Stappenplan inrichten Rabo BoekhoudKoppeling

In dit stappenplan wordt uitgelegd hoe je de Rabobank koppeling kunt inrichten. Voordat je de koppeling kunt aanmaken dien je ervoor te zorgen dat het IBAN en de BIC code van het betaalmiddel ingevuld zijn. Verder dien je er rekening mee te houden dat het IBAN en de BIC code van het betaalmiddel  niet kunnen worden gewijzigd nadat je de bankkoppeling hebt aangelegd. Wanneer deze na het synchroniseren worden gewijzigd faalt de validatie en is de automatische uitwisseling niet mogelijk. Voor meer informatie, zie Het automatisch uitwisselen van bankbestanden met de Rabobank.

De Rabo BoekhoudKoppeling is beschikbaar voor betaalrekeningen en spaarrekeningen.     

Alles uitklappen | Alles inklappen
 

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 

Opmerkingen:

• Dit pictogram is pas actief nadat je in de sectie Exact Shared Cloud Services de velden Bedrijfsnaam, E-mail, BTW-nummer, Nummer kamer v. koophandel, en Rekeningnummer bank hebt gedefinieerd
• Wanneer de verificatiegegevens reeds zijn geverifieerd (er staat een vinkje bij Fiattering status) is dit pictogram niet actief

Nadat je een digitale brievenbus hebt aangevraagd dien je de gegevens van jouw digitale brievenbus in de administratie in te vullen. In de administratie-instellingen [Compact, Systeem, Instellingen, Administratie-instellingen] dien je deze gegevens te vullen.

Bij het veld Digitale brievenbus vul je de naam van jouw digitale brievenbus in. Je vult hier dus NIET het adres 'AutomaticExchange@Rabobank.nl' in. Vervolgens dien je de verificatiegegevens te fiatteren. Dit kun je doen bij het pictogram ESCS verificatiegegevens fiatteren' in de administratie-instellingen.

Om gebruik te maken van het automatisch uitwisselen van bankbestanden met de Rabobank is het van belang dat je in de administratie-instellingen de optie Elektronisch bankieren via de digitale postbus aanvinkt.  

Wanneer je de administratie-instellingen bewaart, worden meteen de grootboekinstellingen geopend waar je in verband met de functionaliteit voor het elektronisch factureren het Inkoopboek (Elektronisch factureren) kunt opgeven. Hier kun je een inkoopdagboek koppelen dat wordt gebruikt bij het omzetten van de ontvangen elektronische facturen in inkoopboekingen. Wanneer je reeds een digitale brievenbus hebt aangevraagd voor het Elektronisch factureren en deze in de administratie-instellingen heeft opgegeven is ook het inkoopdagboek reeds gekoppeld. In dat geval worden de grootboekinstellingen niet geopend, en is het ook niet meer nodig om hier nogmaals het inkoopdagboek te koppelen.

Daarnaast kan het afhankelijk van jouw situatie en licentiesamenstelling voorkomen dat het verplicht is om andere velden in de instellingen te vullen. Bepaalde instellingen zijn verplicht om in te vullen voor een correcte werking van Exact Compact. Wanneer je bij het bewaren van de instellingen de melding "Corrigeer de rood gemarkeerde velden" krijgt, is het aan te raden om de verschillende instellingen te openen en te controleren op rode velden. De rode velden dien je dan in te vullen.

Tevens wordt bij het bewaren een replicatie uitgevoerd voor de betaalmiddelen die reeds aanwezig zijn in Exact Compact. Exact Compact vergelijkt en repliceert de betaalmiddelen met de betaalmiddelen in de digitale brievenbus. Dit is een automatisch proces en wordt uitgevoerd bij het bewaren van deze instellingen. Bij dit repliceren haalt Exact Compact de bankkoppelingen op.

Aan jouw betaalmiddelen dien je een crediteur te koppelen. Aan de betaalmiddelen voor de Rabobank is dan ook een Rabobankcrediteur gekoppeld. Om gebruik te kunnen maken van het automatisch uitwisselen van bankbestanden met de Rabobank is het van belang dat er bij die crediteur een digitale brievenbus is gekoppeld.

Eerst controleer je welke crediteur aan jouw Rabobank betaalmiddel is gekoppeld. Hiervoor open je het onderhoud van het betaalmiddel [Compact, Betaalmiddelen, Onderhouden] en controleert op het tabblad Basis welke crediteur er is gevuld bij het veld Crediteur.  

