Exact Financials (v3)

System Manual - Algemene instellingen definiëren

Algemene instellingen definiëren

Voordat u met de administratie aan de slag kunt dient u een paar algemene instellingen te definiëren.Bijvoorbeeld:

• Adresgegevens.

  De adresgegevens van het bedrijf kunnen hier worden ingevoerd.

• Het standaard bankrekeningtype.

  De bankrekeninginstelling is bepalend voor het standaard bankrekeningtype.

[Bestand, Administratiegegevens]

Voer de benodigde adres- en andere gegevens in. Houdt in gedachten dat u voordat u bank- en postbankgegevens kunt invoeren, u eerst bankrekeningtypes moet aan maken in [Tabellen, Onderhoud, Bankieren, Bankrekeningtypes] in het Finance menu.

[Bestand, Administratie instellingen, Algemene instellingen]

Tabblad 'Algemeen'

Verslag

Voer het formaat in voor de bedragen die worden gebruikt op overzichten en rapporten. Het maximum formaat dat kan worden gebruikt is 15, als u de optie 'Duizendtal separatoren' activeert, zullen duizendtal separatoren worden gebruikt in de bedragen op overzichten. Of u decimalen gebruikt, hangt af van de valuta die u gebruikt. Voor sommige overzichten, bijvoorbeeld de debiteuren- en crediteurenkaarten is de optie 'Meer dan 1 kaart per pagina' van toepassing. Als deze optie wordt geactiveerd, wordt bij het opvragen van een van deze overzichten elke debiteur of crediteur op een nieuwe pagina afgedrukt.

Bankrekeningnummer

In dit gedeelte kunt u standaard bankrekeningtypen definiëren. Voordat u dat kunt doen, dient u eerst bankrekeningtypes aan te maken in [Tabellen, Onderhoud, Bankieren, Bankrekeningtypes] in het Finance menu. Als u de opties 'Wijzig' niet activeert, dan kunnen alleen de bankrekeningtypes die u hier selecteert, worden gebruikt in deze adminstratie. Als deze opties wel geactiveerd zijn kunnen ook andere bankrekeningtypes worden gebruikt.

Logboek

Als u de optie 'Logboek per administratie' activeert, zal er een logboek bijgehouden orden per administratie. Als deze optie niet wordt geactiveerd, wordt een logboek bijgehouden voor alle administraties.

Tabblad 'Centrale Stamgegevens'

Vanaf versie 3.25 is de functionaliteit van centrale stamgegevens (zoals voorheen beschikbaar voor debiteuren en crediteuren) uitgebreid. In de nieuwe versie zijn bijna alle financiële stamgegevens centraal beheerbaar.

Om gebruik te maken van centrale stamgegevens dient de administratie gekenmerkt te zijn als 'moeder administratie'. Dit kan ingesteld worden bij het aanmaken van een nieuwe administratie. De administraties die gebruik willen maken van de centrale stamgegevens dienen gekenmerkt te zijn als 'werkmaatschappij administratie' van de 'moeder administratie'. Ook dit dient ingesteld te worden bij het aanmaken van een nieuwe administratie.

Voor meer informatie over deze functionaliteit kunt u de release note doorlezen.

Tabblad 'Talen'

Op dit tabblad kunt u aangeven of u gebruik maak van de multi-taal optie. Als u deze optie gebruikt, dan dient u hier aan te geven welke talen u wilt gebruiken. Multi-taal wordt gebruikt om buitenlandse vertalingen te kunnen invoeren voor bijvoorbeeld de omschrijvingen van verdichtingen of grootboekrekeningen.

Tabblad 'Data autorisatie'

Middels data autorisatie kunt u uw data afschermen voor gebruikers die u daar geen toegang tot wilt geven. U kunt data autorisatie instellen voor de volgende gegevens:

• Kostenplaats
• Dagboek (invoer)
• Dagboek (overzicht)
• Uurboeking (fiattering)

U schermt data af door slechts bepaalde gebruikers te koppelen aan vooraf gedefinieerde rollen. U kunt rollen aanmaken in het systeemmenu in menupad [Management/Systeem/Autorisatie/Onderhoud gebruikersprofielen] en kunt gebruikers aan die rollen koppelen in het systeemmenu in menupad [Management/Systeem/Autorisatie/Onderhoud data autorisatie].

Tabblad 'Wachtwoorden'

Indien u gebruik maakt van de Enterprise Edition heeft u de mogelijkheid om wachtwoorden uitgebreider te beheren. Wachtwoorden kunnen centraal beheerd worden, een minimum lengte voor wachtwoorden kan worden bepaald en wachtwoorden kunnen als geldig worden gedefinieerd voor een bepaalde tijd.

Voor meer informatie verwijzen we u naar de release note van deze functionaliteit.

System Manual > Inhoud > Administratie instellingen definiëren > Algemene instellingen definiëren