Purchase Manual - Inkoopfacturen invoeren
Inkoopfacturen invoeren
U kunt inkoopfacturen op twee manieren invoeren. Als u geen gebruik maakt van de module Registreren inkomende facturen, dient u bijna alle gegevens van de inkoopfactuur in te vullen. Als u deze module wel gebruikt, kunt u de factuur uit het register koppelen, waardoor een groot deel van de kopgegevens al standaard zijn ingevuld. U kunt gebruik maken van het register van inkomende facturen als u in de financiële instellingen in [Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen] in het Finance menu 'Inkomende facturen via Exact Generation XL - Purchase' op het tabblad 'Inkoop' heeft aangekruist. U kunt inkoopfacturen invoeren in [Processen, Inkoopfacturen, Inkoopfacturen invoeren].
Kopregelscherm
Inkoopfactuurnummer
Accepteer het ingegeven nummer voor een nieuwe inkoopfactuur. Dat nummer komt
uit de inkoopinstellingen. Als u het nummer wilt wijzigen, dient u dat in de
inkoopinstellingen te doen. Als u dat niet in de instellingen doet, komt Exact
automatisch op met het nummer volgend op het nummer in de instellingen en niet
volgend op het nummer dat u hier handmatig heeft ingegeven. Als u een factuur
wilt wijzigen, kunt u hier het nummer van de te wijzigen factuur invoeren.
Als u gebruik maakt van het register van inkomende facturen, dan kunt u in
dit veld een factuur uit uw ingekomen facturen kiezen. Als u de instelling
'Gebruik van inkomend-factuurregister verplicht' in de financiële instellingen
heeft aangekruist, kunt u hier alleen maar een factuur uit het register van
inkomende facturen kiezen. Als u in dit veld zo'n factuur kiest, worden een
groot aantal van de velden hieronder automatisch gevuld.
Crediteur
Vul in dit veld de crediteur in van wie u de inkoopfactuur ontvangen heeft.
Als u een inkoopfactuur invoert die gekoppeld is aan een factuur uit het
register van inkomende facturen, is dit veld gevuld. U kunt de crediteur dan
niet wijzigen.
Extern factuurnummer
Vul hier het nummer in dat de leverancier op de factuur heeft gezet. Als u
een inkoopfactuur invoert die gekoppeld is aan een factuur uit het register van
inkomende facturen, is dit veld gevuld. U kunt dit veld niet wijzigen.
Status
Dit veld geeft de status van de inkoopfactuur aan. Een inkoopfactuur kan de
volgende statussen hebben:
- Nieuw: als u de inkoopfactuur aan het invoeren bent.
- Ingevoerd: nadat u de inkoopfactuur heeft ingevoerd.
- Terug naar auteur: de inkoopfactuur is niet goedgekeurd en dient gewijzigd
te worden.
- Opnieuw ingevoerd: de inkoopfactuur is gewijzigd, nadat deze was
teruggestuurd naar de auteur.
- Gefiatteerd: de inkoopfactuur is gefiatteerd. Zij is nu klaar om verwerkt
te worden.
- Afgekeurd: de inkoopfactuur is afgekeurd en naar de historie gestuurd. Zij
kan niet meer opgeroepen worden.
- Geplaatst: de inkoopfactuur is verwerkt.
- In gebruik: als een gebruiker iets in de inkoopfactuur aan het wijzigen
is.
Als een inkoopfactuur de status 'Ingevoerd', 'Terug naar auteur' of 'Opnieuw
ingevoerd' heeft, kunt u deze wijzigen.
Klant
Hier wordt het nummer ingevuld waaronder u bij de crediteur bekend bent.
Registratiedatum
Dit veld is zichtbaar als u een inkoopfactuur invoert die gekoppeld is aan
een factuur uit het register voor inkomende facturen. Dit is de datum waarop de
factuur in het register is opgenomen.
