Exact Financials

Finance - Boekingen invoeren, verwijderen en verwerken

Introductie

Dit hoofdstuk beschrijft hoe u boekingen invoert en verwerkt in dagboeken. Het invoeren van boekingen, dat wil zeggen het vastleggen van financiële feiten, is een van de belangrijkste stappen in het administratieve proces. Dit zijn een paar voorbeelden van financiële feiten die moeten worden gejournaliseerd:

• Inkoop en verkoop (contant of op rekening)
• Inkomsten en uitgaven (contant en bank)
• Verscheidene andere financiële feiten zoals afschrijvingen en kosten

Het kan voorkomen dat het maken van boekingen in dagboeken en het toewijzen van deze bedragen aan kostenplaatsen en/of kostendragers nog te weinig informatie oplevert. Exact Financials biedt de mogelijkheid tot het maken van multidimensionale boekingen waarbij u de boekingen kunt toewijzen aan zelf te definiëren entiteiten.

Procedure

• Boekingen invoeren. Voer de boekingen in de juiste dagboeken in. Er zijn verscheidene soorten dagboeken. Ieder soort (verkoop, inkoop, bank, kas, memoriaal) is bedoeld voor specifieke soorten boekingen. U kunt een aantal gelijksoortige dagboeken hebben, zoals een apart bankboek voor iedere bankrekening die u hebt.
• Boekingen controleren. Controleer de boekingen vóór verwerking.
• Boekingen corrigeren/ verwijderen.
• Boekingen verwerken. Wanneer u boekingen verwerkt, worden ze overgeboekt naar het grootboek. Na verwerking worden boekingen mutaties genoemd. In tegenstelling tot boekingen kunnen mutaties niet meer worden gewijzigd.

Boekingen invoeren

Er zijn meerdere manieren om boekingen in te voeren in Exact Financials. In dit document wordt het proces beschreven voor het handmatig invoeren van boekingen via [Finance: Grootboek, Boeken, Invoeren boekingen]. Naast het handmatig boeken is er nog de mogelijkheid om te werken middels vaste boekingen en/ of scenarioboekingen. U kunt boekingen invoeren via [Finance: Grootboek, Boeken, Invoeren boekingen, 'betreffende dagboektype']. Wanneer u gekozen heeft voor een bepaald dagboektype zijn er twee mogelijkheden:

• U komt direct in het boekingsscherm.
• U komt in een zoekscherm. Het zoekscherm wordt alleen getoond wanneer er reeds ingevoerde, onverwerkte boekingen zijn voor het betreffende dagboektype. Dit scherm functioneert zoals alle zoekschermen binnen Exact Financials. Wanneer u kiest voor de knop 'Nieuw' kunt u een nieuwe boeking aanmaken.

Welk dagboektype u selecteert is afhankelijk van de in te voeren boeking.

• Kas- of bankboekingen invoeren
• Inkoop-, of verkoopboekingen invoeren
• Memoriaalboekingen invoeren

Boekingen controleren

Voor u de ingevoerde boekingen gaat verwerken dient u de boekingen te controleren. Verzeker u ervan dat alle boekingen juist zijn, voordat u ze verwerkt. Een onjuiste verwerkte boeking is moeilijker te corrigeren. U kunt de boekingen controleren via het boekingsverslag.

Controleer de journaalposten en de factuurnummers (boekstuknummers). Verzeker u ervan dat u de juiste bedragen op de toepasselijke grootboekrekeningen hebt geboekt. Het totaal dat op de vaste tegenrekening van ieder dagboek is geboekt, wordt onderaan het verslag weergegeven.

