Stappenplan Eindejaarsverwerking

Stappenplan Eindejaarsverwerking Exact Compact
In dit stappenplan wordt de eindejaarsverwerking voor Exact Compact stapsgewijs behandeld. Om een volledige eindejaarsverwerking uit te voeren dient u al deze stappen uit te voeren.   
 

Alles uitklappen | Alles inklappen | Afdrukken
 

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |

Om te kunnen boeken in het nieuwe boekjaar is het aanmaken van dit nieuwe boekjaar het enige dat u hoeft de doen. Indien u naast het aanmaken van het nieuwe boekjaar de gehele eindejaarsverwerking wilt uitvoeren, zijn er een aantal zaken waar u op dient te letten. Zo dient u het nieuwe boekjaar als standaard boekjaar in te stellen, het financiële resultaat te verwerken, het afsluiten van de dagboeken voor de periodes, het wijzigen van de boekstuknummers en eventueel het genereren van een nieuwe reeks 'onze referentie' nummers.

• Voordat u het resultaat gaat verwerken, is het belangrijk dat u de juiste instellingen definieert via [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene instellingen].

• Zorg ervoor dat 'Controle: Afgesloten perioden' bij u op 'Datum' staat. Het verwerken resultaat dient op 'Jaarlijks' te staan. Zodra u reeds eerder heeft gekozen voor de maandelijkse verwerkingen en u wilt toch overstappen op de jaarlijkse verwerking, dan dient u de boekingen die zijn aangemaakt door middel van de maandelijkse verwerking eerst te laten vervallen. Zolang dit niet gedaan is, is het niet mogelijk om de overstap naar de jaarlijkse verwerking te maken. Voor meer informatie hierover kunt u terecht in document ID 19.375.505 - Verwerken resultaat: 'Op periode' of 'Jaarlijks'?.

• Ga nu naar [Systeem, Algemeen, Instellingen, Grootboekinstellingen]. Bij het veld 'Resultaat' in de sectie Jaarafsluitingsproces, dient in alle gevallen een neutrale Balansrekening te zijn gekoppeld, bijvoorbeeld: ‘Winst lopend boekjaar’. Bij het verwerken van het resultaat zal deze rekening als tegenrekening gebruikt worden om de Winst & Verliesrekening op nul te stellen en het resultaat hiervan naar de balans weg te schrijven. Als u nog geen grootboekrekening heeft voor het verwerken van het resultaat, kunt u via het vergrootglas icoontje erachter een nieuwe grootboekrekening aanmaken. Voor meer informatie over het aanmaken van Grootboekrekeningen, kunt u terecht in document ID 04.462.081 - Aanmaken en wijzigen grootboekrekeningen.
  
• Maak een back-up van uw administratie waarin u de eindejaarsverwerking doet.
  Belangrijk bij de eindejaarsverwerking is dat u verschillende back-ups heeft van de verschillende situaties van de administratie. Het is dan makkelijker voor u om, mocht er iets fout gaan bij één van de volgende stappen, de eerder gemaakte back-up terug te kunnen zetten. Hoe u een back-up kunt maken binnen Exact Compact, kunt u terugvinden in document ID 04.458.827 - Maken van de back-up. Wij raden u dan ook ten zeerste aan om op dit punt in het stappenplan een back-up te maken.  
  
• Bij de volgende stappen, het verwerken van uw boekingen en het resultaat, is het belangrijk dat uw administratie consistent is. Dit kunt u in Exact Compact controleren door middel van de Diagnose. Deze kunt u vinden via [Systeem, Controles, Diagnose]. In het scherm van de Diagnose dient u deze te starten door rechts onderin te kiezen voor 'Start'. De diagnose zal nu gaan lopen en achter alle punten zal of een groen vinkje komen te staan of een rood kruis (afhankelijk van uw versie kan dit ook respectievelijk 'OK' of een getal zijn dat het aantal gevonden fouten weergeeft). Indien u een rood kruis of achter een bepaald punt een getal aantreft, dient u dit punt te repareren door rechts onderin nu te kiezen voor 'Repareren'. Een uitgebreide uitleg over hoe een Diagnose uit te voeren, kunt u vinden in document ID 16.331.138 - Diagnose.

Wanneer u een periode helemaal  heeft ingeboekt en de boekingen heeft nagekeken, kunt u de boekingen verwerken. De boekingen zijn dan niet meer zichtbaar tussen de onverwerkte boekingen. Verwerkte boekingen kunnen nog wel bewerkt worden totdat een definitieve BTW-aangifte gedaan is binnen Exact Compact.
Vaak gebeurt de verwerking van boekingen in overleg met de accountant.

Uitleg

• Via [Compact, Boekingen, Te verwerken] kunt u een boekingsverslag opvragen voordat u de boekingen definitief verwerkt. U geeft het gewenste datumtraject aan op dezelfde manier als bij het invoeren van boekingen. Boven aan het scherm kunt u de gewenste lay-out van het verslag kiezen. U kunt nu in één oogopslag zien in welke dagboeken er geboekt is. Door gebruik te maken van de knop 'Zoomen' krijgt u gedetailleerde informatie te zien. Hetzelfde resultaat bereikt u door te 'dubbelklikken' op de betreffende regel. Op elk willekeurig moment kunt u een of meerdere regels selecteren en het bijbehorend boekingsverslag afdrukken, met behulp van de button 'Afdrukken'. Voor uitgebreide informatie over het afdrukken van een boekingsverslag kunt u terecht in document ID 04.464.395 - Verslag: Te verwerken - het boekingsverslag.

• Wanneer u het boekingsverslag van de verschillende dagboeken heeft uitgeprint en de boekingen gecontroleerd heeft, kunt u de boekingen gaan verwerken.  Hiervoor gaat u naar het menu [Compact, Boekingen, Verwerken]. Bovenin geeft u het datumtraject aan van de boekingen die u wilt gaan verwerken. Druk vervolgens onderin op de  knop 'Actualiseren' om het scherm opnieuw op te bouwen. U kunt vervolgens het dagboek selecteren waarvan u de boekingen wilt verwerken en door middel van de knop 'Verwerken' kunt u de boekingen verwerken. Aangeraden wordt om dagboek voor dagboek te verwerken en niet allemaal te gelijk. Voor meer informatie over het verwerken van uw boekingen, kunt u terecht in document ID 04.633.004 - Boekingen verwerken.

• Zoals al eerder aangegeven onder stap 1, is het handig om van verschillende situaties van uw administratie een back-up te hebben. Aangezien u alle boekingen verwerkt heeft van een bepaald boekjaar is het aan te raden hier ook een back-up van te maken, zodat u van beide situaties, onverwerkt en verwerkt een back-up heeft van de administratie. Hierna gaat u namelijk het resultaat verwerken van het boekjaar. Mocht dit verwerken niet correct gaan, dan kunt u altijd de hier gemaakte back-up terugzetten. Let erop dat u bij het maken van een back-up deze een andere naam geef dan de back-up in stap 1, zodat u de back-up uit stap 1 niet overschrijft.

Het resultaat van een bedrijf na een financieel jaar wordt altijd uitgedrukt in winst of verlies. De winst of verlies kan worden teruggevonden op de Winst & Verliesrekening. Om het saldo van de Winst & Verliesrekeningen tot nul terug te brengen, kunt u het resultaat van een boekjaar 'Verwerken'. Door een automatisch aangemaakte boeking in het memoriaal, wordt het resultaat van het afgelopen boekjaar naar de beginbalans van het komende boekjaar geschreven en de winst en verliesrekeningen op nul gesteld.

Het resultaat van een vorig boekjaar kan berekend worden via het menupad [Systeem, Financieel, Verwerken resultaat]. Door dit pad te starten, wordt het resultaat berekend van het betreffende jaar en opgenomen in de beginbalans van het volgende boekjaar. Alleen verwerkte boekingen zullen in de bepaling van het resultaat worden meegenomen.

De boekingen (transacties) die met deze functie zijn verwerkt, vindt u niet terug op de Winst & Verliesrekening van het boekjaar van waaruit het resultaat is verwerkt. Het volledige resultaat is nog steeds te zien op de Winst & Verliesrekening. In het nieuwe jaar is het resultaat echter niet meer te zien.

Doordat de mutatie pas op de laatste datum van de periode-datum-tabel van het geselecteerde boekjaar plaats vindt, kunt u het hele jaar door resultaten verwerken zonder dat dit invloed heeft op de balans op dat moment. U kunt wel op basis van deze verwerking de balans opvragen op de eerste dag van het volgende boekjaar, waarin de resultaatverwerking wel getoond wordt. U vindt het verwerkte resultaat terug als saldo op de rekening Winst lopend boekjaar, dat vanaf dit punt verder doorverdeeld kan worden.

Als er na het uitvoeren van de bovenstaande actie nog transacties worden gemaakt die van invloed zijn op het resultaat, kunt u deze functie te allen tijde nogmaals opstarten, dit heeft geen invloed op uw balans tijdens het lopende boekjaar. 

• Om het resultaat te verwerken gaat u naar menu [Systeem, Financieel, Verwerken resultaat]. 
  

• In dit scherm heeft u de volgende opties:

  • Methode
    Hier staat aangegeven of u het resultaat ‘Jaarlijks’ of ‘Op periode’ wilt verwerken. Zie hiervoor ook de instelling bij stap 1.

  • Boekjaar
    Hier bepaalt u uit welk boekjaar het resultaat verwerkt dient te worden vanuit de Winst- & Verliesrekening naar de Balans.

  • Periode
    Indien u bij ‘Methode’ heeft gekozen voor ‘Jaarlijks’, is deze regel grijs geworden en wordt achter de schermen het hele jaar gekozen. Indien u bij ‘Methode’ op periode wilt verwerken, kunt u hier het juiste datumtraject invullen.

  • Dagboek
    In dit door u te bepalen dagboek van het type 'Memoriaal' zullen de transacties worden aangemaakt.

  • Rekening: Balans
    Hier bepaalt u de grootboekrekening waarop het resultaat zal worden geboekt. Deze grootboekrekening dient van het type 'Balans' te zijn. Wanneer u deze rekening niet heeft in de administratie, dient u deze aan te maken. Voor meer informatie over het aanmaken van Grootboekrekeningen, kunt u terecht in document ID 04.462.081 - Aanmaken en wijzigen grootboekrekeningen.

  • Omschrijving
    Hetgeen u ingeeft bij 'Omschrijving' zal worden gebruikt als omschrijving voor de financiële transacties, gecombineerd met de datum waarop de verwerking plaatsvindt. 

• Zodra u klikt op 'Tonen', worden deze gegevens gecontroleerd en zijn de transactieregels klaar om te worden verwerkt. Deze regels zullen op de laatste datum van het financiële boekjaar terechtkomen, zoals gedefinieerd in de periode-datumtabel.
  Mocht u het scherm niet krijgen, maar de melding "Geen gegevens gevonden", controleer dan document ID 05.970.815 - Wat is de melding "Geen gegevens gevonden die aan de opgegeven criteria voldoen" bij verwerken van het resultaat. 
   

• Wanneer u kiest voor de knop ‘Verwerken’ krijgt u de melding 'Wilt u alle dagboeken voor de geselecteerde periode(s)/jaar afsluiten?'. Wij raden u aan hier 'Nee' te kiezen, ook omdat er vaak nog correcties door de accountant gemaakt worden. Het sluiten van de dagboeken zal verder behandeld worden in stap 4. 
  

• Vervolgens zal het pakket de memoriaalboekingen aanmaken om het resultaat van uw Winst & Verliesrekeningen naar uw Balans te boeken. Indien dit alles voltooid is, verschijnt de melding "Verwerkt: Financiële boeking". Uw resultaat voor dat jaar is nu verwerkt.  
   

• Met het doorlopen van bovenstaande stappen is de eindejaarsverwerking voltooid. U kunt uw resultaat nu aflezen in de balans. Let u erop dat bij het opvragen van de balans het vinkje bij 'Sluitposten' is geplaatst.
  
  

Voordat u in Exact Compact in het nieuwe jaar kunt boeken, dient dit jaar aanwezig te zijn in de Periode-datumtabel en dient het jaar open te staan. Tevens kunt u het oude jaar afsluiten, zodat er niet meer in geboekt kan worden.

• U kunt een nieuw jaar aanmaken in het menupad [Systeem, Algemeen, Periode-datumtabel]. Indien het nieuwe boekjaar reeds bestaat in Exact Compact, dient u te controleren of het jaar open staat. Een staan dagboeken open voor dat jaar indien er een groen vinkje in de kolom 'open' staat. Dit hoeft niet te betekenen dat het hele jaar open staat. U kunt dit het beste controleren door het boekjaar te selecteren en te openen. U ziet dan per dagboek of deze open is voor alle perioden, indien het aantal perioden in de kolom 'Open' staat.
  Indien het jaar nog niet aanwezig is in de Periode-datumtabel kiest u voor ‘Nieuw’. In het volgende scherm wordt automatisch het eerstvolgende boekjaar getoond. Onderin dit scherm vindt u de knop ‘Genereren’. Deze maakt het u gemakkelijk om snel een nieuw boekjaar aan te maken. Voor meer informatie, kunt u document  ID 04.462.110 - Aanmaken en wijzigen van de periode-datumtabel en 16.582.997 - Hoe kan ik een nieuw boekjaar aanmaken/openen? raadplegen.

• Wanneer u bij de melding alle dagboeken af te sluiten voor 'Nee' heeft gekozen tijdens het verwerken van het resultaat in stap 3, kunt u via [Systeem, Algemeen, Periode-datumtabel] toch alle periodes achteraf nog afsluiten. Wanneer u hier het boekjaar selecteert en op de knop 'Perioden sluiten' klikt, wordt het gehele boekjaar afgesloten. U kunt ook één bepaalde periode sluiten door het boekjaar te openen en vervolgens op het aantal dagboeken te klikken in de kolom 'gesloten' van de betreffende periode. Voor meer informatie, kunt u document ID 05.940.859 - Hoe kan ik mijn dagboek voor een periode afsluiten? raadplegen.
  
  Let op: Het kan zijn dat u bij het afsluiten van het boekjaar onderstaande melding krijgt. Kies hier ten alle tijden voor 'Nee' en lees eerst document ID 15.376.252 - Wat is de melding "Periode kan niet worden afgesloten omdat er niet toegewezen betalingen en/of ontvangsten zijn"? aandachtig door! Het kan dus voorkomen dat u twaalf keer (per periode) op 'Nee' moet klikken.
   
  

• Als laatste dient u uw standaardboekjaar aanpassen in het menu [Systeem, Algemeen, Periode-datumtabel]. U kiest hier voor de knop 'Instellingen'. Wanneer u het boekjaar wilt veranderen kunt u het nieuwe jaar invullen en kiezen voor ‘Bewaren’.

Belangrijk bij het boeken in een nieuw boekjaar is het controleren van de verschillende instellingen.

• In het menupad [Systeem, Financieel, Dagboeken] kunt u van het nieuwe boekjaar de boekstuknummers aanpassen. Wanneer u het dagboek opent en klikt op het tabblad ‘Nummer’, ziet u dat van ieder boekjaar automatisch unieke nummers zijn aangemaakt met het boekjaar daarin verwerkt. U kunt deze wijzigen door het jaar aan te klikken en te kiezen voor ‘Wijzigen’. Het is belangrijk om deze nummers uniek te houden. Voor meer informatie over het wijzigen van uw boekstuknummers, kunt u document ID 04.699.296 - Top 10 : Hoe kan ik mijn boekstuknummer wijzigen? en 09.184.664 - Welk boekstuknummer gebruikt Exact Compact? raadplegen. 

• Indien u wenst, kunt u ook de reeksen voor de ‘Onze referentie’-nummers aanpassen. Dit is echter geen noodzakelijke stap voor de eindejaarsverwerking. Deze nummers kunt u aanmaken in het menupad [Systeem, Algemeen, Instellingen, Nummerinstellingen]. Let wel: deze nummers dienen uniek te zijn aangezien alle boekingen worden gezocht op het ‘Onze referentie’-nummer. Wanneer u een van de trajecten selecteert en kiest voor genereren, kunt u het eerstvolgende nummer en het aantal nummers aanpassen. Meer informatie hierover treft u aan in document ID 04.699.982 Instellingen: Nummers.

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |