Exact AEC Modular

Stappenplan btw-conversie Exact AEC - Financieel Plus met Exact Globe/Compact koppeling

In dit document vindt u informatie over de stappen die u dient uit te voeren in Exact AEC in verband met de komende btw-wijziging van 6% naar 9%. Deze stappen zijn van toepassing op de situatie Financieel Plus met Exact Globe/Compact koppeling. Dit scenario gaat uit van het uitvoeren van een conversie per 1 januari 2019 waarop bestaande codes van 6% naar 9% worden geconverteerd en er nieuwe codes worden gemaakt met 6%. Voor een overzicht van de verschillende scenario's en situaties kunt u het document Btw-conversie in Exact AEC raadplegen.

Benodigdheden

• Exact AEC Versie 1.46 service pack 20 of hoger
• Beheerder wachtwoord Exact AEC om de btw-codes te kunnen wijzigen

Voorbereidingen
Maak van zowel Exact Globe/Compact als Exact AEC een back-up van alle administraties. In Exact AEC bevat een back-up automatisch alle administraties, in Exact Globe/Compact dient dit per administratie te gebeuren.

Werk de software van Exact AEC bij met de laatste service pack inclusief de btw-conversie op de gebruikelijke wijze via de Internet-update.

Zorg ervoor dat er op het moment van converteren geen andere gebruikers in AEC werken om te voorkomen dat er mutaties ontstaan met een foutieve btw-code.

Maak een inventarisatie van de te wijzigen btw-codes. Denk hierbij ook aan eventueel aanwezige 6% verlegd codes. Dit kunnen zijn:

• 6% inkoop
• 6% verkoop
• 6% in- en verkoop
• 6% inkoop BTW verlegd
• Verkoop verlegd (ondanks dat deze 0% is bevat de omschrijving mogelijk wel een percentage, hierdoor kan het wenselijk zijn deze toch te converteren)

Uitvoering
Voer eerst in Exact Globe of Compact de btw wijziging door in alle administraties:

• Stappenplan btw-conversie Exact Globe Next gebruik de methode 'Converteer BTW percentage' of
• Stappenplan btw-conversie Exact Compact gebruik de methode 'Converteer BTW percentage'

Koppel daarna de Btw-codes met de koppeling van Globe naar AEC, klik hiervoor op ‘Bestand’ en dan op ‘Sessie Globe naar Exact AEC’.  Vink elke administratie aan die geconverteerd moet worden. Vink alles uit behalve 'BTWCODES', hiermee worden andere tabellen ook weer aangezet. Klik op ‘BTW-CODES’ en kies bij ‘Actie’ voor 'Toevoegen en bijwerken', herhaal dit voor 'ADMINBTWCODES'. Hierdoor worden nieuwe codes niet alleen toegevoegd maar bestaande codes ook bijgewerkt. De tabellen hoofdverdichtingen, verdichtingen, kostenplaatsen, kostendragers en grootboeken dienen op 'Alleen toevoegen' geplaatst te worden. Klik vervolgens op 'OK' om de koppeling te starten.

Ga nu in Exact AEC ingelogd als beheerder naar de module Administratie Beheer, klik op het filter 'Btwcodes' en maak de zojuist gekoppelde btw-codes waar nodig actief en vul de 'te vorderen' en 'af te dragen' grootboeken. Herhaal dit voor alle administraties!

Klik met de rechtermuisknop op een te converteren btw-code en kies 'BTW conversie'. Hierop volgt onderstaand scherm:

Kies voor 'Nieuwe btw-code selecteren' omdat deze door de koppeling zijn ingelezen. De huidige btw-code is de van 6% naar 9% aangepaste code, de 'Nieuwe btw-code' is de nieuwe 6% code die wordt gebruikt om de bestaande data van te voorzien. 

Indien de codes over alle administraties gelijk zijn vinkt u 'Alles administraties converteren' aan. Klik vervolgens op Ok om de conversie te starten. Na een bevestiging start de conversie en bij voltooiing krijgt u een overzicht van de aangepaste gegevens te zien.

Herhaal deze stappen voor elke btw-code die gewijzigd dient te worden.

Doorloop hierna alle btw-codes om te zien of deze actief zijn in de huidige administratie en de 'af te dragen' en 'te vorderen' grootboeken zijn voorzien van een juiste waarde.
Voer dit uit voor elke administratie.

Gevolgen

1. Bij alle kostenboekingen wordt de btw-code gewijzigd in de nieuwe btw-code. Alle boekingen behouden hiermee de btw-code voor het oude percentage.
2. Opbrengstboekingen:
   • Indien 'Nieuw BTW-percentage toepassen op openstaande opbrengstboekingen en termijnen' aangevinkt is wordt bij alle openstaande opbrengstboekingen met een boekdatum vanaf de ingestelde boekdatum het nieuwe 9% btw-percentage toegepast. Alle als (concept)factuur gegenereerde opbrengstboekingen of met een boekdatum voor de vanafdatum worden geconverteerd naar de nieuwe btw-code voor 6%.
   • Indien 'Nieuw BTW-percentage toepassen op openstaande opbrengstboekingen en termijnen' uitgevinkt is wordt bij alle opbrengstboekingen de btw-code gewijzigd in de nieuwe btw-code. Alle boekingen, inclusief nog niet gefactureerde regieboekingen, behouden hiermee de btw-code voor het oude percentage.
3. Termijnen:
   • Indien 'Nieuw BTW-percentage toepassen op openstaande opbrengstboekingen en termijnen' aangevinkt is wordt bij alle openstaande termijnen het nieuwe 9% btw-percentage toegepast. Alle als (concept)factuur gegenereerde termijnen worden geconverteerd naar de nieuwe btw-code voor 6%.
   • Indien 'Nieuw BTW-percentage toepassen op openstaande opbrengstboekingen en termijnen' uitgevinkt is, krijgen alle termijnen de nieuwe btw-code voor 6%.
4. Bij alle factuurregels wordt de btw-code gewijzigd in de nieuwe btw-code. Alle factuurregels, inclusief die van conceptfacturen, behouden hiermee de btw-code voor het oude percentage. Om het wijzigen van de btw-code op factuurregels te vergemakkelijken zal er een multi select optie worden gemaakt op het tabblad factuurregels.
5. Bij alle journaalposten wordt de btw-code gewijzigd in de nieuwe btw-code. Alle journaalposten behouden hiermee de btw-code voor het oude percentage.
6. Bij meer-minderwerkopties die geheel gefactureerd zijn wordt de btw-code geconverteerd naar de nieuwe btw-code en behouden daarmee het oude btw-percentage. De overige meer-minderwerkopties, meer-minderwerkprojectpunten, meer-minderwerk punten uit bibliotheek, projecteenheidsprijzen en eenheidsprijzen uit bibliotheek behouden de huidige btw-code. Omdat bij de huidige btw-code het btw-percentage gewijzigd wordt, worden de prijzen en bedragen inclusief btw in eenheidsprijzen, opname en niet gefactureerde productie opnieuw berekend op basis van het nieuwe btw-percentage.
7. Bij alle offertes wordt de btw-code gewijzigd in de nieuwe btw-code. Alle offertes behouden hiermee de btw-code voor het oude percentage.
8. Te factureren meer/minderwerkpunten krijgen de 9% code. Indien dit niet gewenst is zal deze per punt omgezet moeten worden naar de 6% code. Dit is een uitzondering op de overige punten!
9. Nieuwe gegevens met een btw-code die na conversie worden ingevoerd krijgen het 9% percentage.
10. Bij het openen van een calculatie met de status ‘In Calculatie’ wordt het btw-percentage bij het openen vernieuwd vanuit de stamgegevens met het nieuwe btw-percentage. Voor alle overige calculatie statussen is dit niet het geval en blijft de calculatie het oude btw-percentage behouden. Indien dit niet wenselijk is wijzig dan in de eigenschappen de standaard btw-code (voor nieuwe regels) en pas de btw-code op regelniveau (calculatie basis) of op receptregelniveau (calculatie plus/pro via het afcodeerscherm en multiselect) aan.

Gerelateerde onderwerpen

• Btw-conversie in Exact AEC