Project Manual - Projectboekingen invoeren
Projectboekingen invoeren
Inleiding
Dit hoofdstuk beschrijft het proces van projectboekingen invoeren. Afhankelijk van de manier waarop u uw projectadministratie gebruikt, komen misschien niet alle typen boekingen voor. Uw projecten kunnen bijvoorbeeld alleen betrekking hebben op uren en artikelen, maar er wordt geen materieel gebruikt. Dit betekent dat u geen projectboekingen invoert voor materieel.
Procedure
Projectboekingen invoeren
Als een project eenmaal is gestart, wilt u de voor het project gemaakte kosten en de gerealiseerde opbrengsten registreren, zodat u deze gegevens in een later stadium kunt opvragen in een aantal gedetailleerde overzichten. U kunt deze gegevens ook toewijzen aan de betrokken projecten. Hierdoor blijft u op de hoogte van de in het project geïnvesteerde productiefactoren geld, materiaal en arbeid en welke beloning u daarvoor kunt verwachten. Kosten en opbrengsten worden geregistreerd door het invoeren van projectboekingen die bijvoorbeeld de tijd die uw werknemers besteed hebben aan een bepaald project (uitgesplitst naar werkzaamheden), de artikelen die voor een bepaald project zijn gebruikt of het materieel dat bij het uitvoeren van een project is gebruikt (bijvoorbeeld de productiemiddelen of de vervoermiddelen die gebruikt zijn om werknemers naar de werkplek te brengen) weergeven. In Exact Project kunnen projectboekingen in de volgende typen worden onderverdeeld:
- Werknemerboekingen
- Artikelboekingen
- Materieelboekingen
- Directe boekingen
- Gekoppelde boekingen
Deze onderverdeling kan worden vergeleken met de dagboeken in het grootboek, die worden gebruikt om verkoop-, inkoop-, kas- en banktransacties onder te verdelen. Door accurate boekingen in te voeren voor de diverse kostensoorten krijgt u een duidelijk overzicht van de voor het project gemaakte kosten en hoe deze zijn opgebouwd. Tegelijkertijd weet u welke kosten aan uw klanten kunnen worden doorberekend.
- Voor elk type projectboeking is een menupad.
Elke projectboeking bestaat uit een kopregel en ten minste één boekingsregel. De kopregel bevat algemene informatie over bijvoorbeeld de werknemer, het volgnummer en het boekstuknummer. De boekingsregels bevatten de daadwerkelijke mutaties. Daarom heeft elke boekingsregel een eigen volgnummer. U kunt een project en een kostensoort kiezen bij 'Artikelkosten' en 'Directe kosten' voor elke boekingsregel. Bij 'Werknemerkosten' kiest u naast een project, een uursoort of een activiteit en bij 'Materieelkosten' kiest u naast een project een eenheid of een activiteit. Bij de laatste twee kiest u een activiteit als u met de 'Planningkosten' bezig bent. Door het gebruik van volgnummers, kunt u één boeking aan verscheidene projecten en kostensoorten toekennen.
Werknemerboekingen invoeren
U kunt de tijd invoeren die door uw werknemers besteed zijn aan een bepaald project door werknemerboekingen in te voeren. U kunt deze boekingen op bijvoorbeeld dagelijkse of wekelijkse basis invoeren. De tijd kan door één persoon worden ingevoerd (op basis van de tijdbriefjes (bijvoorbeeld urenbriefjes) die door uw werknemers zijn ingeleverd) of de werknemers kunnen zelf hun tijd invoeren (in dat geval zijn de urenbriefjes overbodig). Op deze manier worden alle werknemerboekingen in categorieën ondergebracht.
Als u uw werknemers zelf hun uren laat boeken, kunt u ervoor kiezen gebruik te maken van restricties. Met restricties is het mogelijk om verkeerde combinaties, bijvoorbeeld van project en werknemer, te voorkomen. Door het aanleggen van restricties is het mogelijk om de werknemer bij het boeken van uren op projecten alleen die projecten te laten zien waar hij bij betrokken is. Op deze manier kan hij geen uren en dus geen kosten boeken op de verkeerde projecten. Dit zal uw projectadministratie optimaliseren. Voor Exact Project zijn de volgende restricties mogelijk:
- Project - Werknemer
- Project - Uursoort
- Werknemer - Project
- Werknemer - Uursoort
- Uursoort - Werknemer
- Uursoort - Project
U kunt restricties aanmaken in het Systeem menu onder [Management, Applicatie, Restrictietabellen]. Voor meer informatie zie de Systeem handleiding.
Kosten en opbrengsten worden berekend met het door u gekozen tarief. De volgorde van de prioriteit voor tarieven wordt beïnvloed door uw pakketinstellingen. Zie .
