Stappenplan Inrichting administratie

Alles uitklappen | Alles inklappen | Afdrukken
 

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |

U kunt in Exact Compact vier administraties per licentie voeren. Wanneer u met Exact Compact Salaris werkt, zijn dit er twee. Dit stappenplan beschrijft echter het inrichten van een financiële administratie. Indien u werkt met Exact Compact Salaris of Exact Compact Kassa, verwijzen wij u respectievelijk naar document ID 04.206.592 - Startpagina Exact Compact Salaris of document ID 04.457.708 - Startpagina Exact Compact Kassa.
Om een administratie te kunnen gebruiken, moet deze eerst aangemaakt worden. Hier heeft u een aantal keuzes in. Zo kunt u ervoor kiezen om te beginnen met een demo-administratie, zodat u de werking van het programma kunt testen, of wellicht wilt u een bestaande administratie kopiëren. Dit stappenplan zal het aanmaken van een administratie met stamgegevens beschrijven. Voor de andere opties wordt u hieronder, bij punt vijf,  doorverwezen naar de betreffende documentatie.  

• Indien u Exact Compact voor het eerst opstart en u nog geen administratie heeft aangemaakt, zal het programma meteen opkomen met 'Aanmaken administratie wizard', waarmee u een administratie kunt aanmaken. Indien bij het opstarten dit scherm niet naar boven komt, kunt u dit openen via [Bestand, Nieuwe administratie].
• In dit scherm dient u aan te geven onder welke SQL Server u de administratie wilt aanmaken. Normaal gesproken kiest u bij een lokale installatie voor 'Mijn Computer' en bij een netwerk- of multiwerkplekinstallatie voor 'Server', waarna u de naam van uw server invult, eventueel gevolgd door de naam van de SQL Server. Mocht u niet weten wat wat u moet kiezen of wat de naam van uw SQL-server is, dan kunt u document id 19.394.352 - Keuze tussen 'Mijn Computer' en 'Server' bij aanmaken of teruglezen administratie raadplegen.
  Het vinkje bij 'Windows toegangscontrole' staat standaard aangevinkt en het is ook noodzakelijk dat dit zo blijft.
  Wanneer u op 'Volgende' klikt gaat u verder. 
• In het geval van een netwerkinstallatie zal de regel met ‘Database directory’ niet zichtbaar zijn, omdat dit gegeven niet aangepast kan worden. Verder komt dit scherm overeen met het getoonde scherm.
  Het administratienummer wordt automatisch ingevuld. U kunt dit echter naar wens wijzigen. De omschrijving is de naam die u aan de administratie mee wilt geven (deze kunt u eventueel achteraf altijd nog wijzigen).
  De database directory wordt automatisch ingevuld. De ingevulde directory hangt af van de locatie waar de SQL Server is geïnstalleerd. Wij adviseren u de directory te laten staan zoals het programma deze heeft ingevuld.
  Bij Licentiebestand geeft u het pad aan waar u uw licentiebestand heeft opgeslagen. Meer informatie over het downloaden van het licentiebestand vindt u in het document 'Hoe kan ik mijn licentie downloaden?'.
  
• Indien u alle gegevens heeft ingevuld en uw licentie heeft geselecteerd, kiest u voor 'Volgende' waarna u in het scherm komt met de licentievoorwaarden. Deze dient u te accepteren voordat u verder kunt met het aanmaken van de administratie. Indien u op 'Volgende' klikt, krijgt u een nieuw scherm.
• In dit scherm kunt u uw volledige naam invullen, welke gebruikt wordt om aan te geven wie de handelingen in Exact Compact heeft uitgevoerd. Deze naam kunt u achteraf nog wijzigen.
  Vervolgens heeft u vijf opties, welke hier allemaal kort besproken worden. Bij de volgende stappen in het stappenplan wordt er echter van uitgegaan dat er gekozen is voor de optie 'Administratie met stamgegevens'.
  
