Het hoge BTW-tarief van 19% wordt met ingang van 1 oktober 2012 verhoogd naar 21%. Om deze overgang soepel te laten verlopen heeft de overheid een overgangsregeling in het leven geroepen. Hierin is bepaald dat de datum van levering bepalend is voor de keuze van het percentage (19% of 21%). Het nieuwe tarief van 21% is van toepassing als leveringen en/of diensten op of na 1 oktober 2012 verricht worden. Leveringen en/of diensten die voor 1 oktober 2012 geleverd (blijven) worden belast met 19%. Het moment van facturatie heeft daarbij dus geen invloed.

Exact Financials is vanaf release 3.54.8 voorbereid op de BTW-verhoging, Exact Financials Enterprise vanaf 7.03.16. Indien er in een of meerdere administraties in Exact Financials met BTW-hoog wordt gewerkt, dan zijn er 3 scenario’s met betrekking tot de BTW 2012 conversie:

1. Aanpassing van het BTW-percentage in de bestaande BTW-codes.
2. De creatie van een nieuwe BTW-code of codes voor 21%.
3. Het vernummeren van de bestaande 19% BTW-code(s).

Wij raden u aan om in overleg met een consultant te bepalen hoe u het beste met de BTW-verhoging kunt omgaan. Mocht u hulp willen bij het aanpassen van layouts, rapportages of koppelingen, dan kan een consultant dat voor u doen.

Voorbereiden op de aanpassingen in uw administratie

Voordat u de wijzigingen doorvoert in uw live administratie adviseren wij om eerst in een testomgeving de wijzigingen door te voeren. Een testomgeving kan opgezet worden door een kopie te maken van uw huidige administratie (Zie hiervoor deze link) of door een volledige testomgeving te creeëren (Zie hiervoor deze link). Door de wijzigingen eerst in een testomgeving door te voeren krijgt u inzicht in de functionele mogelijkheden en consequenties van de BTW-migratie. Welke werkzaamheden dienen voor de overgang verricht te worden en welke impact heeft dat op de financiële processen. Bovendien krijgt u door het testen inzicht in de doorlooptijd van het gekozen scenario.

Als u heeft bepaald welk scenario u gaat uitvoeren, zorg dan voor een back-up van de database voordat u de wijzigingen doorvoert in de live / productie administratie. Let er ook op dat er niet geboekt wordt terwijl de wijzigingen doorgevoerd worden.

Bepaling conversie scenario

De geplande BTW-wijziging is met name een inrichtingsvraagstuk. Wat de juiste manier is om met de wijziging om te gaan kan verschillen per administratie.
De volgende vragenlijst kan daarin inzicht geven:
  

Scenario's

De volgende drie oplossingen/inrichtingen kunnen gebruikt worden voor de BTW-wijziging:

1. Handmatige aanpassing van het BTW-percentage
2. Het aanmaken van een nieuwe BTW-code voor 21%
3. Het vernummeren van mutaties voor BTW-code 19%

1. Handmatige aanpassing BTW-percentage

In dit scenario past u de bestaande BTW-codes met 19% aan naar 21%. Meer informatie kunt u in  dit document vinden.

Voordelen:

• Geen impact op stamgegevens en koppelingen met externe applicaties.
• Simpel en snel

Nadelen:

• Het is over het algemeen niet realistisch alle processtromen rond 01-10-2012 "leeg" te hebben.
• Voor facturen van 21% die ontvangen worden voor dat het percentage aangepast is moet een nieuwe BTW-code aangemaakt worden
• Voor facturen van 19% die ontvangen worden na dat het percentage aangepast is moet een nieuwe BTW-code aangemaakt worden
• Financiele overzichten minder eenduidig te interpreteren

2. Het aanmaken van een nieuwe BTW-code voor 21%

Inrichtingswijziging, mogelijk in samenwerking met consultancy, waarbij een nieuwe BTW-code aangemaakt wordt van 21%. Elke nieuwe BTW-code dient aan de BTW-vakken gekoppeld te worden. Overal waar een BTW-code (hoog) gebruikt wordt, dient na gegaan te worden of dit gewijzigd dient te worden. Meer informatie kunt u in dit document vinden.

Voordelen:

• 100% auditability. Duidelijke scheiding tussen het gebruik van oude en nieuwe codes
• Geen onduidelijkheid over het boeken van vroege of late facturen
• Geen conversies en daarmee risico's op inconsistenties

Nadelen:

• Bij handmatige wijziging van aan stamgegevens gekoppelde BTW-codes, kan er sprake zijn van veel werk.
• Heeft u een interface middels data import lopen en de de aangeleverde data kan niet worden gewijzigd, dan bent u genoodzaakt een EDIS koppeling te bouwen.

3. Het vernummeren van mutaties voor BTW-code voor 19%

Via deze inrichtingswijziging, wordt een nieuwe BTW-code voor 19% aangemaakt en kunnen alle verwijzingen binnen stamgegevens en mutaties vernummerd worden. Dit scenario wordt  in samenwerking met een consultant uitgevoerd. Meer informatie vindt u in dit document.

Hierbinnen zijn vier situaties te onderscheiden:

a)      Volledige vernummering van de ‘oude’ BTW-codes (BTW-code, stamgegevens en mutaties).

b)      Vernummering van alleen de referentiële stamgegevens met de ‘oude’ BTW-codes.

c)       Vernummering van alleen de mutaties met de ‘oude’ BTW-codes.

d)      Combinatie van de voorgaande subscenario’s.

Voordelen en nadelen zijn afhankelijk van uw situatie en stelt u samen met een consultant vast. 
 

Controles

Nadat de overgang naar BTW 2012 is verricht dienen, ongeacht welke van de 3 scenario’s is gekozen, een aantal controles nauwkeurig verricht te worden om zeker te zijn van een volledige en correcte migratie. De controles worden beschreven in dit document. 

Releases

Releases Exact Financials Enterprise

Gerelateerde documentatie:

Document: 23.183.028 (Versie 1, Actief) - Startpagina BTW