Voor het voeren van een correcte administratie zijn uw administratiegegevens van groot belang. De instellingen voor administratiegegevens [Systeem, Algemeen, Instellingen, Administratie-instellingen] bepalen onder andere uw adres en een aantal belangrijke fiscale nummers. Het adres dat u opgeeft wordt standaard afgedrukt als afzenderadres. Uw fiscale nummers worden gebruikt voor uw belastingaangiftes. De instellingen die u hier ziet, zijn afhankelijk van de samenstelling van uw licentie.
U beschikt over de volgende secties:
Dit is het nummer van uw administratie. Dit nummer heeft u opgegeven bij het aanmaken van deze administratie en staat daarna vast, het is niet te wijzigen. Voordat u een nieuw nummer aanmaakt is het handig te overleggen met uw accountant. Het kan zijn dat er een bepaald nummer aan uw administratie wordt toegekend.
In dit veld dient de relatiecode van de divisie (uw eigen relatienummer) te worden ingevuld. Deze relatie wordt als debiteur/crediteur gebruikt wanneer u bij het invoeren van betalingen en ontvangsten een interbancaire boeking invoert, of wanneer u in het memoriaal een bedrag van de ene naar de andere bank overboekt. Daarnaast kan het factuuradres van deze relatie als factuuradres aan de magazijnen worden gekoppeld.
Hier dient u de naam van uw bedrijf op te geven. Deze naam wordt gebruikt bij het afdrukken van overzichten en kunt u toevoegen op de verschillende lay-outs. Op het moment dat de bedrijfsnaam is gewijzigd, wordt deze wijzigingen opgenomen in het XML bestand van de eerstvolgende Incassorun.
Hier kunt u de adresgegevens van uw bedrijf opgeven. Deze kunt u toevoegen op de verschillende lay-outs.
Hier kunt u de postcode van uw bedrijf opgeven. Deze kunt u toevoegen op de verschillende lay-outs.
Hier kunt u de vestigingsplaats van uw bedrijf opgeven. Deze kunt u toevoegen op de verschillende lay-outs.
Hier kunt u de staat of provincie van uw bedrijf opgeven. Deze kunt u toevoegen op de verschillende lay-outs.
Hier kunt u de landcode van het land van uw bedrijf opgeven. Deze kunt u toevoegen op de verschillende lay-outs.
In deze velden kunt u het telefoonnummer, faxnummer, Telex en web-adres van uw bedrijf opgeven. Deze kunt u toevoegen op de verschillende lay-outs.
De contactpersoon die u hier opgeeft wordt standaard afgedrukt als contactpersoon voor uw organisatie op onder andere facturen, etc.
Hier kunt u uw btw-nummer opgeven. Dit wordt gebruikt bij uw btw-aangifte. Om de aangifte correct te kunnen aanleveren is het van belang dat uw btw-nummer correct is gevuld. Een Nederlands btw-nummer dient uit 14 tekens te bestaan. De opbouw bestaat uit de landcode gevolgd door 12 karakters (9 cijfers, een B en 2 cijfers). De 10e positie na de landcode is altijd een 'B' (bijvoorbeeld: NL802511612B01 / (NL001234567B01). Indien het nummer na de landcode korter is dan 9 cijfers dan dient u deze op te vullen met nullen na de landcode. Verder dient het BTW-nummer geen spaties, punten, streepjes of andere tekens te bevatten.
Hier kunt u uw OB-nummer opgeven. Dit nummer wordt gebruikt bij de communicatie met de Belastingdienst. Het ondersteunde formaat voor het OB-nummer veld is “XXXXXXXXXBXX” en wordt gevalideerd door middel van het Elfproef-algoritme.
Dit is het nummer van uw organisatie dat wordt gebruikt bij de aangiften voor Loonbelasting. Een loonheffingennummer bestaat uit een reeks cijfers gevolgd door een letter en 2 cijfers. Bijvoorbeeld '123456782L23'. Bij het opslaan van de administratie-instellingen wordt gecontroleerd of de cijfers (voor de letter) voldoen aan de elfproef. Als dit niet het geval is wordt dit veld rood en wordt de melding "Het loonheffingennummer is niet geldig" getoond wanneer u de muis over het veld beweegt.
Hier kunt u het BTW-nummer van de fiscale eenheid opgeven. Dit BTW-nummer is van toepassing voor het uitvoeren van de ICP-aangifte. Het BTW-nummer dat u hier invult wordt voorgesteld bij het aanmaken van een nieuwe Elektronische ICP aangifte, en wordt opgenomen bij het afdrukken van een traditionele ICP-aangifte als 'BTW-Identificatienummer'.
Wanneer u de optie 'Gebruik BTW-nummer fiscale eenheid voor de BTW-aangifte' aanvinkt wordt dit nummer tevens gebruikt in de elektronische BTW-aangifte, traditionele BTW-aangifte en de INTRASTAT-aangifte.
Er zijn bedrijven die een fiscale eenheid vormen. De belastingdienst beschouwt deze groep bedrijven dan als één enkele entiteit, met één BTW-nummer. Het BTW-nummer fiscale eenheid. Deze instelling is van toepassing op verschillende aangiften:
Deze instelling is tevens van toepassing op hoe de betalingsreferentie van de btw-termijnen wordt opgebouwd. Wanneer deze instelling is uitgevinkt, wordt de betalingsreferentie aangemaakt op basis van het 'BTW-nummer'. Wanneer de instelling is aangevinkt, wordt de betalingsreferentie aangemaakt op basis van het 'BTW-nummer fiscale eenheid'. Dit heeft alleen betrekking op nieuwe btw-termijnen die worden aangemaakt na het aan/uitvinken van deze optie. Het heeft geen invloed op btw-termijnen die reeds zijn aangemaakt. Hoe de betalingsreferentie is opgebouwd is afhankelijk van de aangifte periode en van de instelling 'Gebruik BTW-nummer fiscale eenheid voor de BTW-aangifte'. Hieronder wordt uitgelegd op basis waarvan deze betalingsreferentie wordt gemaakt:
Voorbeeld:
BTW-nummer: NL802511612B01 BTW-nummer fiscale eenheid: NL007902736B01
Wanneer de instelling 'Gebruik BTW-nummer fiscale eenheid voor de BTW-aangifte' is aangevinkt is de betalingsreferentie bijvoorbeeld: 6007902731301020 Wanneer de instelling 'Gebruik BTW-nummer fiscale eenheid voor de BTW-aangifte' is uitgevinkt is de betalingsreferentie bijvoorbeeld: 6802511611301020
Hier kunt u het standaardbankrekeningnummer opgeven van uw bedrijf. Dit bankrekeningnummer wordt ingevuld in uw betalingstermijnen als u in uw betalingsconditie geen eigen bankrekening heeft gekoppeld. Anders wordt die rekening gevuld in uw betalingstermijnen. Wanneer u beschikt over de bankmodule kunt u hier een bankrekening selecteren, indien er nog geen bankrekening is aangemaakt dient u deze aan te maken voordat u deze kunt koppelen. Wanneer u niet over de bankmodule beschikt dient u hier uw bankrekening nummer invullen zonder deze eerst aan te maken.
Hier geeft u het nummer op waarmee uw bedrijf is geregistreerd bij de kamer van koophandel.
De plaats waar u bent ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
De velden in deze sectie zijn van toepassing voor het verzenden en ontvangen van facturen via het PEPPOL netwerk (Elektronisch factureren service), het elektronisch factureren via de digitale brievenbus, en de automatische uitwisseling van bankbestanden met de Rabobank.
Geef de bedrijfsnaam op. Deze bedrijfsnaam wordt gebruikt voor de registratie van het Exact Shared Cloud Services (ESCS) account en de Elektronisch factureren service.
Opmerkingen:
Geef het e-mailadres op. Dit e-mailadres wordt gebruikt voor de registratie van het Exact Shared Cloud Services (ESCS) account en de Elektronisch factureren service.
Geef het btw-nummer op. Dit btw-nummer wordt gebruikt voor de registratie van het Exact Shared Cloud Services (ESCS) account en de Elektronisch factureren service.
Geef het KvK-nummer op. Dit nummer wordt gebruikt voor de registratie van het Exact Shared Cloud Services (ESCS) account en de Elektronisch factureren service.
Geef het bankrekeningnummer op. Dit nummer wordt gebruikt voor de registratie van het Exact Shared Cloud Services (ESCS) account en de Elektronisch factureren service.
Opmerking: De bedrijfsnaam moet overeenkomen met de tenaamstelling van de opgegeven bankrekening.
Wanneer een reeds een digitaal brievenbus account heeft, maar nog geen ESCS account, kunt u hiermee uw digitale brievenbus account bijwerken met de gegevens die nodig zijn voor een ESCS account. Wanneer het succesvol is bijgewerkt wordt de melding "Met succes afgehandeld" getoond. U dient hierna weer de verificatiegegevens te fiatteren door op ESCS verificatiegegevens fiatteren te klikken.
Deze optie is alleen zichtbaar wanneer u nog geen ESCS account heeft aangemaakt, en er een groen vinkje staat bij Fiattering status. Verder is deze optie alleen actief wanneer in de sectie Exact Shared Cloud Services de velden Bedrijfsnaam, E-mail, BTW-nummer, Nummer kamer v. koophandel en Rekeningnummer bank zijn gevuld.
Dit pictogram is alleen actief wanneer er nog geen digitale brievenbus is ingevoerd. Met deze knop wordt de webbrowser gestart en hierin wordt een pagina geopend waarin u een digitale brievenbus kunt aanvragen voor de automatische uitwisseling van bankbestanden met de Rabobank en/of het elektronisch factureren via de digitale brievenbus, of een Exact Shared Cloud Services (ESCS) account account voor het verzenden en ontvangen van facturen via het PEPPOL netwerk.
Via dit pictogram kunt u de verificatiegegevens fiatteren. Wanneer u op dit pictogram klikt wordt een scherm geopend waarin u de gebruikersnaam en het wachtwoord kunt opgeven.
Afhankelijk van uw situatie betreft dit het volgende:
Hier wordt de status van de verificatie getoond. Wanneer de gegevens niet (succesvol) zijn geverifieerd staat hier een X. Wanneer de gegevens succesvol zijn geverifieerd staat hier een vinkje. U kunt de gegevens verifiëren via het pictogram ESCS verificatiegegevens fiatteren hierboven.
Hiermee kunt u zich aanmelden als deelnemer voor elektronisch factureren via PEPPOL. Voor meer informatie, zie het verzenden en ontvangen van facturen via het PEPPOL netwerk. Wanneer u zich reeds als deelnemer heeft aangemeld voor het elektronisch factureren via PEPPOL kunt u hiermee uw registratie beheren. Bij het versturen van elektronische facturen wordt er in Exact Shared Cloud Services gecontroleerd of de verzender een abonnement voor PEPPOL heeft, om ervoor te zorgen dat er alleen gevalideerde facturen worden verzonden naar het PEPPOL netwerk. Bij de registratie heeft u reeds een bankrekeningnummer opgegeven, maar het versturen van facturen kan het het geval zijn dat u meerdere bankrekeningen gebruikt. Zo kan het bijvoorbeeld het geval zijn dat bepaalde debiteuren dienen te betalen op bankrekening A, terwijl andere debiteuren dienen te betalen op bankrekening B. Om er voor te zorgen dat deze bankrekeningen bekend zijn dient u deze te registreren in uw abonnement. Dit kunt u doen door op dit pictogram te klikken. Hiermee opent u het abonnementsbeheer waar u de extra bankrekeningen kunt bekijken en toevoegen.
Opmerking: Dit pictogram is pas actief nadat u een Exact Shared Cloud Services account heeft aangemaakt en de verificatiegegevens heeft gefiatteerd.
Nadat u een digitale brievenbus heeft aangevraagd ontvangt u een e-mail met daarin de gebruikersnaam en wachtwoord voor uw digitale brievenbus. In dit veld vult u het adres van uw digitale brievenbus in.
Nadat u de digitale brievenbus heeft ingevuld en de verificatiegegevens heeft gefiatteerd, worden bij het opslaan meteen de grootboekinstellingen geopend waar u het 'Inkoopboek (Elektronisch factureren)' kunt opgeven.
Deze optie is alleen actief wanneer de digitale brievenbus heeft ingevuld en de verificatiegegevens heeft gefiatteerd. Met deze optie geeft u aan dat u wilt werken met het automatisch uitwisselen van bankbestanden met de Rabobank. Wanneer u deze optie aanvinkt en vervolgens de instellingen bewaart wordt er verbinding gemaakt met de digitale brievenbus. Wanneer er geen verbinding kan worden gemaakt doordat bijvoorbeeld een onjuiste digitale brievenbus is gevuld wordt een melding getoond dat de toegang is geweigerd. Op het moment dat er verbinding kan worden gemaakt worden de in uw administratie aanwezige betaalmiddelen vergeleken met de betaalmiddelen in de digitale brievenbus. Tevens worden de betaalmiddelen gerepliceerd. Bij dit repliceren haalt Exact Globe Next de bankkoppelingen op en toont deze bij het onderhoud van het betaalmiddel op het tabblad 'Instellingen' in de sectie 'Integratie elektronisch bankieren'.
Dit betreft algemene formaten die zijn ontwikkeld door overheden/instanties. Exact Globe Next biedt de mogelijkheid om met deze formaten te werken, maar heeft verder geen invloed op het formaat zelf. Meer informatie over deze formaten kunt u vinden op Internet of bij de betreffende instanties.
Indien u de te versturen gegevens digitaal wenst te ondertekenen kunt u gebruik maken van een digitaal certificaat. Hier kunt u het digitaal certificaat (PFX-bestand) selecteren van uw harde schijf. De verwijzing naar het bestand op uw harde schijf wordt dan opgeslagen. Bij het elektronisch verzenden van de facturen en bij het via e-mail versturen van een factuur met de optie 'eFactuur' aangevinkt, worden deze dan digitaal ondertekend middels het hier gekoppelde certificaat. Het gebruik van een digitaal certificaat is niet verplicht. U kunt ook elektronisch facturen verzenden zonder een digitaal certificaat op te geven. U kunt het certificaat niet aanvragen via Exact, maar dit dient u aan te vragen bij derden.
Wanneer u gebruik maakt van een digitaal certificaat voor 'UBL/fInvoice' dient u hier het bijbehorende wachtwoord op te geven. Het wachtwoord is hoofdlettergevoelig.
eFactura is een XML formaat dat wordt gebruikt voor elektronische gegevens uitwisseling en is van toepassing op Spaanse debiteuren. Wanneer u bij het e-mailen van facturen of creditfacturen de optie 'eFactuur als bijlage' aanvinkt wordt er een eFactura bestand meegestuurd naar de Spaanse debiteuren. Het eFactura bestand dient digitaal ondertekend te zijn. De digitale handtekening kunt u hier koppelen.
Wanneer u hier gebruikt van maakt dient u dit digitale certificaat op iedere machine (waarmee u facturen verstuurt naar Spaanse debiteuren) in de Cert Store te importeren. Dit kunt u uitvoeren door op het explorer icoon achter dit veld te klikken.
Daarnaast dient u op iedere machine (waarmee u facturen verstuurt naar Spaanse debiteuren) Java runtime te installeren. Wanneer u dat niet doet wordt het eFactura bestand zonder digitale handtekening verstuurd.
Klik hier om het logboek te bekijken. In het logboek vindt u een overzicht van de instellingen die zijn gewijzigd.
Klik hier om de instellingen op te slaan.
Klik hier om dit scherm te sluiten.