Exact Compact+

Controlelijst betalingsherinneringen

Introductie

Het kan voorkomen dat uw debiteuren niet allemaal binnen de gestelde periode betalen. In dat geval wilt u deze debiteuren graag een herinnering sturen. Om welke debiteuren het precies gaat kunt u nu heel eenvoudig met de controlelijst nakijken. U kunt zelf aangeven van welke debiteuren u een controlelijst wilt afdrukken. U krijgt dan een overzicht van alle openstaande posten van die debiteuren die langer openstaan dan de door u aangegeven betalingstermijn.

N.B. Om alle posten op de controlelijst te zien te krijgen, dienen de verkoopfacturen eerst verwerkt te worden.

Uitleg

U vindt de controlelijst voor betalingsherinneringen via menupad [Compact, Debiteuren, Betalingsherinneringen, Controlelijst] of (CDHC). Hiermee opent u het selectiescherm voor de controle lijst. Dit scherm is opgedeeld in een aantal secties die hieronder besproken worden.

Sectie Uitvoer

Groepeer op
U kunt hier de optie 'Factuurtotaal' selecteren of 'Termijnen'. Wanneer u 'Factuurtotaal' selecteert, ziet u van de openstaande posten een regel met het oorspronkelijke en het openstaande bedrag. Selecteert u 'Termijnen', dan kunt u aangeven of u de 'Betalingen' of ' Openstaande posten' wilt zien. Stel u heeft een openstaande post van EUR 250. Hiervan is reeds EUR 100 voldaan. Door de opties 'Betalingen' en 'Openstaande posten' aan te vinken worden deze bedragen apart per regel weergegeven.

Toevoegen: Niet afgestemde betalingen
Door deze optie aan te vinken worden betalingen getoond waarvoor geen factuur aanwezig is.

Sectie Debiteurenselectie

Classificaties
Indien u gebruik maakt van verschillende classificaties voor uw debiteuren, kunt u hier de classificaties selecteren die u wilt toepassen. U kunt deze knop aanklikken, de gewenste classificaties aanklikken en vor selecteren kiezen.

Moederbedrijf
Wanneer u werkt met Exact Compact CRM kunt u bij het onderhoud van een relatie op het tabblad 'Marketing' een moederbedrijf koppelen. Op deze wijze geeft u de moeder-dochter relatie tussen deze bedrijven aan. Bij het afdrukken van de controlelijst kunt u middels deze velden een selectie maken op een moederbedrijf of een reeks moederbedrijven. Op deze wijze kunt u de controlelijst afdrukken per moederbedrijf en de hieraan gekoppelde dochterbedrijven. U kunt hier alleen moederbedrijven van het type 'Debiteur' selecteren.

Debiteur
Hier kunt u een selectie uit uw debiteurenbestand opgeven. Gebruik de toets F5 of het vergrootglas om een lijst van beschikbare debiteuren te openen.

Inclusief: Debiteuren met credit saldo 
Het kan voorkomen dat debiteuren niet binnen de gestelde periode betalen. In dat geval wilt u deze debiteuren waarschijnlijk een herinnering sturen. Het systeem berekent het bedrag dat herinnerd wordt op basis van de verkoopfacturen, creditfacturen verkoop en betalingen. In het geval dat het totaal van de credit verkoopfacturen het totaal van de verkoopfacturen overschrijdt, zal er bij de debiteur een credit saldo bestaan. Voorbeeld: een debiteur moet nog een factuur van € 1000,- betalen, maar men heeft van u nog enkele credit verkoopfacturen van totaal € 1500,-. Deze debiteur heeft dan een saldo van -500 Euro. De debiteur is uw bedrijf geen geld schuldig. In dit geval vind u het misschien niet wenselijk om de debiteur een betalingsherinnering te sturen.

De optie 'Inclusief: Debiteuren met credit saldo' geeft u de keuze of u ook debiteuren wilt herinneren met een creditsaldo. Als u deze optie aanvinkt worden zowel de debiteuren met een positief saldo als met een negatief saldo (dus: credit saldo) weergegeven. Als u de optie niet aanvinkt zullen alleen debiteuren worden weergegeven met een positief saldo.

Sorteren op
Hiermee kunt u aangeven in welke volgorde u de betalingsherinneringen wilt zien. U kunt hier kiezen voor debiteur, naam, adres, postcode, plaats.

Sorteervolgorde openstaande post
Dit veld bepaald hoe de betalingsherinnering wordt afgedrukt. Er kan gesorteerd worden op 'Factuurnummer' of op 'Factuurdatum'.

Sectie Openstaand

Traject
Hier kunt u kiezen tussen 'Vervaldatum' en 'Factuurdatum', met vervaldatum kunt u opgeven wanneer de vervaldatum is, middels factuurdatum kunt u de facturen selecteren tussen deze periode

Verv. dat.  (Vervaldatum)
Hier kunt u een datumtraject opgeven waarbinnen de vervaldata van de openstaande posten dienen te vallen.

Betalingsconditie
Met deze optie kunt u een selectie maken op een betalingsconditie. Alleen de openstaande posten waarbij deze betalingsconditie is gebruikt worden getoond.

Aant. dgn na laatste herinn
Hier kunt u een minimumwaarde opgeven voor het aantal dagen gedurende welke een debiteur geen herinnering heeft gehad. Zo kunt u voorkomen dat een debiteur die u gisteren een herinnering heeft gestuurd, er vandaag weer een krijgt.

Datum laatste betalingsherinnering
U kunt met deze optie bepalen welke openstaande posten wel en niet getoond worden, namelijk aan de hand van 'Openstaande Post' of per 'Debiteur'.

• Openstaande Post
  Met deze optie wordt voor elke openstaande post getoond, wanneer de laatste betalingsherinnering is geweest.
• Debiteur
  Er wordt getoond wanneer de laatste betalingsherinnering is afgedrukt voor de debiteur. Afhankelijk van het veld 'Aant. dgn. na laatste herinn.' wordt dan een betalingsherinnering verstuurd.

Geavanceerd
Met deze optie opent u een extra selectiescherm waarin exctra criteria opgegeven kunnen worden.

De volgende velden zijn alleen aanwezig wanneer u het scherm in de geavanceerde modus opent:

Minumumbedrag
Hier kunt u een miniumum bedrag opgeven waaraan de getoonde gegevens dienen te voldoen.

Maximumbedrag
Hier kunt u een maximum bedrag opgeven waaraan de getoonde gegevens dienen te voldoen.

Voeg incassoposten toe
Als u dit vakje aanvinkt, worden ook openstaande posten van het type 'Incasso' herinnerd.

Als u de gewenste criteria heeft opgegeven, klikt u op 'Start' om de controlelijst te genereren.

Gerelateerde onderwerpen

• Afdrukken betalingsherinneringen
• Startpagina Exact Compact Factuur