Boekingen corrigeren/ verwijderen

Wanneer u tijdens de controle ontdekt dat er foutieve boekingen zijn gemaakt, kunt u deze boekingen corrigeren of verwijderen. Afhankelijk van de soort fout die is gemaakt kunt u het volgende doen:

• U wilt een boekingsregel wijzigen. Wanneer u bijvoorbeeld een verkeerde kostenplaats heeft gekoppeld, de omschrijving wilt wijzigen, of het bedrag wilt aanpassen kunt u de betreffende boeking heropenen via [Finance: Grootboek, Boeken, Invoeren boekingen]. U selecteert het betreffende dagboektype en u ziet alle reeds ingevoerde boekingen voor dit dagboektype. Met behulp van de selectievelden bovenin het scherm kunt u de foutieve boeking gemakkelijk opzoeken. Selecteer de betreffende boeking en kies voor 'Openen'. De boeking wordt geopend en u kunt de wijziging(en) doorvoeren. Bewaar de boeking om de wijzigingen op te slaan.
• U wilt het boekjaar of de periode wijzigen. Wanneer u een boeking per ongeluk in de verkeerde periode, of het verkeerde boekjaar heeft ingevoerd kunt u dit corrigeren via [Finance: Grootboek, Boeken, Wijzigen boekingsperiode].
• U wilt een boeking verwijderen. Om dubbele boekingen en boekingen die in het verkeerde dagboek zijn ingevoerd, te verwijderen gaat u naar [Finance: Grootboek, Boeken, Verwijderen boekingen].

Boekingen verwerken

Wanneer u er zeker van bent dat alle boekingen juist zijn, kunt u ze verwerken. Dit houdt in dat de journaalposten definitief worden gemaakt en niet meer kunnen worden gewijzigd. Eventueel kunt u eerst een proefverwerking uitvoeren. Verwerken van boekingen doet via [Finance: Grootboek, Verwerken, Verwerken boekingen]. Verwerkte boekingen worden in de historie geplaatst en kunnen altijd worden geraadpleegd middels verschillende overzichten, zoals het overzicht grootboekmutaties. Afhankelijk van de instelling 'Verwerkingsverslag direct afdrukken' in de financiële instellingen wordt er na afloop van de verwerking een verslag afgedrukt. Omdat de verwerkte boekingen in de historie worden opgeslagen kunt u achteraf altijd nog een verwerkingsverslag uitdraaien met behulp van [Finance: Grootboek, Verwerken, Verwerkingsverslagen achteraf].

Verwerken boekingen in meerdere administraties
Als u in Exact Financials met meerdere administraties werkt, bestaat de mogelijkheid boekingen uit diverse administraties tegelijkertijd te verwerken. Dit kan worden gedaan in [Finance: Grootboek, Verwerken, Verwerk: meerdere administraties].

Verwerkte boekingen corrigeren
Verwerkte journaalposten (mutaties) kunt u alleen corrigeren middels het invoeren van een tegenboeking.

• Moet de mutatie worden verwijderd, crediteer dan de gedebiteerde rekeningen en vice versa. Deze soort correctie heet een 'tegenboeking'. Iedere grootboekkaart waarvoor dit van toepassing is, bevat een debet- en een creditmutatie voor hetzelfde bedrag. De mutatie wordt hierdoor niet verwijderd.
• Is het bedrag van de mutatie onjuist, dan moet u het verschil tussen het oude en het nieuwe bedrag tegenboeken. Zorg ervoor dat u de bedragen correct invoert. Was het gedebiteerde bedrag bijvoorbeeld te hoog, dan moet u dezelfde rekening crediteren met het juiste verschilbedrag.
• Hebt u een bedrag geboekt op de verkeerde grootboekrekening, dan moet u een tegenboeking invoeren en vervolgens een nieuwe boeking aanmaken op de juiste rekening.
• Hebt u een bankafschrift geboekt in een onjuist bankboek, dan moet u een tegenboeking maken in het desbetreffende dagboek. Voer vervolgens een nieuwe boeking in, in het juiste dagboek. Dezelfde procedure moet worden gevolgd voor een boeking in het verkeerde kasboek.
• Is een boeking ingevoerd in het verkeerde inkoop- of verkoopboek, voer dan een tegenboeking in, in het desbetreffende dagboek. U moet het oorspronkelijke boekstuknummer gebruiken. Doet u dat niet, dan blijft de openstaande post staan nadat u de tegenboeking hebt gemaakt en verschijnt er een openstaande post met een negatief saldo.