Vervolgens klik je op het Open pictogram achter het veld Crediteur om het onderhoud van die crediteur te openen. Bij het onderhoud van die crediteur koppel je bij het veld Digitale brievenbus op het tabblad Basis het adres 'AutomaticExchange@Rabobank.nl'.

Bewaar de wijzigingen in het scherm van de crediteur en sluit het scherm om terug te keren naar het onderhoud van het betaalmiddel. 

Om gegevens te kunnen uitwisselen tussen Exact Compact+ en de Rabobank dien je aan te geven welke gegevens voor welke bankrekeningen je wilt uitwisselen. Hiervoor dien je een koppeling aan te maken via de website van de Rabobank.

1. Ga in de administratie naar menupad Systeem > Algemeen > Instellingen > Administratie-instellingen en controleer bij het veld Digitale brievenbus in de sectie Exact Shared Cloud Services wat het adres van de digitale brievenbus is.
2. Ga vervolgens naar https://start.exactonline.nl/ en log in met de gegevens van de digitale brievenbus. Deze website wordt gebruikt om jouw digitale brievenbus van Exact Compact+ te beheren. Het is aan te raden om deze stappen in een actuele webbrowser zoals Microsoft Edge, Google Chrome, of Mozilla Firefox uit te voeren.
   Ben je het wachtwoord van het digitale brievenbus adres vergeten, klik dan op deze link om het wachtwoord te resetten.
3. Wanneer je het wachtwoord hebt gereset dien je vervolgens de verificatiegegevens in Exact Compact+ opnieuw te verifiëren. Wanneer je het wachtwoord niet hebt moeten resetten kun je deze stap overslaan en meteen verder gaan met de volgende stap.
4. Zorg ervoor dat de gegevens van het Exact Shared Cloud Services zijn bijgewerkt. Het is hiervoor van belang dat de velden Bedrijfsnaam, E-mail, BTW-nummer, Nummer kamer v. koophandel, en Rekeningnummer bank in menupad Systeem > Algemeen > Instellingen > Administratie-instellingen correct zijn gevuld. Klik vervolgens op het pictogram bij Bestaand account bijwerken naar een ESCS account in de sectie Exact Shared Cloud Services, en wacht tot de melding “Met succes afgehandeld” verschijnt. Wanneer het pictogram bij Bestaand account bijwerken naar een ESCS account niet actief is, maar de Bedrijfsnaam, E-mail, BTW-nummer, Nummer kamer v. koophandel, en Rekeningnummer bank zijn gevuld en er een groen vinkje staat bij Fiattering status, kun je deze stap overslaan.
5. Wanneer je bent ingelogd op https://start.exactonline.nl/ controleer je eerst of je bent ingelogd op de digitale brievenbus van de juiste administratie. Dit kun je doen door linksboven op de administratienaam te klikken. Selecteer indien nodig hier de juiste administratie. 
   
6. Vervolgens klik je in de sectie Bankkoppeling Rabobank op de link Een bankkoppeling aanmaken of onderhouden.
7. Op deze pagina worden in de sectie Bankrekeningen de bankrekeningen getoond die aanwezig zijn in de betreffende administratie.  
8. Klik in de sectie Bankrekeningen bij de betreffende bankrekening op Inschrijven.
9. Zorg ervoor dat je in de sectie Bankrekening de Rabo BoekhoudKoppeling selecteert als Type bankkoppeling.
10. Wanneer je al een bankkoppeling hebt aangemaakt zie je de link Geavanceerde opties weergeven staan. Hiermee kun je indien gewenst een toestemmingsgroep aanmaken. Wanneer je dat niet doet, wordt voor iedere bankkoppeling een aparte toestemming aangemaakt. Voor meer informatie, zie Hoe beheer ik toestemmingen als ik meerdere bankkoppelingen heb met meerdere Rabobank-rekeningen?.
11. In de sectie Mogelijkheden bankkoppeling selecteer je of je transacties, betalingen, en/of  incasso's wilt kunnen uitwisselen met de Rabobank.
12. Klik vervolgens op Bank toegang geven om in te loggen op de Rabobank omgeving en de koppeling te bevestigen.
    In het overzicht is nu bij de bankrekening te zien welke diensten voor deze bankrekening zijn ingeschakeld.
    In Exact Compact+ bij onderhoud betaalmiddel op het tabblad Instellingen in de sectie Integratie elektronisch bankieren zie je bij Transacties, Betalingen, en Incasso een groen vinkje staan voor de diensten die zijn ingeschakeld.
13. Vervolgens dien je nog een extra controle uit te voeren. Ga hiervoor naar Cash Flow > Betaalmiddelen > Onderhouden, en voeg hier de kolom Bankrekening.Synchronization code toe. Controleer welk nummer er in deze kolom staat voor de betreffende bankrekening. Als hier het IBAN rekeningnummer staat dan is het in orde. Als er een 6-cijferige code staat dan dien je onderstaande handelingen uit te voeren:
    
