Exact Financials

Menu: Onderhoud (autorisatie per entiteit)

Introductie

Exact Financials Enterprise is opgebouwd op basis van entiteiten. Zo zijn bijvoorbeeld grootboekrekeningen en crediteuren zulke entiteiten, maar ook bijvoorbeeld de grootboekkaart. In tegenstelling tot in Exact Financials 3.5 kunt u specifieke overzicht en onderhoud rechten uitdelen op elke entiteit voor specifieke gebruikersgroepen. Waar voorheen het menupad 'onzichtbaar' werd voor gebruikers zonder rechten, blijft het menupad nu wel degelijk zichtbaar, maar kan de gebruiker daar geen gegevens bewerken indien de groep geen rechten heeft op het onderhouden van de entiteit. Gegeven dat u reeds gebruikersgroepen en gebruikers heeft aangemaakt, onderhoudt u de rechten per entiteit middels [System: Beveiliging, Autorisatie, Menu, Onderhoud].  

Uitleg van de velden

Invoerpad
Geef aan in welke volgorde u wilt doorzoomen naar de juiste entiteit. In de vier achterliggende velden geeft u de volgorde aan via welke entiteiten u uiteindelijk de rechten toe wilt kennen. Nadat u het invoerpad heeft ingesteld kiest u voor 'Bewaren' om vervolgens de rechten te bewerken. U hebt de keuze uit:

• Applicatie (Menu). De applicaties/ modules
• Gebruikersgroep. De gebruikersgroepen
• Bedrijfsentiteit. De entiteit, zoals boekingen, activumboek, verplichting, etc.
• Programmatype. Functies zoals onderhouden, journaliseren, verslagen raadplegen, etc.

Bedenk van te voren op welke entiteiten u uiteindelijk de rechten wilt toekennen. Het is het makkelijkste om de entiteit met de meeste verschillende waarden als laatste in te stellen. Begin met de entiteit(en) die slechts een enkele waarde vertegenwoordigen.

Voorbeeld
U wilt rechten toekennen aan meerdere gebruikersgroepen voor onderhouden en raadplegen van het verslag voor het activumboek. In dit geval is er slechts 1 applicatie (assets) en 1 bedrijfsentiteit (activumboek), er zijn 2 programmatypes (onderhouden en rapport), en er zijn meerdere gebruikersgroepen. Het invoerpad kan ingesteld worden als Applicatie (Menu), Bedrijfentiteit, Programmatype, Gebruikersgroep.

U wilt rechten toe kennen voor het onderhouden van meerdere dagboeken voor 1 gebruikersgroep. In dit geval is er 1 gebruikersgroep, 1 applicatie (finance), 1 programmatype (onderhouden) en meerdere bedrijfsentiteiten (dagboeken). Het invoerpad kan ingesteld worden als Gebruikersgroep, Applicatie (Menu), Programmatype, Bedrijfsentiteit.

Invoermatrix

Na het kiezen van het invoerpad en 'Bewaren' wordt de invoermatrix geactiveerd.

Structuur
Dit veld toont het invoerpad. Middels deze kolom kunt u doorzoomen naar het juiste niveau. Wanneer u het invoerpad heeft geselecteerd ziet u hier 'Begin'. Dubbelklik met uw linkermuisknop op 'Begin' om het eerste pad te tonen. Afhankelijk van het ingegeven invoerpad ziet u nu respectievelijk applicaties, gebruikersgroepen, bedrijfsentiteiten of programmatypes. Voor de paden verschijnt er een + om aan te geven dat u verder kunt doorzoomen naar een onderliggend niveau. Middels dubbelklikken kunt u de onderliggende niveau's tonen. Wat in welke volgorde wordt getoond is afhankelijk van het ingestelde invoerpad. Indien er geen verdere doorzoom meer mogelijk is kunt u rechten toekennen op de betreffende entiteit.

Type entiteit: Label
In deze kolom wordt aangegeven wat voor soort entiteit u bekijkt. Er zijn de volgende entiteiten:

• Applicatie (Menu). Een applicatie/ module
• Programmatype. Een functie, zoals onderhouden of journaliseren
• Bedrijfsentiteit. Een entiteit, zoals financiele boeking (atrsh) of bankafschrift (ebasth)  
• Gebruikersgroep. Een gebruikersgroep

Entiteitscode
De omschrijving van de geselecteerde gegevens.

Administraties
Hierin kunt u aangeven in welke administratie(s) de gebruikersgroep rechten heeft op de betreffende entiteit. Voer een * indien men rechten heeft in alle administraties. Wilt u rechten toekennen op een specifieke administratie voer dan het betreffende administratienummer in. Wilt u rechten toekennen op meerdere administraties voer dan de betreffende administratienummers in, gescheiden door een komma.

Voorbeeld
U hebt drie administraties: 610, 611 en 612 en drie gebruikersgroepen: Beheer, Financieel en Invoer.
U wenst nu rechten toe te kennen voor het activumboek. 
De gebruikersgroep Beheer heeft in alle administratie rechten om het activumboek te onderhouden en verslagen op te vragen.
De gebruikersgroep Financieel mag het activumboek onderhouden en verslagen opvragen, maar alleen voor administratie 610 en 612.
De gebruikersgroep Invoer mag het activumboek alleen onderhouden in alle administraties.
Voer de volgende stappen uit:

• Ga naar [System, Beveiliging, Autorisatie, Menu, Onderhoud]
• Stel het invoerpad in. In dit geval willen we rechten toe kennen voor een specifieke entiteit, op verschillende programmatypes, voor meerder gebruikersgroepen. De makkelijkste volgorde is in dit geval 'Applicatie (Menu), Bedrijfsentiteit, Programmatype, Gebruikersgroep'.
• In de kolom 'Structuur', zoom middels dubbelklikken door tot het gewenste niveau.
  Begin
  - Assets
    - Activumboek (fas_book)
      - Onderhouden (maintain)
• Voer nu aan de linkerkant in de kolom 'Administraties' achter de gebruikersgroepen Beheer en Invoer een * in.
• Voer vervolgens achter de gebruikersgroep Financieel in de kolom 'Administraties' 610, 612 in.
• Klik vervolgens in de kolom 'Structuur' op 'Rapport:
  Begin
  - Assets
    - Activumboek (fas_book)
      - Rapport (report)
• Voer nu aan de linkerkant in de kolom 'Administraties' achter de gebruikersgroep Beheer een * in.
• Voer vervolgens achter de gebruikersgroep Financieel in de kolom 'Administraties' 610, 612 in.
• Achter de gebruikersgroep Invoer laat u het veld 'Administraties' leeg.
• Kies voor Bewaren.

De rechten voor het activumboek zijn nu toegekend.

Gerelateerde onderwerpen

• Menu: Overzicht (rechten) 

Exact Financials Enterprise > Inrichting Systeem> Autorisatie > Autorisatie per entiteit (Menu)