Gebruik de volgende functies om werknemerboekingen in te voeren:
- [ Projecten, Boeken, Invoeren boekingen, Werknemer-planningkosten ]
Om werknemerboekingen in te voeren op basis van de planning van de werknemer en de activiteiten die u voor een werknemer hebt ingevoerd met [Projecten, Projectplanning, Onderhoud]. U kunt activiteiten kiezen.
- [ Projecten, Boeken, Invoeren boekingen, Werknemerkosten ]
Om werknemerboekingen direct in te voeren op de uursoorten.
- [ Projecten, Boeken, Invoeren boekingen, Werknemerweekstaat ]
Om werknemerboekingen overzichtelijk per week in te voeren.
- Aangezien de eerste twee functies grotendeels hetzelfde zijn, worden alleen [Projecten, boeken, werknemer-planningkosten] en [Projecten, Boeken, Invoeren boekingen, Werknemerweekstaat] beschreven. Voor de andere functie worden alleen de aanvullende velden beschreven. Ook van de functies in de volgende vier paragrafen worden alleen de aanvullende velden beschreven.
Artikelboekingen invoeren
U kunt de artikelen die in een project gebruikt worden, invoeren door artikelboekingen in te voeren. Dit kan voor grondstoffen, halffabrikaten of afgewerkte artikelen zijn. Het brondocument voor de artikelen die uit het magazijn zijn uitgeleverd, is de uitgiftebon. Artikelboekingen worden gemaakt door het invoeren van een of diverse artikelen uit het artikelstambestand en door het kiezen van een kostensoort van het type 'Artikel'. Het mutatiebedrag voor kosten wordt berekend op basis van de inkoopprijs van het artikel. De opbrengsten worden berekend op basis van de verkoopprijs van het artikel.
Gebruik de volgende functie om een artikelboeking in te voeren:
Materieelboekingen invoeren
U kunt materieelboekingen invoeren om de kosten van het gebruik van productiemiddelen, of om de opbrengsten van de productie te registreren. U kunt de kosten of opbrengsten registreren door het aantal geproduceerde eenheden in te voeren. Het gebruikte materieel kan een auto zijn. De geproduceerde eenheden zijn dan het aantal afgelegde kilometers. Door zowel het interne als het externe tarief te koppelen aan deze eenheden in [Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Eenheden en kostensoorten], kunt u de mutatiebedragen voor kosten en opbrengsten berekenen.
Gebruik de volgende functies om materieelboekingen in te voeren:
Directe boekingen invoeren
U kunt directe boekingen invoeren om de kosten die u in directe relatie tot een project gemaakt hebt of de opbrengsten die door een project worden gegenereerd te registreren. Dit kan betrekking hebben op inkopen of geleverde diensten door derden voor een bepaald project. Alle mutaties die niet behoren tot het type werknemer, artikel of materieel kunnen worden ingevoerd door het daadwerkelijke bedrag in te voeren in de directe boekingen. Er zijn twee methoden om kosten of opbrengsten van dit type in te voeren, afhankelijk van de projectadministratie die u gebruikt:
- Als u Exact Project als een standalone systeem gebruikt, dient u [Projecten, Boeken, Invoeren boekingen, Directe kosten] te gebruiken of [Projecten, Boeken, Invoeren boekingen, Directe opbrengsten].
- Als u Exact Project als een subadministratie van Exact Finance gebruikt, voert u directe boekingen alleen in door gekoppelde boekingen te genereren in Exact Finance. Deze boekingen dienen vervolgens gejournaliseerd te worden met [Management, Journaliseren projecten, Vrijvallen projecten]. De ingevoerde bedragen worden van een balansrekening overgeboekt naar uw resultatenrekening.
Gebruik de volgende functies om directe boekingen in te voeren:
Gekoppelde boekingen invoeren
Als u andere Exact-pakketten hebt, kunnen de boekingen die ingevoerd worden in deze pakketten, worden doorgesluisd naar Exact Project, vooropgesteld dat aan een aantal voorwaarden wordt voldaan.
Normaliter hebt u ten minste een financiële administratie naast uw projectadministratie tenzij u met een standalone-projectadministratie werkt. U gebruikt misschien een afzonderlijk systeem om orders in te voeren, een factureringssysteem en een systeem om uw voorraad bij te houden. In elk van deze systemen kunt u informatie invoeren die tevens relevant is voor uw projectadministratie. Als u gebeurtenissen invoert in een van deze systemen die invloed hebben op de kosten en/of opbrengsten van uw projecten, kunt u deze ook afzonderlijk in uw projectadministratie invoeren. Een efficiëntere werkwijze waarbij minder fouten zullen optreden, is om een kopie van elk aan een project gerelateerd feit op te nemen in uw projectadministratie. U kunt dit alleen doen als u uw projectadministratie als financiële database of als subadministratie gebruikt.
Met andere woorden, u kunt de gegevens die u in de andere pakketten invoert, doorsluizen door de projectgegevens in te voeren. Vervolgens wordt er een gekoppelde boeking gegenereerd.
U kunt de gegevens die zowel betrekking hebben op Exact Project als op een andere Exact-module op de volgende manieren invoeren:
- Als een directe boeking in Exact Project:
U voert de gegevens direct in Exact Project in.
- Als een gekoppelde boeking vanuit een andere Exact-module
U voert de gegevens in een andere Exact-module in en sluist deze door naar Exact Project als de gegevens invloed hebben op de kosten en/of opbrengsten van uw projecten.
- Directe boekingen kunnen niet naar andere Exact-pakketten worden doorgesluisd. In de meeste organisaties is het daarom aan te raden om directe boekingen in te voeren als u Exact Project als een standalone-projectadministratie gebruikt.
Beide boekingen gebruiken dezelfde soort informatie. Of u directe boekingen invoert of gekoppelde boekingen genereert, hangt af van de mate waarin u gegevens wilt uitwisselen tussen de verschillende administratiesystemen. Gekoppelde boekingen besparen u een aanzienlijke hoeveelheid tijd en moeite en zorgen voor grotere consistentie in uw administratiesystemen. Als u zo efficiënt mogelijk te werk wilt gaan, dient u:
Afhankelijk van de soort gebeurtenis en de pakketten waarover u beschikt, kunt u het volgende systeem gebruiken om project gerelateerde gegevens vast te leggen:
Financiële administratie
Goederen of diensten die u voor een project bij derden bestelt, facturen die betrekking hebben op een project en aan projecten gerelateerde inkomsten of uitgaven per kas of per bank kunt u hierin registreren. U kunt een kopie van de bijbehorende projectkosten of -opbrengsten in uw projectadministratie opnemen.
Met de functies in het submenu [ Grootboek, Boeken, Invoeren boekingen ] in het Finance menu kunt u projectgegevens invoeren en gekoppelde financiële boekingen genereren in Exact Project. U kunt gekoppelde boekingen genereren als aan de volgende voorwaarde is voldaan:
- De grootboekrekening waarop u een bedrag boekt, dient als projectrekening gedefinieerd te zijn. Activeer de financiële instelling 'Projectrekening' in [Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Grootboekrekeningen] in het Finance menu. 'Project' van Finance in [Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen] tabblad 'Verwerken' moet op {Facultatief} of op {Verplicht} staan.
Nadat gekoppelde boekingen zijn aangemaakt, kunt u:
- De gekoppelde boekingen opvragen en controleren in Exact Project.
- De gekoppelde boekingen wijzigen in Exact Finance.
Met de functies in het submenu [ Processen, Verkoopfacturen, Invoeren verkoopfacturen ] in het Sales menu kunt u projectgegevens invoeren en gekoppelde boekingen genereren in Exact Project. U kunt gekoppelde boekingen genereren als aan de volgende voorwaarde is voldaan:
- De grootboekrekening die u voor een factuur gebruikt, is als projectrekening gedefinieerd. Activeer de financiële instelling 'Projectrekening' in [Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Grootboekrekeningen] in het Finance menu.
- In [Bestand, Administratie instellingen, Algemene verkoopinstellingen] moet op het tabblad 'Factuur' bij 'Projectkoppeling' 'Altijd een projectkoppeling' of 'Optionele projectkoppeling' gekozen zijn.
Nadat gekoppelde boekingen zijn aangemaakt, kunt u:
- De gekoppelde boekingen opvragen en controleren in Exact Project.
- De gekoppelde boekingen wijzigen in Exact Sales met [Processen, Verkoopfacturen, Invoeren verkoopfacturen ].
Meest gestelde vragen
- Ik heb per ongeluk een verkeerd boekstuknummer gebruikt en nu beginnen alle volgende boekingen vanaf dit boekstuknummer. Wat moet ik nu doen?
U kunt het boekstuknummer voor werknemerkosten, materieelkosten, artikelkosten en directe kosten wijzigen in [Bestand, Administratie instellingen, Projectinstellingen] op het tabblad 'Boeken'.
- Als ik een kostensoort kies, zie ik niet alle kostensoorten. Waarom is dit?
Als u bijvoorbeeld artikelboekingen invoert, worden alleen kostensoorten van het type {Artikel} of {Geen} getoond. Dit wordt gedaan om te voorkomen dat artikelboekingen onder de verkeerde kostensoorten worden ingevoerd.
Project Manual > Inhoud > Projectboekingen invoeren
| Main Category: |
Support Product Know How |
Document Type: |
Online help main |
| Category: |
On-line help files |
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
General |
Document ID: |
06.845.007 |
| Assortment: |
Exact Financials (v3)
|
Date: |
12-02-2008 |
| Release: |
|
Attachment: |
|
| Disclaimer |