Factuurdocument
Dit veld is zichtbaar als u een inkoopfactuur invoert die gekoppeld is aan
een factuur uit het register voor inkomende facturen. Bij het invoeren van de
factuur in het register, kunt u een document koppelen aan de factuur,
bijvoorbeeld een plaatje van de gescande factuur. Door op de knop 'Toon' te
klikken, dat document te zien krijgen.
Factuurcode
In dit veld wordt als standaard de factuurcode ingeven die u in de
inkoopinstellingen heeft aangegeven. Dit dient een code voor inkoopfacturen of
voor inkoopcreditfacturen te zijn. U kunt de hier weergegeven code wijzigen of
als u in de instellingen geen factuurcode heeft ingevuld, kunt u er hier een
invullen, als u in de inkoopinstellingen het veld 'Wijzigen' achter
'Factuurcode' heeft aangekruist. Zie Factuurcodes.
Omschrijving
In dit veld kunt u een omschrijving van de inkoopfactuur geven. Dit veld is
gevuld als u gebruik maakt van een factuur uit het register van inkomende
facturen. U kunt dit veld niet wijzigen als u een inkoopfactuur invoert die
gekoppeld is aan een factuur uit het register van inkomende facturen.
Factuurdatum
Deze datum staat standaard op de huidige datum. Als u de factuur op een
eerdere datum ontvangen heeft, dient u hier de datum van de ontvangst van de
factuur in te vullen. Dit veld is gevuld als u gebruik maakt van een factuur uit
het register van inkomende facturen. U kunt dit veld niet wijzigen als u een
inkoopfactuur invoert die gekoppeld is aan een factuur uit het register van
inkomende facturen.
Factuurhouder
In dit veld wordt als standaard de factuurhouder ingeven die u in de
inkoopinstellingen heeft aangegeven. U kunt de hier weergegeven factuurhouder
wijzigen of als u in de instellingen geen factuurhouder heeft ingevuld, kunt u
er hier een invullen, als u in de inkoopinstellingen het veld 'Wijzigen' achter
'Factuurhouder' heeft aangekruist. Dit veld is gevuld als u gebruik maakt van
een factuur uit het register van inkomende facturen. U kunt dit veld niet
wijzigen als u een inkoopfactuur invoert die gekoppeld is aan een factuur uit
het register van inkomende facturen. Zie Factuurhouders in de Finance
helptekst.
Selectiecode
U kunt hier zelf het selectiecriterium kiezen dat u graag wilt gebruiken. De
selectiecode wordt gebruikt om inkoopfacturen te groeperen.
Voorbeeld
U zou bijvoorbeeld een '1' kunnen geven aan alle
inkoopfacturen die op maandag zijn binnengekomen, een '2' aan alle
inkoopfacturen die op dinsdag zijn binnengekomen, etc.
Opmerking
Dit veld is alleen te zien als u een inkoopfactuur invoert die gekoppeld is
aan een factuur uit het register van inkomende facturen. Hier wordt de opmerking
weergegeven die is ingevuld toen de factuur ingevoerd werd in het register voor
inkomende facturen. U kunt de gegevens in dit veld niet wijzigen.
Valuta
De valuta die hier wordt weergegeven, is de valuta die u aan de crediteur
heeft gekoppeld. Als u geen valuta aan deze crediteur heeft gekoppeld, wordt de
standaard valuta uit de financiële instellingen weergegeven. U kunt de valuta
wijzigen als u 'Wijzigen crediteurgegevens' heeft aangekruist in de
inkoopinstellingen. Dit veld is gevuld als u gebruik maakt van een factuur uit
het register van inkomende facturen. U kunt dit veld dan niet wijzigen.
Koers
Hier wordt de koers weergegeven van de ingevulde valuta, ten opzichte van de
Euro. De koersen van EMU-valuta kunnen niet gewijzigd worden, nadat u de Euro
wizard gedraaid heeft. U kunt dit veld wijzigen als u deze instelling
'Wisselkoers wijzigen' in de inkoopinstellingen aankruist. Voor deze valuta
dient dan wel de instelling 'Variabele dagkoers' in [Grootboek, Valuta,
Onderhoud, Valuta] in het Finance menu aangekruist te zijn. Dit veld is
gevuld als u gebruik maakt van een factuur uit het register van inkomende
facturen. U kunt dit veld niet wijzigen als u een inkoopfactuur invoert die
gekoppeld is aan een factuur uit het register van inkomende facturen.
