kunt u op het tabblad 'Structuren' de structuur 'RGS 2.0' selecteren en het basisniveau. U dient dit voor alle grootboekrekeningen uit te voeren.

Een derde manier is een aanpassing op het bestand 'RGS 2.0.CSV'. U kunt uw grootboekrekeningnummer toevoegen op de te koppelen regels en hierna de aangepaste rgs 2.0.scv importeren. Let op: U kunt grootboekrekeningen koppelen op de niveau's 4 of 5. Deze optie kan u helpen wanneer er meerdere administraties zijn.

Het bepalen van de koppelingen is een boekhoudkundig vraagstuk. Op basis van de omschrijvingen kunt u waarschijnlijk de meeste koppelingen wel leggen maar bij onduidelijkheden zult u contact moeten opnemen met uw accountant. Uw accountant kan u verder adviseren. Overigens wordt er als gevolg van de koppeling geen wijziging in de cijfers gemaakt. De koppelingen worden gebruikt om de cijfers te herschikken in overzichten/audit files.

Wat kunt u met RGS?

Nu alles is ingericht kunt u een balans aanmaken volgens de structuur. Open hiervoor een balansoverzicht. In de selectie kunt u het veld 'Grootboekrekening: Groep' opnemen en daarin de groep 'RGS2.0' selecteren. Het tweede veld bepaald het niveau wat getoond wordt. Onder groeperen dient het veld 'Grootboekrekening: Groep' geselecteerd te zijn.
In menu [Financieel: Grootboek, XML-Auditfile] kunt u een audit.xaf genereren.