U kunt met de module E-Service management via [Service, Invoer, Serviceorders] een nieuwe serviceorder aanmaken (knop 'Nieuw') of een bestaande serviceorder wijzigen (knop 'Openen'). Serviceorders kunt u wijzigen zolang ze niet volledig zijn gerealiseerd. Het invoerscherm van een serviceorder bestaat uit de volgende onderdelen:
Als een serviceorder afgehandeld (gerealiseerd) is, kan (automatisch) een servicefactuur worden aangemaakt.
Besteld door
In dit veld kunt u aangeven wie de orderdebiteur is. U kunt in dit veld het nummer of de (gedeeltelijke) naam van de orderdebiteur invoeren. Tevens kunt u hier een debiteur aanmaken door op het vergrootglas te klikken en 'Nieuw' te kiezen.
Service bij
In dit veld kunt u de debiteur invoeren waarbij de serviceorder zal worden uitgevoerd. Standaard wordt de ingevoerde orderdebiteur voorgesteld.
Factuur voor
In dit veld kunt u de factuurdebiteur invoeren. Dit is de debiteur naar wie de factuur zal worden gestuurd. Standaard wordt de gekoppelde factuurdebiteur uit het onderhoud van de orderdebiteur voorgesteld. Als u geen factuurdebiteur gekoppeld heeft aan de orderdebiteur, wordt de orderdebiteur voorgesteld.
Als u een debiteur met de status 'Non-actief' heeft geselecteerd, wordt u hierop geattendeerd en wordt gevraagd of u toch wilt doorgaan.
Onderhouden
Met deze knop kunt u direct de debiteurgegevens onderhouden van de betreffende debiteur.
Kaart
Met deze knop kunt u direct doorzoomen naar de debiteurenkaart van de desbetreffende debiteur.
Adres
Bij alle drie debiteuren (orderdebiteur, afleverdebiteur en factuurdebiteur) wordt het corresponderende adres getoond. Dit adres wordt gehaald uit het onderhoud van de desbetreffende debiteur. Eventueel kunt u met de knop 'Adres' een ander adres en een ander contactpersoon selecteren.
In het midden van het scherm kunt u de serviceordergegevens invoeren:
Serviceordernummer
Dit is het nummer voor deze order. Het ordernummer kunt u hier niet zelf opgeven; dit wordt overgenomen uit uw instellingen. Afhankelijk van de nummerinstelling 'Boekstuknummer wijzigen toegestaan' is het niet mogelijk om een nummer op te geven dat afwijkt van het nummer uit de nummerinstellingen.
Serviceorderdatum
Dit is de datum waarop de order is aangemaakt. Bij het aanmaken wordt de huidige datum voorgesteld. Deze kunt u eventueel wijzigen. Als u de serviceorder heeft opgeslagen, kunt u de orderdatum niet meer wijzigen.
Uw referentie
In dit veld kunt u de referentie invoeren die uw orderdebiteur gebruikt voor deze serviceorder.
Omschrijving
In dit veld kunt u de serviceorder een omschrijving meegeven, zodat u hem later snel kunt herkennen.
Medewerker
In dit veld kunt u een werknemer koppelen aan de serviceorder. Dit kan bijvoorbeeld de werknemer zijn die de serviceorder heeft aangenomen. Op deze manier kunt u later nagaan wie welke orders heeft behandeld en hoeveel orders elke werknemer heeft behandeld.
U kunt in dit veld een actieve medewerker koppelen die beschikt over een standaardrol.
Magazijn
In dit veld kunt u het magazijn selecteren dat standaard moet worden weergegeven in de serviceorderregels. In uw instellingen kunt u aangeven welk magazijn voorgesteld moet worden in dit veld.
Leveringswijze
In dit veld kunt u de leveringswijze van de serviceorder invoeren. U kunt een bestaande leveringswijze invoeren of een nieuwe aanmaken door te klikken op het vergrootglas en 'Nieuw' te kiezen. Standaard wordt de leveringswijze voorgesteld die u heeft gekoppeld bij het onderhoud van de afleverdebiteur. Als u geen leveringswijze gekoppeld heeft, wordt de standaardleveringswijze uit uw instellingen gebruikt.
Als u nog geen leveringswijze gekoppeld heeft bij het onderhouden van de afleverdebiteur of een andere leveringswijze selecteert, wordt gevraagd of u het onderhoud debiteuren wilt aanpassen. Als u hier 'Ja' kiest, wordt de geselecteerde leveringswijze gekoppeld aan de afleverdebiteur. Als u hier 'Nee' kiest, worden geen wijzigingen aangebracht bij het onderhoud van de afleverdebiteur.
