Exact Financials

Werken met BTW

Introductie

De BTW-administratie van uw bedrijf is een subadministratie binnen de financiële administratie. U hebt een BTW-administratie nodig om BTW-gegevens bij te houden in verband met de wetgeving op dit gebied, die als volgt kan worden samengevat:

• Voor inkoop en verkoop van goederen en diensten moeten standaard BTW-gegevens worden geregistreerd.
• Voor levering of aanschaf van goederen en diensten vanuit en naar EU-landen onderling (zogeheten intracommunautaire transacties) moeten ICP-gegevens worden geregistreerd.

Tijdens het verwerken worden BTW-mutaties aangemaakt, gebaseerd op openstaande posten voor inkopen en verkopen. Deze BTW-mutaties worden gebruikt voor uw standaard BTW-aangifte.

Procedure

BTW-instellingen definiëren

De BTW-instellingen bepalen hoe het BTW-proces wordt afgehandeld. U kunt in deze instellingen aangeven hoe de BTW moet worden berekend en in welke mate uw administratie met BTW gaat werken. Als u BTW-gegevens uitvoerig registreert, worden ook gegevens over transacties binnen de EU (ICP-gegevens) geregistreerd. Bepaalde bedrijven moeten BTW-gegevens betreffende uitgifte en ontvangst van goederen in het kader van loonwerk registreren. Hiervoor is de meest uitvoerige registratie van BTW-gegevens vereist.

BTW-stamgegevens aanmaken

• BTW-grootboekrekeningen worden gebruikt om BTW-gegevens in het grootboek te registreren. De belangrijkste rekeningen zijn 'Te vorderen BTW' en 'Af te dragen BTW'. Deze grootboekrekeningen zijn balansrekeningen. Voor meer informatie over het aanmaken van grootboekrekeningen kunt u het document "Onderhoud: grootboekrekeningen" raadplegen.
• Wanneer u BTW wilt registeren bij het invoeren van boekingen/ facturen dient u BTW-codes aan te maken. Wanneer u een boeking invoert, hoeft u alleen de correcte BTW-code te selecteren. De BTW zal automatisch worden berekend op basis van de gekozen BTW-code.
• BTW-vakken. Een vak is de positie op het BTW-aangifteformulier waar bedragen moeten worden ingevuld. U kunt vakken definieren in [Finance: Grootboek, BTW, Stamgegevens, Onderhoud, BTW-aangiftevakken]. Aan de BTW-vakken koppelt u de BTW-codes, zodat het systeem weet welke bedragen in welk vak geplaatst moeten worden.
• Als uw bedrijf geen dochterondernemingen in het buitenland heeft en u daar wel BTW moet betalen, kunt u een fiscaal vertegenwoordiger aanstellen. Dit is een persoon die, of een bedrijf dat, verantwoordelijk is voor het invullen van uw BTW-aangiften en het betalen van BTW voor uw bedrijf in het buitenland. De vertegenwoordiger zorgt ook voor de BTW-aftrek en de betaling van BTW over importeren.
• Mutaties in vreemde valuta kunnen bij vermelding op uw aangifteformulier zijn omgerekend naar de standaard valuta tegen een officiële wisselkoers. De officiële wisselkoers kan verschillen van de koers die is gebruikt voor het verwerken van de boekingen. U moet daarom naast de standaard wisselkoers een officiële BTW-koers aanmaken in [Finance: Grootboek, Valuta, Onderhoud, Koersen].

BTW-codes koppelen

U kunt BTW-codes koppelen aan grootboekrekeningen en/ of relaties. Dit vereenvoudigt het boeken. U kunt de standaard BTW-code koppelen aan de betreffende grootboekrekening en bij eventuele uitzonderingen ook een BTW-code koppelen aan de relaties. Het systeem zal bij het invoeren van een boeking altijd eerst kijken of er een BTW-code gekoppeld is aan de relatie, is dit het geval dan wordt deze BTW-code gebruikt voor de boeking. Is er geen BTW-code gekoppeld aan de relatie dan zal het systeem de BTW-code van de grootboekrekening gebruiken. De gekoppelde BTW-code is een standaard en kan ten alle tijden bij het invoeren van de boeking of factuur handmatig gewijzigd worden.

Voorbeeld
U draagt normaal gesproken 19% BTW af over uw omzet. U koppelt aan de grootboekrekening Omzet de BTW-code voor 19%.
U levert echter ook aan een aantal buitenlandse debiteuren (EU), over deze omzet hoeft u geen BTW af te dragen. Koppel aan de betreffende debiteuren de BTW-code 0% (ICP).
Bij het invoeren van verkoopfacturen zal het systeem automatisch opkomen met de BTW-code voor 19%, tenzij u een verkoopboeking invoert voor een van de buitenlandse debiteuren, dan komt het systeem op met de BTW-code 0%.

Boekingen invoeren

Om de BTW-bedragen te berekenen en uiteindelijk terug te zien op uw aangifte dient u bij het invoeren van boekingen (facturen, orders en bestellingen) de BTW-code in te voeren. Pas hiertoe de invoerschermen aan, zodat de kolom BTW-code beschikbaar is. Indien gewenst kunt u tevens kolommen zoals BTW-bedrag activeren, deze zijn echter niet benodigd voor het invoeren van de BTW. Wanneer u een boeking invoert, hoeft u nu alleen de correcte BTW-code te selecteren in de kolom BTW-code. De BTW-bedragen worden nu automatisch berekend. 

Als er voor een bepaalde boeking geen BTW dient te worden gebruikt, kunt u de standaard BTW-code '0' gebruiken. Aan deze BTW-code zijn geen grootboekrekeningen voor de BTW gekoppeld, waardoor deze boekingen niet worden meegenomen in de BTW-aangifte.

Als u 0% BTW wilt boeken, dient u een BTW-code '0%' aan te maken. Aan deze code koppelt u wel grootboekrekeningen. Bedragen van boekingen met de BTW-code '0%' worden geregistreerd voor BTW-overzichten en de BTW- danwel ICP-aangifte. Er wordt geen BTW berekend, maar de grondslagbedragen worden wel meegenomen in de aangifte.

U dient de boekingen te verwerken voordat de BTW-bedragen daadwerkelijk worden geboekt (de BTW-mutaties worden aangemaakt). Pas na verwerken kunt u de bedragen terugvinden in de overzichten en aangifte(n) voor de BTW.

BTW-overzichten

U kunt het overzicht "Op basis van BTW-historie" gebruiken om na te gaan hoeveel BTW u kunt terugvorderen en hoeveel BTW u moet afdragen aan de belastingdienst. Dit overzicht kan dienen ter controle voor het daadwerkelijk aanmaken van de aangifte. Het overzicht is gebaseerd op de BTW-mutaties en bevat alle vereiste BTW-gegevens.

BTW-aangifte

Bedrijven zijn verplicht regelmatig aangifte te doen ten behoeve van de omzetbelasting. Bedragen over mutaties die zijn voorzien van een zelfde BTW-code, worden aan de hand van de gemaakte koppelingen bij elkaar opgeteld in de desbetreffende vakken. De BTW-aangifte kan in [Finance: Grootboek, BTW, BTW-aangifte, BTW-aangifte] worden aangemaakt als XML-bestand. U kunt dit bestand indien gewenst verzenden naar de belastingdienst. Behalve een nieuwe aangifte kunt u bovendien een bestaande aangifte opnieuw genereren.

ICP-aangifte

Als u goederen exporteert naar andere EU-landen, moet u kunnen aantonen dat de goederen werkelijk naar deze EU-lidstaten zijn verzonden. In alle EU-landen moet u voor dit doel de ICP-aangifte invullen en naar de belastingdienst sturen (behalve als uw bedrijf een uitzondering op deze regel vormt). U kunt deze aangifte samenstellen op papier, maar ook via [Finance: Grootboek, BTW, BTW-aangifte, ICP-aangifte].

Gerelateerde onderwerpen

• Startpagina BTW