Totaalbedrag
Vul in dit veld het totaalbedrag in zoals dat op de inkoopfactuur weergegeven
is. U kunt er ook voor kiezen het veld Totaalbedrag pas in de regels in te
vullen. Dit veld is gevuld als u gebruik maakt van een factuur uit het register
van inkomende facturen. U kunt dit veld niet wijzigen als u een inkoopfactuur
invoert die gekoppeld is aan een factuur uit het register van inkomende
facturen.
Betalingsconditie
In dit veld wordt als standaard de betalingsconditie weergegeven die u aan de
crediteur heeft gekoppeld. Als u geen betalingsconditie aan de crediteur heeft
gekoppeld komt hier als standaard de betalingsconditie op die u in de financiële
instellingen heeft geselecteerd, op het tabblad 'Subadmin.' in het veld
'Standaard BetCond crediteur'. U kunt de standaard betalingsconditie
wijzigen.
Betaalwijze
U kunt hier kiezen op welke wijze u de crediteur wilt betalen. Standaard
wordt hier de betaalwijze weergegeven die u aan de crediteur heeft gekoppeld. U
kunt kiezen uit: Kas, Bank, Giro, Incasso, Acceptgiro, Cheques, Alleen
cheque-overzichten, Wissels of Wissels direct naar bank.
Betalingskenmerk
Het betalingskenmerk bestaat uit het klantnummer op deze inkoopfactuur en de
omschrijving ervan. Het is bedoeld voor snellere herkenning tussen de
openstaande posten en de betalingen. U kunt dit kenmerk wijzigen.
Vervaldatum
Dit is de datum waarvoor de inkoopfactuur betaald dient te zijn. De datum is
gebaseerd op de betalingsconditie.
Week
Hier wordt de week weergegeven die hoort bij de vervaldatum.
Percentage
Hier wordt het percentage korting weergegeven dat u over de factuur krijgt.
Dat percentage is gebaseerd op de betalingsconditie.
Bedrag
Hier wordt het kortingsbedrag weergegeven dat u over de factuur krijgt. Dat
bedrag is gebaseerd op de betalingsconditie.
Vervaldatum
Hier wordt de vervaldatum weergegeven die hoort bij het percentage of het
bedrag dat hierboven is ingegeven. Deze datum is gebaseerd op de
betalingsconditie.
De laatste drie velden kunnen maximaal vijf maal verschijnen, afhankelijk van
de definiëring van de betalingsconditie. Zie Betalingsconditie in de Finance
heltekst.
Nadat u al deze gegevens heeft ingevuld, klikt u op de knop 'Regels'.
Regelsscherm
Tabblad - Bestelregels
Dit tabblad wordt als eerste getoond als u een nieuwe inkoopfactuur invoert.
De velden die hier zijn weergegeven, kunt u als selectiecriteria gebruiken om de
juiste bestelregels in de onderstaande tabel te selecteren. Als u deze gegevens
wijzigt en er een '0' invult, krijgt u alle nog niet gefactureerde bestelregels
te zien. U krijgt alleen de bestelregels van de bestellingen te zien die u bij
de geselecteerde crediteur heeft gedaan.
In de onderstaande tabel kunt u in de kolom 'AantGefact' aangegeven hoeveel
artikelen u gefactureerd heeft gekregen. Als u het aantal van de gefactureerde
goederen invult en de omschrijving wijzigt, zal de omschrijving weer terug
veranderen als u het aantal gefactureerde goederen weer '0' maakt. U kunt ook de
BTW-code en de prijs wijzigen. De wijzigingen die u aanbrengt in de bestelregels
worden met blauw aangegeven, zodat u heel goed kunt zien wat u gewijzigd
heeft.
U kunt de bestelregels sorteren door op de knoppen bovenaan de kolommen van
de tabel te klikken. U kunt sorteren op dezelfde gegevens als waar u op kunt
zoeken.
Als u het aantal gefactureerde artikelen heeft aangepast, dan zullen tevens
de andere regelgegevens die u bij het bestellen heeft ingevoerd, worden
meegenomen voor de inkoopfactuur. U kunt al deze gegevens in de overzichten
terugvinden. U kunt ze niet wijzigen. Het zijn ondermeer de gegevens van de
tabbladen 'Koppelingen' en 'Analytisch'.
Onderaan de tabel staan de volgende velden:
Orderkosten
Hier worden als standaard de orderkosten weergegeven van de inkoopfactuur
waarvan in de tabel de regels zijn aangepast. Afhankelijk van de wat u bij het
veld 'Order-/Vrachtkosten van bestellingen naar inkoopfacturen' in de
inkoopinstellingen heeft ingegeven, is dat bij de eerste facturering van de
bestelling het hele bedrag, of bij de laatste facturering van de bestelling het
hele bedrag of hetzelfde percentage van de orderkosten als het percentage van
het bedrag van de bestelling waarvoor u een factuur heeft ontvangen. U kunt het
bedrag wijzigen.
Vrachtkosten
Hier worden als standaard de vrachtkosten weergegeven van de inkoopfactuur
die in de tabel geselecteerd is. Afhankelijk van de wat u bij het veld
'Order-/Vrachtkosten van bestellingen naar inkoopfacturen' in de
inkoopinstellingen heeft ingegeven, is dat bij de eerste facturering van de
bestelling het hele bedrag, of bij de laatste facturering van de bestelling het
hele bedrag of hetzelfde percentage van de vrachtkosten als het percentage van
het bedrag van de bestelling waarvoor u een factuur heeft ontvangen. U kunt het
bedrag wijzigen.
Factuurkorting
Hier wordt als standaard de factuurkorting weergegeven van de inkoopfactuur
die in de tabel geselecteerd is. Dat is hetzelfde percentage van het bedrag van
de factuurkorting als het percentage van het bedrag van de bestelling waarvoor u
een factuur heeft ontvangen. U kunt het bedrag wijzigen.
Betalingsverschil
Hier wordt het verschil weergegeven tussen het totaalbedrag van de factuur en
de bedragen van de artikelen van de bestelregels die gefactureerd zijn en de
daarbij behorende order- en vrachtkosten en factuurkorting. Als hier een
verschil komt te staan, wordt dat afgeboekt op de grootboekrekening
Betalingsverschil, die u heeft gedefinieerd in de inkoopinstellingen.
Tabblad - Inkoopfactuurregels
Dit tabblad wordt als eerste getoond als u een bestaande inkoopfactuur
wijzigt. Op dit tabblad kunt u zien wat u al gefactureerd heeft gekregen. U kunt
het aantal, de omschrijving, de BTW-code en de prijs wijzigen.
De vier hierboven beschreven velden staan ook op dit tabblad. Er worden
dezelfde gegevens in weergegeven, maar dan voor de inkoopfactuurregels.
U kunt een inkoopfactuur verwijderen met de knop 'Verwijder'. Als u alleen
een inkoopfactuurregel wilt verwijderen, kunt u het aantal dat u gefactureerd
heeft op '0' zetten. De regel zal dan uit te tabel verdwijnen. De overige regels
worden vanzelf opnieuw genummerd.
Purchase Manual > Inhoud
> Inkoopfacturen
> Inkoopfacturen invoeren
XMOneOneZeroMX
| Main Category: |
Support Product Know How |
Document Type: |
Online help main |
| Category: |
On-line help files |
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
Details |
Document ID: |
06.843.271 |
| Assortment: |
Exact Financials (v3)
|
Date: |
21-02-2006 |
| Release: |
|
Attachment: |
|
| Disclaimer |