  • Administratie met stamgegevens
    In de administratie met stamgegevens worden alvast in de administratie de voor u alle noodzakelijk stamgegevens, instellingen en koppelingen ingericht. Uiteraard kunt u deze stamgegevens aanpassen naar uw wensen, maar het scheelt u een hoop tijd qua inrichting. Wij raden u dan ook ten zeerste aan om voor deze optie te kiezen indien u voor het eerst een administratie gaat inrichten.
  • Lege administratie
    De lege administratie dient na aanmaken, geheel ingericht te worden. Er worden geen standaard grootboekrekeningen, dagboeken of andere stamgegevens aangemaakt. Ook worden er nog geen koppelingen gelegd. Dit dient u achteraf te doen. Wij raden u af voor deze optie te kiezen, tenzij u een zeer ervaren gebruiker van het pakket bent.
  • Demo-administratie
    Indien u wilt kijken hoe het pakket werkt of zaken wilt testen, raden wij u aan om een demo-administratie aan te maken. Deze administratie is volledig ingericht met de gegevens van een fictief bedrijf en bevat tevens een aantal boekingen. Wij raden u af om de demo-administratie om te vormen naar uw eigen administratie maar daarvoor een administratie met stamgegevens aan te maken.
  • Gegevens importeren
    Het is mogelijk om gegevens te importeren uit een template in een nieuw aan te maken administratie. Welke gegevens dit zijn en hoe deze templates opgebouwd moeten zijn, kunt u nalezen in document ID 04.633.002 - Welke gegevens importeer ik als ik een basis-administratie aanmaak?.
  • Administratie kopiëren
    Als u de optie 'Administratie kopiëren' kiest, heeft u de mogelijkheid om stamgegevens van een bestaande administratie te kopiëren naar een nieuwe administratie. Deze optie is alleen toepasbaar indien u de administratie die u wilt kopiëren open heeft staan, anders is deze optie grijs. Meer informatie hierover kunt u nalezen in document ID 04.457.696 - Kopiëren stamgegevens administratie.
    
• Nadat u uw volledige naam heeft ingevuld en gekozen heeft voor 'Administratie met stamgegevens', kiest u voor 'Volgende' en vervolgens op 'Klaar'. De administratie wordt nu aangemaakt en de melding dat de administratie met goed gevolg is aangemaakt zal verschijnen. Uw administratie is nu aangemaakt en klaar voor gebruik.

In de vorige stap heeft u een nieuwe administratie met stamgegevens aangemaakt. Hierdoor zijn er al standaard gegevens aanwezig in de administratie en zijn de instellingen al voor u gedefinieerd. U kunt deze stamgegevens aanpassen naar uw wensen en/of zelf nieuwe gegevens toevoegen, zoals debiteuren en crediteuren.
Dit document neemt u aan de hand en leidt u langs alle noodzakelijke stamgegevens met daarbij een korte uitleg en doorverwijzingen naar andere online-help documentatie voor meer gedetailleerde informatie. Wij raden u ook aan om onderstaande volgorde aan te houden tijdens de inrichting van uw administratie.
Omdat er binnen Exact Compact verschillende licenties zijn, worden hieronder eerst de stamgegevens van Financieel besproken, gevolgd door de extra stamgegevens van Factuur en Handel. Omdat dit document alleen de inrichting van een financiële administratie behandelt, kunt u, indien u met Exact Compact Kassa of Salaris werkt, terecht in respectievelijk document ID 04.457.708 - Startpagina Exact Compact Kassa en 04.206.592 - Startpagina Exact Compact Salaris.  

Exact Compact Financieel

1. Categorieën
   In Exact Compact heeft u de beschikking over categorieën om uw grootboekrekeningen te groeperen. Bij het afdrukken van overzichten, zoals de balans, kunt u de gegevens laten sorteren op een of meerdere categorieën. Voor elke categorie wordt een subtotaal getoond. U kunt in Exact Compact categorieën tot vijf niveaus diep gebruiken.
   U kunt deze categorieën aanpassen of aanmaken via [Systeem, Financieel, Categorieën].  Hier kunt u per niveau (Hoofdverdichting, Verdichting en Categorie 3,4 en 5) doorzoomen om per niveau een categorie aan te maken of aan te passen.  Meer informatie over het aanmaken en bewerken van categorieën kunt u vinden in document ID 04.460.431 - Onderhoud categorieën.
    
