In het menupad Modules ➔ Systeem ➔ Inrichting ➔ Templating Tools ➔ Best practices: Importeren, kunt u Best Practice bestanden importeren in uw Exact Synergy Enterprise database. Een Best Practice bestand bevat een standaard set gegevens die u kunt gebruiken voor het inrichten van de processen, zoals workspaces, verzoektypes, signaleringen, zoektemplates, spilanalyse templates, word merge template en stamgegevens ter ondersteuning van deze processen zoal artikelen en de bijbehorende assortimenten en grootboekrekeningen, projecten en documenttypes. Door gebruik te maken van de Best Practice is een gebruikersorganisatie in staat in zeer korte tijd de processen operationeel te hebben.
In dit document vindt u meer informatie over welke gegevens in de Best Practice bestanden zijn opgenomen.
Bij het importeren van de Best Practice bestanden worden de bestaande gegevens bijgewerkt. Dit kan invloed hebben op het bestaande functionele gedrag en de voorgedefinieerde processen. Het is daarom belangrijk dat u de Best Practice template eerst in een testomgeving importeert om de resultaten te verifiëren, en een back-up maakt voordat u deze in de live-omgeving importeert.
De HRM 1 en HRM 2 Best Practice bestanden kunnen worden gebruikt voor het inrichten van de HRM-processen. Best Practice HRM 2 kan als uitbreiding op HRM 1 worden ingezet. Het PayrollPlus Best practice bestand is voor de integratie met Exact Salaris Plus. Het Arbodienst Best practice bestand is voor de integratie met Arbodienst. In dit document wordt verder toegelicht welke gegevens onderdeel zijn van de verschillende Best practice bestanden en welke additionele acties nodig zijn na het importeren van de Best practice bestanden.
Na het importeren van de Best practice bestanden zijn de volgende gegevens aanwezig in uw administratie:
Er worden standaard workspaces aangemaakt. Deze kunt u benaderen via Workspaces catalogus in het linkermenu. Voor meer informatie over workspaces zie, De workspace catalogus bekijken, Workspaces ontdekken en Werken met workspaces.
De volgende workspaces worden aangemaakt:
Er worden verzoektypes aangemaakt. Deze verzoektypes worden gebruikt voor de registratie en verwerking van gegevens. De verzoektypes kunt u terugvinden in het menu Modules ➔ Werkstroom ➔ Inrichting ➔ Verzoeken ➔ Verzoektypes. Voor meer informatie over verzoektypes, zie Verzoektypes inrichten.
In onderstaande tabel ziet u welke verzoektypes worden aangemaakt. Onder de tabel vindt u meer informatie over deze verzoektypes.
Dit verzoektype wordt gebruikt voor de integratie met Arbodienst. Dit verzoektype, of het verzoektype met 3 stappen dient gekoppeld te worden in de HRM instellingen in Exact Synergy Enterprise. Voor meer informatie, zie Werken met Exact Arbodienst Integration.
Er worden verschillende zoektemplates voor het zoeken naar verzoeken aangemaakt. Deze zoektemplates bevatten voorgedefinieerde criteria zodat u de overzichten direct kunt raadplegen zonder eerst de criteria te definiëren. Een aantal van deze zoektemplates is te benaderen vanuit de aanwezige workspaces, maar u kunt deze zoektemplates ook benaderen via de hyperlink Templates aan de rechterzijde in het menupad Modules ➔ Werkstroom ➔ Overzichten ➔ Verzoeken ➔ Zoeken.
De volgende zoektemplates worden aangemaakt:
Er worden verschillende spilanalyse templates aangemaakt. Deze templates bevatten voorgedefinieerde criteria zodat u de overzichten direct kunt raadplegen zonder eerst de criteria te definiëren. Een aantal van deze templates is te benaderen vanuit de aanwezige workspaces, maar u kunt deze templates ook benaderen via de hyperlink Templates aan de rechterzijde in het menupad Modules ➔ Werkstroom ➔ Overzichten ➔ Verzoeken ➔ Spilanalyse.
De volgende templates worden aangemaakt:
De Word merge templates worden alleen aangemaakt bij het importeren van de HRM 2 Best Practice. Hiermee beschikt u over een aantal standaard templates zodat u zelf de nodige documenten kan opstellen en verzenden. De templates kunt u terugvinden in het menupad Modules ➔ Documenten ➔ Inrichting ➔ Word Merge ➔ Templates. Voor meer informatie, zie Overzicht van Word Merge templategroepen en templates.