Condities
Met deze knop kunt u eventueel extra ordergegevens invoeren.
Prijslijst: (Factuur)debiteur
In dit veld ziet u de code van de eventuele prijsafspraak met de geselecteerde order- en factuurdebiteur. Met het pictogram achter dit veld kunt u desgewenst de prijsafspraak wijzigen.
Onder de serviceordergegevens kunt u in de serviceorderregels de benodigde artikelen invoeren:
Kolommen definiëren
In de kolominstellingen die u kunt openen middels het icoon
boven in het scherm, kunt u aangeven welke kolommen en dialogen getoond dienen te worden.
Groen vinkje / rood kruisje
Aan het groene vinkje aan het begin van een serviceorderregel kunt u zien dat deze serviceorderregel gerealiseerd kan worden en dat de geplande uitleverdatum vandaag is. Het rode kruisje aan het begin van een serviceorderregel kan aangeven dat deze serviceorderregel op dit moment niet uitgeleverd kan worden op de ingevoerde afleverdatum. De serviceorderregel staat dan in 'backorder'. Op het moment dat de voorraad wordt aangevuld, kan deze serviceorderregel uit backorder worden gehaald. Het rode kruisje kan ook aangeven dat de geplande afleverdatum in de toekomst ligt, of de artikelen nu wel of niet op voorraad zijn.
Artikel
In dit veld kunt u de artikelcode invoeren van het artikel dat benodigd is voor de debiteur. Als u op F5 drukt, krijgt u een selectiescherm met alle artikelen. Dit zijn de artikelen die bekend zijn in het standaardmagazijn. Dit standaardmagazijn is te wijzigen in het selectiescherm.
Naast het selecteren van een artikel via de <F2> of <F5> toets kunt u ook de artikelcode, zoekcode of omschrijving van het artikel invoeren in dit veld. Hierbij wordt eerst gekeken of er een artikel is waarvan de artikelcode volledig overeenkomt met de door u ingevulde tekst. Is dat niet het geval dan wordt gekeken of er een artikel is waarvan de zoekcode volledig overeenkomt met de door u ingevulde tekst. Wanneer dit ook niet het geval is wordt gekeken of er een artikel is waarvan een deel van de omschrijving van het artikel de door u opgegeven tekst bevat. Hierbij wordt geen rekening gehouden met de status van het artikel.
Als u een artikel van het type arbeidsuur selecteert en geen projectcode invoert, wordt automatisch een project gegenereerd. De medewerker uit de sectie met serviceordergegevens wordt gedefinieerd als projectmanager. Als u andere medewerkers heeft ingevoerd in de serviceorderregels, worden deze gedefinieerd als projectleden. Dit is alleen mogelijk als u beschikt over de module E-Project.
Omschrijving
In dit veld wordt de omschrijving getoond van het geselecteerde artikel. Deze kunt u eventueel wijzigen. Deze gewijzigde omschrijving geldt alleen voor deze serviceorder. De omschrijving wordt niet gewijzigd bij het onderhoud van het artikel.
Lange omschrijving
Dit is de tekst die u bij het onderhouden van het artikel heeft ingevoerd in het veld 'Tekst'. Deze lange omschrijving is alleen bij het onderhoud van het artikel te wijzigen, niet in een serviceorder.
Extra omschrijving
In deze kolom wordt de extra artikelomschrijving getoond. U kunt de extra artikelomschrijving bekijken te klikken op het icoon in deze kolom. De extra artikelomschrijving wordt dan in een apart venster getoond.
Magazijn
In dit veld kunt u het magazijn invoeren van waaruit u het artikel gaat leveren. Het magazijn dat is ingevoerd in de sectie met serviceordergegevens wordt voorgesteld.
Prijslijst
De prijslijst wordt gebruikt om de korting te berekenen aan de hand van de gedefinieerde kortingstabel. Als u een prijslijst gedefinieerd heeft voor de factuurdebiteur, wordt deze gebruikt. Als dit niet het geval is, wordt de prijslijst gebruikt waar het artikel toe behoort. Als u het artikel aan meerdere prijslijsten gekoppeld heeft, wordt een selectiescherm getoond waaruit u de prijslijst kunt kiezen. Als u geen prijslijsten gebruikt, kunt u dit veld overslaan.