2. Grootboekrekeningen
   Een grootboekrekening is de basis van uw financiële administratie. Zonder grootboekrekeningen kunt u geen financiële feiten registreren. In de nieuw aangemaakte administratie met stamgegevens is voor u al een standaard grootboekrekeningschema aangemaakt. U kunt deze bekijken via [Compact, Grootboek, Grootboekrekeningschema]. In dit scherm kunt u tevens nieuwe grootboekrekeningen aanmaken en/of bestaande bewerken.
   Deze functionaliteit wordt hoofdzakelijk gebruikt bij het inrichten van een nieuwe administratie om het rekeningschema te definiëren. Echter, u kunt deze functie ook gebruiken om later nieuwe grootboekrekeningen toe te voegen of om bestaande rekeningen te wijzigen.
   Belangrijk is dat u bij het aanmaken van een nieuwe grootboekrekening het juiste type (omzet rekening, kosten rekening, neutrale balansrekening, crediteurenrekening, etc) koppelt. Grootboekrekeningen zijn namelijk, wanneer er eenmaal op geboekt is, niet meer van type te wijzigen, wat u in de toekomst veel werk kan opleveren op dit te corrigeren. Neem bij twijfel daarom altijd contact op met uw boekhouder of accountant. Meer informatie over het aanmaken en bewerken van grootboekrekeningen kunt u terug vinden in document ID 04.462.081 - Aanmaken en wijzigen grootboekrekeningen.
    
   Zoals u in het grootboekrekeningschema kunt zien, zijn de BTW-rekeningen van het type 'crediteuren-rekening' en niet (meer) van het type 'BTW-rekening'. Dit is omdat in Exact Compact gebruik gemaakt wordt van de 'Belasting crediteur', welke gekoppeld is aan uw BTW-codes. Deze belastingcrediteur zal de BTW-boekingen (BTW-termijnen) bijhouden, zodat u op elk willekeurig moment via de kaart van de belastingcrediteur of via een proef BTW-aangifte kan controleren wat de stand van zaken is omtrent uw BTW-aangifte. Indien u dus nieuwe BTW-rekeningen wilt aanmaken of bestaande wilt wijzigen, dient u hier rekening mee te houden. Meer informatie omtrent de werking van de BTW en de Belastingcrediteur in Exact Compact kunt u vinden in document ID 04.457.715 - Startpagina Elektronische BTW-aangifte.
    
3. Dagboeken
   Net zoals grootboekrekeningen zijn dagboeken noodzakelijk voor uw financiële administratie. Hier boekt u immers uw financiële boekingen in. In de zojuist aangemaakte administratie met stamgegevens zijn al een aantal dagboeken van verschillende types (Kas, Bank, Inkoop, Verkoop en Memoriaal) aanwezig. Deze kunt u terugvinden via [Systeem, Financieel, Dagboeken].
   Elk dagboek is gekoppeld aan een grootboekrekening. Deze kunt u controleren door het dagboek te openen. Dit is de rekening die dat dagboek gebruikt om de tegenboeking op te maken.
   Naast een standaard tegenrekening, hebben de dagboeken van het type Kas/Bank ook een 'Niet toegewezen' rekening. Deze wordt tijdens het aanmaken van de administratie met stamgegevens, standaard gevuld met rekening 2900 'Niet toegewezen rekening kas/bank'. Er wordt ten zeerste aangeraden om deze rekening zo te laten staan en deze rekening ook te koppelen als 'Niet toegewezen rekening' bij elk ander kas/bank dagboek wat u aanmaakt. Deze rekening wordt gebruikt bij de import van bankbestanden om tijdelijk boekingen op te stallen, waarvan niet bekend is waar ze horen. Belangrijk is dat u zelf niet handmatig op deze rekening boekt!
   In het dagboekonderhoud vindt u tevens een tabblad 'Nummers'. Op dit tabblad vindt u de boekstuknummer die Exact Compact aan de boekingen van dat dagboek meegeeft. Belangrijk hierbij is dat deze boekstuknummers uniek zijn! Aangeraden wordt om de notatie van boekstuknummers, zoals standaard in Exact Compact wordt aangemaakt, te behouden. Dit betekent dat een boekstuknummer voor één jaar van één dagboek begint met de laatste (twee) nummer van het jaar, gevolgd door het nummer van het dagboek, gevolgd door het door u gewenste nummer. Zo zorgt u er voor dat de boekstuknummers in uw administratie altijd uniek zijn en Exact Compact deze niet door elkaar kan halen.
   Meer informatie over het aanmaken en bewerken van dagboeken kunt u vinden in document ID 04.461.949 - Aanmaken en wijzigen dagboeken.
    
4. Betalingscondities
   Met behulp van vooraf gedefinieerde betalingscondities kunt u gemakkelijk betalingskorting en/of kredietbeperking laten berekenen over zowel verkoop- als inkoopboekingen. Betalingscondities kunnen worden gekoppeld aan zowel debiteuren als crediteuren, zodat deze automatisch in boekingen worden meegenomen. Elke betalingsconditie wordt geregistreerd onder een unieke code.
   U kunt betalingscondities aanmaken en/of wijzigen via [Systeem, Financieel, Betalingscondities]. Meer informatie over het aanmaken en/of wijzigen van betalingscondities kunt u vinden in document ID 04.460.435 - Aanmaken en wijzigen betalingscondities. Hierin wordt tevens beschreven hoe de vervaldatum berekend wordt met verschillende instellingen.
    
5. Debiteuren/Crediteuren
   Het relatiebeheer is een van de belangrijkste onderdelen van uw administratie, indien u met een subadministratie wenst te werken. In Exact Compact is het helaas niet mogelijk om één relatie zowel als debiteur en als crediteur aan te merken. Mocht u dus een relatie hebben die zowel debiteur of crediteur is, dan kunt u er voor kiezen om deze alleen al debiteur of crediteur aan te maken of als beide, net wat u handig vindt. Meer informatie over het aanmaken en bewerken van debiteuren en crediteuren kunt u vinden in respectievelijk document ID 04.462.013 - Aanmaken en wijzigen debiteuren en 04.460.437 - Aanmaken en wijzigen crediteuren.
   Debiteuren en Crediteuren kunt u aanmaken via respectievelijk [Compact, Debiteuren, Onderhouden] en [Compact, Crediteuren, Onderhouden]. Wanneer u naar deze menupaden gaat, zal u zien dat er al een aantal relaties zijn aangemaakt voor u. Eén hiervan, de belastingcrediteur is al besproken onder punt 2 en dient voor het bijhouden van uw BTW-termijnen.
   Daarnaast ziet u ook de 'Onbekende crediteur' en 'Onbekende debiteur'. Deze moet u zien als systeem debiteur/crediteur. Indien u bijvoorbeeld een kas of bankboeking direct op kosten of opzet boekt, zodat dat u daar een relatie aan hangt, zal het systeem altijd zelf de 'onbekende debiteur/crediteur' koppelen om voor zichzelf de boeking in evenwicht te krijgen. Meer informatie over de onbekende debiteur en crediteur kunt u vinden in document ID 11.547.583 - Verschillen Exact Compact: Onbekende debiteur en crediteur.
    
6. Perioden
   Exact Compact maakt gebruik van een periode-datumtabel om het mogelijk te maken boekingen die op een bepaalde datum zijn geboekt, in de bijbehorende periode te plaatsen. Daarnaast is het met behulp van de periode-datumtabel mogelijk om, wanneer u een periode heeft ingeboekt en verwerkt, uw dagboeken af te sluiten voor deze perioden, zodat er geen boekingen meer kunnen worden verwerkt. Om te kunnen boeken in een bepaald jaar, dient voor dat boekjaar een periode-datumtabel aanwezig te zijn.
   In de zojuist aangemaakte administratie kunt u de periode-tabel tabel opvragen via [Systeem, Algemeen, Periode-datumtabel]. U ziet hier dat er al een aantal jaren voor u zijn aangemaakt, waarvan er een aantal open staan om in te boeken. Wanneer u een boekjaar selecteert en opent, zal u zien dat deze verdeeld is in 12 perioden voor de maanden. Indien u dit wilt wijzigen, dient u alle jaren te verwijderen en opnieuw aan te maken met een ander aantal perioden, bijvoorbeeld 4 voor per kwartaal, of voor een gebroken boekjaar. Meer informatie over het aanmaken van een boekjaar kunt u terecht in document ID 04.462.110 - Aanmaken en wijzigen van de periode-datumtabel.
   
    
    
   Exact Compact Factuur/Handel
    
    
7. Artikelgroepen
   Indien u meerdere artikelen heeft waarvan de omzet en de voorraad (in geval van Exact Compact Handel) op eenzelfde grootboekrekening geboekt mag worden, kunt u hiervoor een artikelgroep aanmaken en deze artikelen onder één artikelgroep samen brengen.  U kunt artikelgroepen aanmaken via [Systeem Factuur, Artikelgroepen]. Deze artikelgroepen kunt vervolgens koppelen aan uw artikelen. Voor meer informatie over het aanmaken en wijzigen van artikelgroepen kunt u terecht in document ID 04.457.452 - Onderhoud artikelgroepen.
    