Er worden artikelen aangemaakt die dienen als ondersteuning van de processen. Hierbij kunt u denken aan artikelen die in de verzoeken worden gekoppeld.
U kunt de artikelen bekijken via het menupad Modules ➔ Logistiek ➔ Overzichten ➔ Zoeken ➔ Artikelen. Voor meer informatie, zie Artikelen zoeken.
De volgende artikelen worden aangemaakt:
Naast de artikelen worden tevens de stamgegevens aangemaakt die zijn gekoppeld aan deze artikelen. Dit betreft het magazijn "1" en de volgende assortimenten en grootboekrekeningen:
Assortimenten
U kunt de assortimenten bekijken via het menupad Modules ➔ Logistiek ➔ Inrichting ➔ Algemeen ➔ Assortimenten. Voor meer informatie, zie Overview of assortments.
Grootboekrekeningen
U kunt de grootboekrekeningen bekijken via het menupad Modules ➔ Financieel ➔ Inrichting ➔ Stamgegevens ➔ Grootboekrekeningen. Voor meer informatie, zie Displaying Chart of Accounts.
Ter ondersteuning van het proces voor het uitdientsttreden van medewerkers wordt het project EXITINTERVIEW aangemaakt.
U kunt dit project bekijken via het menupad Modules ➔ Projecten ➔ Overzichten ➔ Zoeken ➔ Projecten. Voor meer informatie, zie Zoeken naar projecten.
Dit is niet van toepassing op de integratie met Arbodienst.
Er zijn verschillende signaleringen aanwezig die u informeren over bepaalde zaken zoals bijvoorbeeld de verjaardag van een medewerker of het vervallen van een trainingscertificaat. U kunt deze signaleringen bekijken via Modules ➔ HRM ➔ Inrichting ➔ Intelligente processtromen management ➔ Verwerkingstypes. Voor meer informatie, zie HRM Proces activiteiten bekijken.
De volgende signaleringen worden aangemaakt:
Ter ondersteuning van de HRM processen worden nieuwe documenttypes aangemaakt. Deze documenttypes kunt u bekijken via Modules ➔ Documenten ➔ Inrichting ➔ Onderhoud ➔ Document: Types. Voor meer informatie, zie Overzicht van documenttypes.
Na het importeren van de Best practice bestanden dient u een aantal acties uit te voeren in de Exact Synergy Enterprise omgeving.
Van toepassing op HRM1, HRM2, en Payroll Plus.
Om ervoor te zorgen dat de signaleringen worden aangemaakt en de status van de medewerkers wordt gewijzigd dient het Sysmaint achtergrondproces geconfigureerd te zijn en te worden uitgevoerd. Voor meer informatie, zie Exact.Jobs.SysMaint.dll en Running background jobs for Exact Synergy Enterprise.
Verder dient u aantal rollen te koppelen:
De aangemaakte workspaces dient u te delen met de medewerkers en u kunt de workspaces vastmaken in het menu van de medewerkers.
Voor meer informatie, zie Workspaces ontdekken - Een workspace met een andere medewerker delen en Workspaces ontdekken - Vastmaken aan anderen.
In de HRM-instellingen kan de instelling Activeren: Advanced Work Schedules geactiveerd worden. Dit is optioneel, maar wel aan te raden omdat u dan een ingangsdatum kunt opgeven voor de werkroosters.
Voor meer informatie, zie Definiëren van HRM-instellingen en Work schedule management in Exact Synergy Enterprise.
Van toepassing op HRM2, en Payroll Plus.
Om gebruik te kunnen maken van de Word Merge functionaliteit dient de Word Merge oplossing in Exact Lightweight Integration Server (ELIS) geïnstalleerd en geconfigureerd te worden. Voor meer informatie, zie Installatie Word Merge in Exact Lightweight Integration Server (ELIS).
In menupad Modules ➔ HRM ➔ Inrichting ➔ Algemeen ➔ Instellingen dient het volgende te worden aangepast:
Van toepassing op Arbodienst. In menupad Modules ➔ HRM ➔ Inrichting ➔ Algemeen ➔ Instellingen dient het volgende te worden aangepast:
In menupad Modules ➔ HRM ➔ Inrichting ➔ Organisatie ➔ Divisies dient op de divisiekaart van de divisie van de medewerker met de verzuimmelding de volgende informatie gevuld te zijn:
Voor meer informatie, zie Definiëren van HRM-instellingen en Aanmaken en bewerken van divisies.