Besteld
In dit veld kunt u het aantal artikelen invoeren. Als u halve eenheden wilt invoeren, dient u dit aan te geven bij het onderhoud van het artikel. Dit kunt u doen door het veld 'Deelbaar' aan te vinken op het tabblad 'Basis', sectie 'Attributen'. Als u dit veld niet aanvinkt, wordt het ingevoerde aantal afgerond op hele eenheden.
Geleverd
In dit veld wordt bijgehouden hoeveel eenheden zijn uitgeleverd. Stel dat uw debiteur tien eenheden nodig heeft. U sluit de order en levert vier eenheden uit. Als u nu de order opent, ziet u dat in dit veld de vier uitgeleverde stuks zijn geregistreerd.
Eenheid
Dit is de verkoopeenheid van het artikel. Deze heeft u gedefinieerd bij het onderhoud van het artikel, tabblad 'Basis'.
Afleverdatum
Standaard wordt de huidige datum voorgesteld. Eventueel kunt u een latere datum invoeren. Er wordt gecontroleerd of op de aangegeven afleverdatum voldoende voorraad aanwezig is. Als dit niet het geval is, wordt een scherm getoond waarin u een nieuwe afleverdatum kunt selecteren. U kunt het veld ook leeg laten en op 'OK' klikken. Het veld 'Afleverdatum' blijft leeg en u kunt later een afleverdatum opgeven.
Verkoopprijs
In dit veld wordt de verkoopprijs getoond die u heeft ingevoerd bij het onderhoud van het artikel, tabblad 'Basis', veld 'Verkoopprijs'. Deze verkoopprijs kunt u in een serviceorder niet wijzigen. De enige mogelijkheid om een verkoopprijs in een serviceorder te bepalen is door bij het onderhoud van het artikel, in het veld 'Verkoopprijs', nul in te vullen.
Kortings-%
In dit veld wordt het kortingspercentage getoond volgens de geldende prijslijst. Deze waarde kunt u niet wijzigen. Als u een extra korting wilt geven, kunt u deze invoeren in het volgende veld. Als u in uw instellingen aangegeven heeft dat een orderlogboek moet worden bijgehouden, wordt u gevraagd een reden in te voeren.
Kortings-% (Extra)
In dit veld kunt u een extra kortingspercentage invoeren, als u naast de korting die volgens de prijslijst geldt een extra korting wilt geven. Deze korting wordt berekend aan de hand van de standaardverkoopprijs (dus zonder de standaardkorting). Als u bij het onderhoud van de debiteur een kortingspercentage heeft ingevoerd (tabblad 'Basis', sectie 'Logistiek'), wordt dit veld gevuld met dit percentage.
Totale korting
In dit veld wordt het totale kortingspercentage weergegeven geldend voor deze serviceorderregel.
Nettoprijs
In dit veld wordt uitgerekend wat de nettoprijs per eenheid is. Dit is de verkoopprijs minus het ingevoerde kortingspercentage. U kunt de nettoprijs handmatig wijzigen. Als u deze wijzigt, wordt het kortingspercentage automatisch herberekend. Als u in uw instellingen aangegeven heeft dat een orderlogboek moet worden bijgehouden, wordt u gevraagd een reden in te voeren.
BTW
In dit veld kunt u de BTW-code invoeren die van toepassing is op deze serviceorderregel. Standaard wordt de BTW-code van de factuurdebiteur of het artikel voorgesteld. Wanneer de factuurdebiteur niet is gevestigd in de EU, of is gevestigd in hetzelfde land als uw bedrijf, dan wordt standaard de BTW-code die u bij het veld 'BTW bij het onderhoud van de factuurdebiteur heeft gekoppeld voorgesteld. Is daar geen BTW-code gekoppeld, dan wordt de BTW-code van het artikel voorgesteld. Wanneer de factuurdebiteur is gevestigd in een EU land (anders dan uw eigen land) wordt op basis van de 'Classificatie ICP' bij het onderhoud van het artikel bepaald welke BTW-code wordt gebruikt.
Bedrag
In dit veld wordt voor deze serviceorderregel het totaal te betalen bedrag exclusief BTW getoond. Dit is het aantal eenheden vermenigvuldigd met de nettoprijs.
Kostprijs
In dit veld wordt de kostprijs getoond die u heeft ingevoerd bij het onderhoud van het artikel, tabblad 'Basis', veld 'Kostprijs'.
Opslag %
In dit veld wordt de opslag uitgerekend. Deze is gelijk aan ((nettoprijs-kostprijs) / nettoprijs) * 100%.
Medewerker
Standaard wordt in dit veld de medewerker overgenomen die u heeft ingevoerd bij de ordergegevens. U kunt eventueel een andere medewerker selecteren.