8. Factuurcodes
   Veel bedrijven maken gebruik van verschillende soorten facturen. Zo zijn er bijvoorbeeld standaard facturen, creditnota's of baliefacturen.  Om een onderscheid te kunnen maken tussen deze verschillende soorten kunt u gebruik maken van het begrip factuurcode. Welke waarde een factuurcode representeert mag u zelf bepalen. Er zijn dus geen vast voorgeschreven regels voor het gebruik van factuurcodes. Het is wel noodzakelijk ten minste één factuurcode aan te maken, aangezien dit een verplicht veld is bij het invoeren van facturen. Meer informatie over het aanmaken en bewerken van factuurcodes kunt u vinden in document ID 04.460.420 - Onderhouden Factuurcodes.
    
9. Artikelen
   Indien u werkt met Exact Compact Factuur of Handel is het artikelonderhoud erg belangrijk in uw administratie. In Exact Compact Factuur kunt u deze artikelen gebruiken in de facturen die u aanmaakt, terwijl u in Exact Compact Factuur uw hele artikelvooraad er mee bij kunt houden. U kunt artikelen aanmaken en bewerken via [Compact, Factuur, Artikelen] of [Handel, Artikelen, Onderhouden] afhankelijk van uw licentie. Meer informatie over het aanmaken en wijzigen van artikelen kunt u vinden in document ID 04.462.199 - Onderhoud Artikelen.
    
10. Lay-outs
    Indien uw werkt met Exact Compact Factuur of Handel, zijn er processen, zoals het maken van facturen en het doen van bestelingen, die een lay-out gebruiken. U kunt deze lay-outs zelf aanmaken of wijzigen naar wens met bijvoorbeeld uw bedrijfsgegevens en/of uw logo er op. Deze factuurlay-outs kunt u vinden via bijvoorbeeld [Systeem, Lay-outs, Verkoopfacturen]. In het nieuwe lege venster wat u krijgt, kiest u vervolgens voor [Bestand, Openen] om bestaande lay-outs te bewerken, of voor [Bestand, Nieuw] om zelf een nieuwe lay-out aan te maken. Voor meer informatie over het maken en wijzigen van lay-outs kunt u terecht in document ID 04.460.415 - Aanmaken Lay-outs.

In de vorige stap heeft u een nieuwe stamgegevens kunnen aanmaken of bestaande kunnen wijzigen. Nu u uw stamgegevens op orde heeft, kunt u de instellingen gaan definiëren. Standaard zijn in de administratie al alle instellingen gedefinieerd, maar het kan zijn dat deze gewijzigd moeten worden voor uw administratie.
Dit document neemt u aan de hand en leidt u langs alle noodzakelijke instellingen met daarbij een korte uitleg en doorverwijzingen naar andere online-help documentatie voor meer gedetailleerde informatie. Wij raden u ook aan om onderstaande volgorde aan te houden tijdens de inrichting van uw administratie. Alle instellingen die hieronder in dit document behandelt worden, kunt u terugvinden via [Systeem, Algemeen, Instellingen].
Omdat er binnen Exact Compact verschillende licenties zijn, worden hieronder eerst de instellingen van Financieel besproken, gevolgd door de extra stamgegevens van Factuur en Handel. Omdat dit document alleen de inrichting van een financiële administratie behandelt, kunt u, indien u met Exact Compact Kassa of Salaris werkt, terecht in respectievelijk document id 04.457.708 - Startpagina Exact Compact Kassa en 04.206.592 - Startpagina Exact Compact Salaris.

Exact Compact Financieel

1. Administratie-instellingen
   In de aldministratie-instellingen van uw administratie vindt u uw bedrijfsgegevens, welke gebruikt worden in het pakket, bijvoorbeeld op factuurlay-outs of betalingsherinneringen als u Exact Compact Factuur of Handel heeft. Deze gegevens zijn verplicht en kunt u allemaal zelf invullen.
   In het veld 'Relatie' dient de relatiecode van de administratie (uw eigen relatienummer) te worden ingevuld. Wanneer deze relatie nog niet is aangemaakt, kunt u deze aanmaken in het menupad [Compact, Crediteuren, Onderhouden]. Meer informatie over de algemene instellingen kunt u vinden in document ID 04.456.282 - Instellingen: Administratiegegevens.
    
2. Algemene-instellingen
   In de algemene instellingen vindt u de instellingen omtrent het boekjaar. Hier vindt u het hoogste en laagste boekjaar wat bekend is in de administratie en hoe u het resultaat verwerkt. Aangeraden wordt om dit op 'Jaarlijks' te laten staan, omdat u hoogst waarschijnlijk het resultaat verwerkt als u het jaar afsluit. Meer informatie hierover wordt verder beschreven in het stappenplan van de eindejaarsverwerking in document ID 19.372.730 - Stappenplan Eindejaarsverwerking.
   De instelling 'Boekingsbestanden: opschonen', staat op 'nooit' en u wordt ten zeerste aangeraden om dit ook zo te laten staan. Indien u dit aanpast worden uw boekingen verwijderd na een bepaalde actie, waardoor foutieve boekingen in het verleden nooit meer te achterhalen zijn. Meer informatie hierover en over de overige instellingen kunt u vinden in document ID 04.699.964 - Instellingen: Algemeen.
    
3. Documentinstellingen
   In de document instellingen kunt u alle instellingen terugvinden met betrekking tot bijlages en lay-outs. U kunt hier per onderdeel selecteren wat voor elk onderdeel uw standaard lay-out is. Tevens kunt u aangeven of bijlagen die per mail worden verzonden vanuit Exact Compact worden opgeslagen als html of pdf. Vanwege een goede weergave in verschillende mail-programma's, wordt aangeraden die op pdf te zetten. Meer informatie over de document instellingen kunt u vinden in document ID 04.699.970 - Instellingen: Documenten. 
    
4. Grootboekinstellingen
   Wanneer u boekingen invoert, worden bepaalde bedragen, zoals inkoopkortingen of betalingsverschillen, gewoonlijk doorgeboekt naar rekeningen die speciaal voor dit doel bestemd zijn. In de programmatuur gebeurt dit automatisch aan de hand van grootboekrekeningen die u vooraf heeft gedefinieerd in de grootboekinstellingen. Deze grootboekrekeningen zijn standaard al gekoppeld voor u en deze kunt u naar wens wijzigen. Indien u dit doet, vergeet dan niet ook de grootboekrekeningen onder de knoppen 'details'  achter betalingsverschillen en rekenverschillen aan te passen / in te vullen.
   Mocht u bij document ID 19.401.549 - Stap 2 Aanmaken en onderhouden van stamgegevens het grootboekrekeningschema hebben aangepast en bepaalde rekeningen hebben verwijderd, dan dient u goed na te gaan of alle rekeningen die gekoppeld zijn in de grootboekinstellingen nog bestaan en zo niet, daar nieuwe rekening te koppelen.
   Voor meer informatie en gedetailleerde informatie over alle velden in de grootboekinstellingen kunt u terecht in document ID 04.699.999 - Instellingen: Grootboek.
    
5. Nummerinstellingen
   Onder 'Financieel' kunt u al uw nummers onderhouden. Financieel gezien ziet u deze nummers terug als de 'Onze referenties' in het memoriaal en het inkoopboek. Logistiek gezien zijn dit bijvoorbeeld het verkoopordernummer of het factuurnummer. U kunt deze bewerken door op het 'Bewerken'-icoon achter de rij te klikken.
   Onder 'Relaties' kunt u het nummertraject invullen die gebruikt worden bij het aanmaken van nieuwe debiteuren, crediteuren en relaties.
   Onder 'Logistiek' zal de regel 'Factuurnummer' meestal grijs zijn omdat standaard de instelling 'Factuurcode dagboek koppeling' in [Systeem, Algemeen, Instellingen, Factuurinstellingen, sectie Afdrukken] is ingeschakeld. Meer informatie hierover en het aanpassen van de 'Onze referenties' vindt u in document ID 04.699.982 - Instellingen: Nummers.
    
6. Bankinstellingen
   Voordat u gebruik kunt gaan maken van Elektronisch bankieren binnen Exact Compact, is het van belang dat deze instellingen correct zijn ingericht. De instellingen hiervoor worden besproken in document ID 04.462.330 - Startpagina Elektronisch bankieren.  
    
    
   Exact Compact Factuur 
    
7. Factuurinstellingen
   Deze opties stellen u in staat om een groot aantal instellingen te definiëren voor het factuur proces, variërend van welke referentie er voor creditnota's moet worden gebruikt tot welke wanneer het factuurnummer moet worden toegekend. Meer informatie over de velden van de factuurinstellingen kunt u vinden in document ID 04.700.015 - Instellingen factuur.
    
    
   Exact Compact Handel
    
8. Voorraadinstellingen
   In deze instellingen kunt u aangeven of u in Exact Compact Handel met magazijnlocaties wilt werken waardoor u precies kunt bijhouden hoeveel artikelen er nog op een bepaalde locatie aanwezig zijn. Ook kunt u aangeven hoe u de voorraadwaardering wilt uitvoeren. Meer informatie over de velden van de voorraadinstellingen kunt u vinden in document ID 04.345.684 - Instellingen: Voorraad.
    
9. Inkoopinstellingen
   In deze instellingen kunt u aangeven of u in Exact Compact Handel een melding wilt krijgen indien bij een bestelling de inkoopprijs hoger is als de kostprijs en of u ontvangstetiketten wilt afdrukken. Meer informatie over de velden van de inkoopinstellingen kunt u vinden in document ID 04.345.690 - Instellingen: Inkoop.

Bij het inboeken van de beginbalans, boekt u de beginsaldi van de verschillende grootboekrekeningen in de nieuwe administratie. Standaard wordt de beginbalans geboekt op de laatste dag van het vorige boekjaar. De reden hiervan is dat alle overzichten binnen de programmatuur op datum opgevraagd kunnen worden en u dus altijd een correct beeld van de administratie heeft. U dient wel voor dit boekjaar een periode-datum tabel aan te leggen die u na het ingeven van de beginbalans kunt blokkeren. Indien dit van toepassing is, kunt u de resultaten van het vorige jaar verwerken. De beginbalans hoeft slechts eenmalig te worden ingeboekt, namelijk wanneer u een nieuwe administratie in Exact aanmaakt. Er hoeft dus geen beginbalans meer ingevoerd te worden aan het begin van ieder nieuw boekjaar omdat Exact Compact door middel van het verwerken van het resultaat van het ene jaar, automatisch het beginsaldo van het volgende jaar berekent.  

• Om de beginbalans in te boeken, gaat u naar [Compact, Boekingen, Beginsaldo]. Hier dient u rechts bovenaan, onder 'Boeking', een aantal gegevens in te vullen, waaronder het dagboek en de tegenrekening van de beginbalans. Als dagboek kunt u het standaard memoriaal dagboek kiezen of u kunt hier speciaal een memoriaaldagboek voor aanmaken, bijvoorbeeld 'Memoriaal Beginbalans'.
  Bij grootboekrekening dient u een neutrale balansrekening te selecteren welke gebruikt wordt als tegenrekening voor de beginbalans. U kunt hier een bestaande rekening voor gebruiken of hier een aparte rekening voor aanmaken, bijvoorbeeld 'Tussenrekening Beginbalans'. 
  Bij datum vult u 1 januari van het huidige jaar in. Het pakket zal de boeking automatisch, zoals hierboven aangegeven, één dag eerder, op 31 december van het vorige boekjaar, maken.

• Nadat u de bovenstaande instellingen heeft ingevuld, kunt u doortabben naar het scherm er onder. U kunt hier vervolgens per grootboekrekening in het beginsaldo invullen in de debet of credit kolom.
  Voor de debiteuren en crediteurenrekening kunt u de beginbalans opsplitsen naar openstaande posten per debiteur of crediteur. Meer informatie hierover en over het invoeren van de beginbalans, kunt u vinden in document ID 06.328.996 - Het invoeren van een beginbalans.

Na het doorlopen van de vorige stappen is uw administratie nu klaar voor gebruik. U kunt dan ook nu beginnen met het invoeren van uw boekingen. Dit invoeren van boekingen, dat wil zeggen het vastleggen van financiële feiten, is een van de belangrijkste stappen in het administratieve proces. Deze financiële feiten kunt u vastleggen in een kasboek, een bankboek, een verkoopboek, een inkoopboek en een memoriaaldagboek. Hieronder wordt nog even kort uitgelegd hoe u uw boekingen kunt invoeren, zodat u direct aan de slag kunt.  

• Indien u in een nieuwe boeking opent, is het mogelijk om de kolommen naar uw wensen in te delen en extra kolommen toe te voegen of juist weg te laten. U kunt dit in een nieuwe boeking doen via [Beeld, Kolommen aanpassen]. Meer informatie hierover kunt u terugvinden in document ID 04.697.779 - kolommen aanpassen in het boekingsscherm.

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |