Na het aanmaken van uw activagroepen en activastammen kunt u uw activa eenheden gaan registreren in [Activa: Stamgegevens , Onderhoud, Activa, Activa]. Registratie van het activum vindt plaats op het derde en tevens meest gedetailleerde niveau.
De door u ingevoerde stamgegevens kunt u controleren door de verscheidene overzichten op deze data in [Activa: Stamgegevens, Overzichten, Activa,*] op te vragen. Door gebruik te maken van deze overzichten is het mogelijk informatie op te vragen over bijvoorbeeld de samenstelling van gekoppelde activa en de activum stamkaart. Daarnaast bieden diverse overzichten in [Activa: Stamgegevens, Overzichten, Algemeen,*] inzicht in de door u aangemaakte afschrijvingsformules en activaboeken. Gebruik [Activa: Stamgegevens, Overzichten, Activa,*] en [Activa: Stamgegevens, Overzichten, Algemeen,*] om uw stamgegevens te controleren.
Activum Voer een unieke code voor het aan te maken activum in en geef een bijpassende omschrijving.
Activumstam Elk activum behoort tot een activastam waarvoor reeds enkele belangrijke karakteristieken van het activum zijn aangemaakt, te weten de gekoppelde boeken en de daarbij horende afschrijvingsformules en levensduur. Selecteer de activastam waaraan u het activum wenst te koppelen. Zie ook [>Activa: Stamgegevens, Onderhoud, Activa, Activastammen]
Soort activum Geef aan of het aan te maken activum als "Hoofdactivum" zou moeten worden gezien binnen een samengesteld activum. Zie [Samengestelde activa]. Op een hoofdactivum kan niet worden afgeschreven. Als u op dit activum wenst af te schrijven kiest u voor de optie "Normaal activum".
Valuta Selecteer de valuta waarin het activum is aangeschaft.
Bedrag VV (Inkoop) Geef de inkoopprijs van het vaste activum in vreemde valuta aan. Het bedrag VV (Inkoop) kan in de afschrijvingsformule worden gebruikt.
Datum aanschaf Voer de datum van aanschaf van het activum in. Wanneer een activum is aangemaakt vanuit het inkoopboek zal de datum aanschaf worden ingevuld met de boekdatum van de inkoopboeking. U kunt deze datum wijzigen zolang het activum niet-actief is. Deze datum bepaald de eerste afschrijving.
Datum ingebruikname Voer de datum van ingebruikname van het activum in.
Gerealiseerde aantal Afschrijvingskosten worden berekend per ingegeven activum. Indien u de activa binnen uw activastam definieert als 'stuk' wordt dit veld standaard gevuld met de waarde '1'. Indien de activa binnen uw activastam zijn gedefinieerd als 'bulk', kunt u het aantal eenheden aangeven die het activum representeert. Afschrijvingskosten worden ook in dit geval berekent voor de geaggregeerde waarde van het activum. Dit veld wordt voor activa met de typering 'stuk' standaard gevuld met de waarde '1' en is niet te wijzigen. Zie ook [Activa: Stamgegevens, Onderhoud, Activa, Activastammen]
Productie eenheden Geef hier het totale aantal productie eenheden in, dat het activum na activering in staat is te produceren. Indien het aantal productie eenheden niet in één van de gekoppelde afschrijvingsmethoden wordt gebruikt om afschrijvingsbedragen mee te kunnen berekenen gekoppeld, kan dit veld leeg gelaten worden. Dit veld kan in de afschrijvingsformule worden gebruikt om afschrijvingsbedragen mee te berekenen. Zie ook: [Activa: Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Afschrijvingsformules]
Crediteur Indien u een activum aanschaft via het inkoopboek in Exact Finance wordt het crediteurennummer automatisch gevuld op basis van de gegevens van de aankoopboeking. Als u activa rechtstreeks in de module Assets invoert zonder tussenkomst van het inkoopboek, kunt u hier de leverancier van het activum aangeven. Crediteuren worden aangemaakt in [Financieel: Crediteuren, Stamgegevens, Onderhoud].
Ontvangstnummer Indien u een activum aanschaft via het inkoopboek in Exact Finance wordt het factuurnummer automatisch gegeneerd op basis van de gegevens van de aankoopboeking. Als u activa rechtstreeks in de module Assets invoert, zonder tussenkomst van het inkoopboek, kunt u hier het boekstuknummer van de inkoopfactuur aangeven.
Verzekerde waarde Geef de verzekerde waarde van het vaste activum in (in de aangegeven valuta-eenheid). Dit veld kan worden gebruikt in een formule.
Bedrag (Subsidie) Geef het bedrag in waarvoor het activum is gesubsidieerd (in de aangegeven valuta-eenheid). Dit veld kan worden gebruikt in de gekoppelde afschrijvingsformule.
Status Geef de activeringsstatus aan. Zie ook: [(de-)Activeren stamgegevens].
Tabblad - Verdeling
Afdeling Voer hier de afdeling in waartoe het activum behoort. Dit veld is facultatief, tenzij u in [Activa: Bestand, Instellingen activa, Algemeen] hebt aangegeven dat invoer van een afdeling verplicht is. Een afdeling maakt u aan in [Activa: Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Afdelingen].
Locatie Voer hier de locatie in waartoe het activum behoort. Dit veld is facultatief, tenzij u in [Activa: Bestand, Instellingen activa, Algemeen] heeft aangegeven dat invoer van een locatie verplicht is. Een locatie maakt u aan in [Activa: Stamgevens, Onderhoud, Algemeen, Locaties].
Houder Geef de activahouder in. Dit veld is facultatief, tenzij u in [Activa: Bestand, Instellingen activa, Algemeen] hebt aangegeven dat invoer van een gebruiker verplicht is. Het veld wordt standaard gevuld met de naam van degene die op dat moment is ingelogd. Gebruikers maakt u aan in [Systeem: Beveiliging, Autorisatie, Gebruikers, Onderhoud].
>Kostenplaats Geef de kostenplaats in waartoe het activum behoort. Afhankelijk van uw financiële instellingen in [Financieel: Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen] is de invoer van een kostenplaats optioneel/uitgeschakeld/verplicht. De kostenplaatsbalansen worden voor wat betreft de bedrijfseconomische transacties in het primaire boek (afschrijvingen, herwaarderingen en verkoop) op basis van de hier ingegeven kostenplaats bijgewerkt. Indien een activum wordt aangemaakt via het inkoopboek in Exact Finance, worden deze velden gevuld met de waarden die tijdens het invoeren van de boeking worden ingegeven. Opgemerkt dient te worden dat kostenplaatsbalansen alleen voor grootboekrekeningen worden bijgewerkt waarvan de eigenschap kostenplaatsrekening is gemarkeerd in [Financieel: Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Grootboekrekeningen]. De in de activagroep gedefinieerde grootboekrekeningen dienen dus op voorhand als zodanig gemarkeerd te worden. Indien u een kostenplaats invult, dient u dus op voorhand de in de activagroep gedefinieerde grootboekrekeningen als kostenplaats rekening te definiëren. Kostenplaatsen maakt u aan in [Financieel: Analytisch, Stamgegevens, Onderhoud, Kostenplaatsen].
Kostendrager Geef de kostendrager in waartoe het activum behoort. Afhankelijk van uw financiële instellingen in [Financieel: Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen] is de invoer van een kostendrager optioneel/uitgeschakeld/verplicht. De kostendragerbalansen worden voor wat betreft de bedrijfseconomische transacties in het primaire boek (afschrijvingen, herwaarderingen en verkoop) op basis van de hier ingegeven kostendrager bijgewerkt. Indien een activum wordt aangemaakt via het inkoopboek in Exact Finance, worden deze velden gevuld met de waarden die tijdens het invoeren van de boeking worden ingegeven. Opgemerkt dient te worden dat kostendragerbalansen alleen voor grootboekrekeningen worden bijgewerkt waarvan de eigenschap kostendrager rekening is gemarkeerd in [Financieel: Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Grootboekrekeningen]. De in de activagroep gedefinieerde grootboekrekeningen dienen dus op voorhand als zodanig gemarkeerd te worden. Indien u een kostendrager invult, dient u dus op voorhand de in de activagroep gedefinieerde grootboekrekeningen als kostendrager rekening te definiëren. Kostendragers maakt u aan in [Financieel: Tabellen, Onderhoud, Kostendragers].
In het tabblad 'afschrijvingen', koppelt u de activaboeken waarin u het activum wenst af te schrijven. De afschrijvingsgegevens worden voorgevuld op basis van de gegevens uit de gekoppelde activumstam.
Activumboek Wordt voorgevuld met gegevens uit de activumstam.
Jaar eerste afschrijving Wordt voorgevuld met het jaar op basis van de datum aanschaf of het jaar van de aanschaf/inkoopboeking. U kunt dit veld aanpassen voordat het activum actief gemaakt wordt.
Levensduur (jaren) & Levensduur (perioden) Wordt voorgevuld met de levensduur uit de activumstam. U kunt deze velden aanpassen voordat het activum actief gemaakt wordt. In het eerste veld geeft u de resterende levensduur in jaren aan. In het tweede veld geeft u het aantal additionele perioden. Let op dat het aantal additionele perioden kalender afhankelijk is. Indien u een kalender heeft gekoppeld met vier perioden, betekent een invoer van twee additionele perioden dat het activum tot en met de helft van het jaar zal worden afschreven (gegeven een kalender met vier gelijke perioden). Indien een twaalfmaandelijkse kalender is gekoppeld betekent een invoer van twee perioden dat het activum zal worden afgeschreven tot en met de maand februari.
Basisbedrag Geef het basisbedrag voor de afschrijvingen in. Dit veld kan worden gebruikt in de formuledefinitie. Dit veld wordt standaard gevuld met de inkoopprijs in de getoonde valutaeenheid. Indien uw fiscale en bedrijfseconomische basisbedrag niet gelijk aan elkaar zijn (afhankelijk van lokale reguleringen) kunt u een basisbedrag ingeven ongelijk aan de inkoopprijs. Wanneer de activa instelling 'Handmatig bijwerken bedrag eerste afschrijving' gemarkeerd is zal het afschrijvingsbedrag bij een verandering van het basisbedrag NIET wijzigen.
Restwaarde Voer de restwaarde in die het activum moet hebben na het verstrijken van zijn levensduur. Dit veld kan in de afschrijvingsformule worden gebruikt.
Bedrag VV eerste afschrijving Op basis van het door u aangegeven activumboek (en daarmee kalender) in combinatie met de aan het activum gekoppelde activumstam (en daarmee ook de formule), wordt het bedrag voor de eerste afschrijving automatisch berekend door de applicatie. Als u in [Activa: Bestand, Instellingen, Activa, Algemeen] heeft aangegeven dat het eerste bedrag van afschrijving handmatig mag worden bijgewerkt, kunt u hier een afwijkend bedrag invoeren voor de eerste periode van afschrijving.
Perioden afgeschreven Als u heeft aangegeven dat het activum reeds gedeeltelijk in een andere applicatie is afgeschreven, geeft u hier aan hoeveel perioden in de andere applicatie zijn afgeschreven. Indien dit geen nieuwe ingevoerd activum betreft en u al in Exact Financials Enterprise afschijving over dit activum heeft uitgevoerd, dan correspondeert deze waarde met het aantal periodes waarover voor dit activum al afschrijvingen zijn aangemaakt.
Afgeschreven bedrag VV Als u heeft aangegeven dat het activum reeds gedeeltelijk in een andere applicatie is afgeschreven, geeft u hier het totale reeds afgeschreven bedrag in. Indien dit geen nieuwe ingevoerd activum betreft en u al in Exact Financials Enterprise afschijving over dit activum heeft uitgevoerd, dan correspondeert deze waarde met het totaal bedrag waarover voor dit activum al afschrijvingen zijn aangemaakt.
Per activum kunt u onderhoudsgegevens vastleggen. U kunt de datum en de onderhoudskosten opgeven. Let op: er worden bij het vastleggen van onderhoudsbeurten geen financiële transacties aangemaakt in het primaire activaboek. De vastlegging is gericht op de registratieve alleen.
>Datum Voer de datum van de onderhoudsbeurt in.
Onderhoud: kosten Geef aan welke kosten aan deze onderhoudsbeurt verbonden zijn geweest.
Het kan zijn dat een activum onderdeel is van één of meerdere Projecten of dat in elk geval de afschrijvingskosten aan een of meerdere projecten toegeschreven moeten worden. Onder dit tabblad kunt u dan aan het activum 1 of meerdere projecten koppelen en aangeven voor welk percentage de afschrijvingskosten aan het desbetreffende project dienen te worden toegerekend.
Project Geef het aan het activum te koppelen project aan.
Kostensoort Geef aan op welke kostensoort de kosten dienen te worden toegerekend.
Kostenplaats Geef aan op welke (project-) kostenplaats de aan het project toegekende kosten dienen te worden toegerekend.
Percentage Geef aan welk percentage van de afschrijvingskosten aan dit project moet worden toegerekend.
Projectomschrijving Geef aan welke omschrijving dient te worden meegegeven aan de aangemaakte projectmutaties.
Met uitstellen afschrijving kunt u de afschrijving gedurende een bepaalde tijd opschorten. Als u dit later weer uizet, gaat de afschrijving weer door. De levensduur van een activum waarbij u de afschrijving uitstelt wordt verlengd met de 'uitstelperiode'. Een activahistorieregel zal worden aangemaakt met een 'bedrag 0' voor elke periode waarin u niet afschrijft. Zo kunt u het uitstel in uw rapporten terugzien. Gebruikmaking van deze functie is afhankelijk van lokale wetgeving.
Uitgesteld Markeer deze optie als u de afschrijving voor dit activum wenst uit te stellen.
Uitgesteld vanaf Geef aan vanaf welke datum u de afschrijving op dit activum wenst uit te stellen.
Uitgesteld tot Geef aan tot welke datum u de afschrijving op dit activum wenst uit te stellen
Leg hier de notities op uw activum vast.
Koppel de eigenschappen. Zie ook: [Eigenschappen].
Koppel de gewenste documentatie. Zie ook: [Documenten koppelen].
Zie ook: Kopiëren activa