Verzoeken heropbouwen

Vanaf deze pagina kunt u de verzoeken heropbouwen wanneer de definitie van het verzoektype is gewijzigd. Dit dient u altijd uit te voeren op het moment dat de wijzigingen invloed hebben op de werkstroomstappen zoals het Goedkeuren, Realiseren of het verwerken. U kunt verzoektypes aanmaken of bewerken via het menu Modules ➔Werkstroom ➔ Inrichting ➔ Verzoeken ➔ Verzoektypes. Het heropbouwen van de verzoeken kunt u doen via het menu Modules ➔ Werkstroom ➔ Inrichting ➔ Werkstroom:Acties ➔ Heropbouwen. Wanneer u de verzoeken gaat heropbouwen dan worden de corresponderende verzoeken bijgewerkt met de wijzigingen welke u in het verzoektype hebt gemaakt.

Het is ook mogelijk om de werkstroom van de verzoeken te heropbouwen wanneer u de werkstroom van een medewerker heeft overgedragen aan een andere medewerker. Dit kan voorkomen wanneer een medewerker het bedrijf verlaat. U kunt de werkstroom overdragen via het menu Modules ➔ HRM ➔ Inrichting ➔ Diversen ➔ Overdracht. In dit geval worden alle verzoeken in de werkstroom van de geselecteerde medewerker weer opgebouwd in de werkstroom van de oorspronkelijke medewerker zodat deze ze aan de juiste medewerkers kan toewijzen.

Het proces is als volgt:

• De nieuwe definitie van het corresponderende verzoektype wordt opgehaald.
• De corresponderende werkstromen van de te heropbouwen verzoeken worden verwijderd.
• Het bepalen van de nieuwe werkstromen.
• De nieuwe werkstromen worden opgebouwd. Dit is op basis van de bijgewerkte definitie van het verzoektype.
• De corresponderende verzoekdata wordt bijgewerkt.

Opmerking: Op het moment dat u een verzoek aanmaakt dan wordt de verzoekdata  in de tabel Absences bewaard. De corresponderende werkstroom wordt opgeslagen in de tabel Requesttasks. De verzoekdata en werkstroom zijn zo ontworpen dat deze met elkaar communiceren.

Er zijn drie mogelijke scenario's om de consequenties te beschrijven wanneer u een extra werkstroomstap aan een verzoekdefinitie toevoegd en vervolgens de verzoeken heropbouwd. Om dit duidelijk toe te lichten gaan we er van uit dat in elke werkstroomstap een andere medewerker is toegewezen en dat er één medewerker per stap is toegewezen.

Scenario 1

Indien de huidige werkstroomstap nog niet is voltooid, dan zal het verzoek verschijnen in de werkstroom van twee medewerkers wanneer de medewerker welke de laatste stap dient te voltooien niet wordt gewijzigd. Eén verzoek zal verschijnen in de werkstroom van de medewerker welke de laatste stap moet voltooien. Een ander verzoek zal verschijnen in de werkstroom van de medewerker welke de nieuwe werkstroomstap dient te voltooien. Bijvoorbeeld, een verzoektype is zo gedefinieerd dat het alleen beschikt over de stappen Aanmaken en Goedkeuren. Hierbij is medewerker 1 de persoon welke het verzoek dient goed te keuren. Echter voordat medewerker 1 het verzoek heeft goedgekeurd is de stap Realiseren toegevoegd aan de definitie van het verzoektype. Medewerker 2 is nu toegewezen om de realisatie uit te voeren. Het verzoek wordt nu heropgebouwd. Eén verzoek zal verschijnen in de werkstroom van medewerker 1 voor goedkeuring en het andere verzoek zal verschijnen in de werkstroom van medewerker 2 voor de realisatie.

Scenario 2

Indien de huidige werkstroomstap al voltooid is dan zal het verzoek verschijnen in de werkstroom van één medewerker indien de medewerker welke voor de laatste werkstroomstap is aangewezen niet is gewijzigd. Het verzoek zal verschijnen in de werkstroom van de medewerker welke is aangewezen om de nieuwe werkstroomstap te voltooien. Bijvoorbeeld, een verzoek is zo gedefinieerd dat het alleen beschikt over de stappen Aanmaken en Goedkeuren. Hierbij is medewerker 1 de medewerker welke het verzoek dient goed te keuren. Op het moment dat medewerker 1 het verzoek heeft goedgekeurd, zal het verdwijnen uit haar werkstroom. Nu wordt de werkstroomstap Realiseren toegevoegd en de realisatie wordt toegewezen aan medewerker 2. Vervolgens wordt het verzoek heropgebouwd. Het verzoek zal niet in de werkstroom van medewerker 1 verschijnen omdat het al is goedgekeurd. Het verzoek verschijnt nu in de werkstroom bij medewerker 2.

Scenario 3

Indien de huidige werkstroomstap is voltooid, dan zal het verzoek verschijnen in de werkstroom van twee medewerkers wanneer de medewerker welke de laatste stap dient uit te voeren is gewijzigd. Bijvoorbeeld, een verzoektype is zo gedefinieerd dat het alleen beschikt over de stappen Aanmaken en Goedkeuren. Hierbij is medewerker 1 de medewerker welke het verzoek dient goed te keuren. Wanneer medewerker 1 het verzoek heeft goedgekeurd, dan zal het verdwijnen uit de werkstroom. Nu wordt de stap Realiseren toegevoegd en de realisatie wordt toegewezen aan medewerker 2. Echter de goedkeurder is nu gewijzigd naar medewerker 3 in plaats van medewerker 1. Het verzoek wordt vervolgens heropgebouwd. Het verzoek zal nu verschijnen in de werkstroom van medewerker 3 voor goedkeuring ondanks dat het verzoek al is goedgekeurd door medewerker1. Een ander verzoek zal verschijnen in de werkstroom van medewerker 2 zodat deze kan worden gerealiseerd.

Rollen & rechten

Om toegang te krijgen tot deze pagina en verzoeken te heropbouwen dient u te beschikken over functierecht 131 – Rebuild request workflow. Gebruikers met de HR rol, beschikken over dit functierecht.

Voor meer informatie over de functierechten of beveiligingsniveaus, gaat u naar Systeem/Inrichting/Beveiliging/Functierechten, selecteer de module en klik op de relevante ID. Om te zien welke functies u kunt uitvoeren met een specifieke rol, gaat u naar Systeem/Inrichting/Beveiliging/Rollen, vul vervolgens een omschrijving in en klik op Actualiseren. Klik vervolgens op de link in de kolom Rol.

Gerelateerde documenten

Er zijn op dit moment geen gerelateerde documenten.