Volledige naam
In dit veld wordt de volledige naam van de geselecteerde medewerker getoond.
Kostendrager
Als u de module E-Kostenanalyse in uw licentie heeft, kunt u hier de kostendrager invoeren. Standaard wordt de kostendrager van het assortiment voorgesteld. Deze kunt u eventueel voor deze serviceorderregel wijzigen.
Serie-/batchnummers
In deze velden kunt u het serienummer en het batchnummer selecteren. Dit kunt u alleen doen als u E-serie/batch in uw licentie heeft.
Instructie
U kunt in dit veld eventueel een instructie invoeren. Deze kan vervolgens op de servicebon worden afgedrukt (afhankelijk van de servicebonlay-out).
Onder de serviceorderregels wordt informatie getoond over de procesgang en het totaalbedrag van de serviceorder:
Als u een groen vinkje ziet onder een pictogram, is deze stap al uitgevoerd. De datum wordt dan vermeld. Als u op het groene vinkje klikt, wordt aangegeven wie die handeling heeft uitgevoerd en wanneer. Als de stap is overgeslagen omdat deze niet verplicht is, wordt dat ook aangegeven. Als u een rood kruisje ziet onder een pictogram, betekent dit dat deze stap nog niet genomen is.
U kunt deze pictogrammen ook als knoppen gebruiken. Zo kunt u een serviceorder fiatteren door op het pictogram 'gefiatteerd' te klikken. Dit is ook mogelijk voor de pictogrammen 'bevestigd', 'servicebonnen' en 'Realisaties'.
Gefiatteerd
Met deze knop kunt u de serviceorder fiatteren of een eerdere fiattering ongedaan maken. Als het niet toegestaan is dat de kredietlimiet wordt overschreden, krijgt u hier een melding van (met kredietinformatie) en kan de serviceorder niet gefiatteerd worden. U kunt in uw instellingen aangeven of een serviceorder gefiatteerd dient te worden voordat deze serviceorder kan worden gerealiseerd. Een serviceorder kan hierbij beschouwd worden als een verkooporder.
Bevestigd
Met deze knop kunt u altijd een orderbevestiging afdrukken, ongeacht of deze stap wel of niet verplicht is. Als het niet toegestaan is dat de kredietlimiet wordt overschreden, krijgt u bij het afdrukken hier een melding van en kan de serviceorder niet bevestigd worden.
Servicebonnen
Met deze knop kunt u direct een servicebon afdrukken. Dit is geen verplichte handeling in het serviceorder traject. De servicebon bevat alle noodzakelijke informatie voor de servicemonteur betreffende de serviceorder. De lay-out van de servicebon kunt u handmatig wijzigen via de instellingen.
Realisaties
Met deze knop kunt u de serviceorder direct realiseren. Deze knop is alleen actief als u een serviceorder gefiatteerd en bevestigd heeft of als deze stappen zijn overgeslagen. Als het niet toegestaan is dat de kredietlimiet wordt overschreden, krijgt u hier een melding van en kan de serviceorder niet gerealiseerd worden.
Netto
Dit veld geeft het totale nettobedrag van deze serviceorder aan. Dit is het brutobedrag minus de verleende korting. Als u 'Netto' kiest, ziet u hoe deze berekening is opgebouwd. Deze waarde is exclusief BTW en exclusief de geselecteerde artikelen in het scherm 'Kortingen / Opslagen'.
Belasting
Dit veld geeft het totale bedrag aan BTW weer. Dit wordt bepaald door de BTW-codes in de serviceorderregels. Als u 'Belasting' kiest, wordt de berekening weergegeven in een nieuw scherm. Dit bedrag is exclusief de BTW voor phantom artikelen die niet op de factuur worden afgedrukt en BTW van de betalingsconditie.
Specifiek
Met deze knop kunt u het scherm Korting / opslagen weergeven waarin u de betalingsconditie(s) kunt invoeren voor deze order. Tevens kunt u in dit scherm extra kortingen of opslagen invoeren. Als u niet gebruikmaakt van deze knop, komt dit scherm naar voren als u de serviceorder sluit. Het totaal wat getoond wordt, is het totaal aan phantom artikelen exclusief phantom artikelen die niet worden afgedrukt op de factuur en phantom artikelen van de betalingsconditie.
Totaal
Dit is het totale bedrag inclusief BTW dat gefactureerd gaat worden aan de factuurdebiteur. Als u 'Totaal' kiest, wordt het scherm 'Betalingstermijnen' weergegeven.