    1. Ga naar Systeem > Algemeen > Instellingen > Administratie-instellingen.
    2. Vink de instelling Gebruik elektronisch bankieren uit.
    3. Bewaar de instellingen en herstart de programmatuur.
    4. Ga naar Systeem > Algemeen > Instellingen > Administratie-instellingen.
    5. Vink de instelling Gebruik elektronisch bankieren weer aan.
    6. Bewaar de instellingen en herstart de programmatuur.
    7. Ga naar Cash flow > Invoer > Importeren.
    8. Selecteer bij het veld Methode de optie Digitale brievenbus, en klik op Actualiseren. Het is niet nodig om nu daadwerkelijk een afschrift te importeren. De bankkoppeling is nu bijgewerkt en in de kolom Bankrekening.Synchronization code staat nu het juiste nummer.
14. Heb je meerdere bankrekeningen waarbij je gebruikt maakt van een bankkoppeling, herhaal bovenstaande stappen dan voor de andere bankrekening(en).
15. Heb je meerdere administraties dan dien je bovenstaande uit te voeren voor alle administraties waarin je gebruikt maakt van de bankkoppeling met de Rabobank.
    Heb je meerdere administraties die gebruik maken van dezelfde digitale brievenbus, dan kun je na het inloggen op https://start.exactonline.nl/ de bankrekeningen van de andere administraties kiezen door linksboven op de administratienaam te klikken, en de andere administratie te selecteren. Vervolgens kun je de bovenstaande stappen doorlopen voor de bankrekening(en) van die administratie(s).
    Wanneer je in de andere administraties gebruik maakt van een andere digitale brievenbus, dan dien je op https://start.exactonline.nl/ in te loggen met de gegevens van die digitale brievenbus, en kun je de bovenstaande stappen doorlopen voor de bankrekening(en) van die administratie(s).

Nadat je de koppeling hebt aangemaakt kun je bij het onderhoud van het betaalmiddel op het tabblad Instellingen de sectie Integratie Elektronisch Bankieren vinden. In deze sectie wordt informatie getoond die wordt opgehaald van de Rabobank. Je kunt deze informatie niet aanpassen. De sectie toont de soort diensten (Transacties en Betalingen) die worden ondersteund door de uitwisselingsfunctionaliteit voor het betreffende betaalmiddel. De sectie is alleen beschikbaar wanneer aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

• Je hebt een betaalmiddel voor de Rabobank.
• De landcode van het betaalmiddel dient NL te zijn.
• De valutacode van het betaalmiddel dient EUR te zijn.
• De optie Gebruik elektronisch bankieren in de administratie-instellingen is aangevinkt.
• Bij het onderhoud van de crediteur die aan het Rabobank betaalmiddel is gekoppeld dient het veld Digitale brievenbus op het tabblad Financieel te zijn gevuld.

De gegevens in deze sectie worden automatisch bijgewerkt wanneer je de import en export voor de eerste keer op een dag uitvoert voor ieder betaalmiddel dat aan de voorwaarden voldoet.

Wanneer bij het betaalmiddel is aangeven dat er gebruikt wordt gemaakt van SEPA betaalbestanden vindt de uitwisseling op de achtergrond plaats in het SCT en SDD formaat. Wanneer er voor het betaalmiddel geen gebruik wordt gemaakt SEPA betaalbestanden, vindt de uitwisseling op de achtergrond plaats in het MT940 en Clieop03 formaat. Het is niet mogelijk om hiervoor een zelf een ander formaat in te stellen.  

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |