Exact Globe+

Invoeren van het beginsaldo (Activa)

Introductie

Als men een beginbalans inboekt, wordt er meestal niet gekeken naar het opsplitsen van de activa. Over het algemeen wordt er een totaalbedrag geboekt op bijvoorbeeld de rekening 'Inventaris'. Vervolgens moet dit gesplitst worden in de verschillende activa, waarbij gekeken moet worden naar de bedragen die reeds afgeschreven zijn en de resterende periodes.

Om dit proces te vereenvoudigen, kunt u deze uitsplitsing uitvoeren via de functie 'Beginsaldo activa inboeken'. U kunt 'Beginsaldo activa inboeken' via [Activa, Invoer, Beginsaldo]. Om van deze functie gebruik te maken, moet wel aan een aantal voorwaarden worden voldaan en kunt u het beste de volgende stappen volgen.

Uitleg van de werkwijze

Allereerst moeten alle grootboekrekeningen die gebruikt worden voor de registratie en afschrijving van de activa het subtype 'Activa' hebben. Een grootboekrekening wordt van het subtype 'Activa' zodra deze aan een activumgroep wordt gekoppeld. U dient dus eerst  activumgroepen en activa aan te maken. 

De volgende stap bestaat uit het vastleggen van de financiële beginbalans boeking. Deze boeking maakt u aan via het menupad [Financieel, Invoer, Memoriaal]. Hieronder treft u onderdeel van een mogelijke beginbalans boeking aan. Zorg ervoor dat er per activumgroep hetzelfde onze referentienummer wordt gebruikt. In dit geval betreft het de activumgroep computers.

 

Datum	Grootboekrekening	Omschrijving	Activum	Onze ref	Debet	Credit
31-12-2006	0100 Computers	Begin Balans		10000026	25.000
31-12-2006	0110 Afschr. Comp.	Begin Balans		10000026		5.000
31-12-2006	Etc...

Het gaat hier echter om zes verschillende pc's met verschillende waarde. Bij het inboeken van de beginbalans is een totaalbedrag geboekt. We willen dit per pc (activum) uitsplitsen.

Door gebruik te maken van de beginsaldofunctie binnen het menu [Activa, Invoer, Beginsaldo], kan deze uitsplitsing worden aangemaakt. Over de werking van deze beginsaldo applicatie vindt u meer informatie in dit document onder het kopje 'uitleg van de velden'. Deze uitsplitsing wordt toegevoegd aan de originele beginbalansboeking onder hetzelfde 'Onze referentienummer' en op dezelfde datum, in dit geval 31-12-2006. Het totaalsaldo wordt door het invoeren van het beginsaldo voor activa dan als volgt uitgesplitst:

 

Datum	Grootboekrekening	Omschrijving	Activum	Debet	Credit
31-12-2006	0100 Computers	Uitsplitsing Activa			25.000
31-12-2006	0110 Afschr. Comp.	Uitsplitsing activa		5.000
31-12-2006	0100	Uitsplitsing activa	Evo12345	2.500
31-12-2006	0110	Uitsplitsing activa	Evo12345		500
31-12-2006	0100	Uitsplitsing activa	Evo12346	2.500
31-12-2006	0110	Uitsplitsing activa	Evo12346		500
31-12-2006	0100	Uitsplitsing activa	Evo12347	2.500
31-12-2006	0110	Etc...

Het totaalbedrag van 25.000 wordt dus eerst tegengeboekt en vervolgens wordt het saldo opnieuw opgebouwd, maar dan uitgesplitst per activum.

N.B.
Indien aan de activumgroep eenzelfde (balans)rekening voor de afschrijving is gekoppeld als de (balans)rekening voor de investering, dient er ook eenzelfde boeking gemaakt te worden waarin twee regels worden verwerkt: een regel voor de cumulatieve investeringen voor die activumgroep en een regel voor de cumulatieve afschrijvingen voor die activumgroep.
 

Uitleg van de velden

Groep
U kunt hier de activumgroep selecteren waaruit u een activum wilt selecteren om het beginsaldo van uit te splitsen.

Onze referentie
Hier selecteert u op basis van de waarde van 'Onze referentie' de beginbalansboeking die via het memoriaal is aangemaakt voor het activum. Standaard zal het systeem zoeken naar de balansrekening die is gedefinieerd als balansrekening in het onderhoud activumgroepen.

Filter
Als u op de knop 'Filter' klikt, wordt een aantal extra velden weergegeven die u kunt gebruiken om bepaalde beginbalansmutaties uit te filteren.

Artikelcode
Hier kunt u de artikelcode selecteren die aan de beginbalansboeking van het activum gekoppeld is. Alleen mutaties waaraan dit artikel gekoppeld is, worden dan getoond.

Serienummer
U kunt hier een bepaald activum selecteren. Vervolgens worden alleen mutaties getoond voor het activum dat u hier selecteert of waarvan u hier een aantal letters heeft opgegeven.

Status
Dit veld geeft de status van het activum weer. De status van dit activum is standaard 'Actief'

U selecteert hier de 'Groep' gebouwen en de 'Onze Referentie' die u in het memoriaal heeft gebruikt. Vervolgens krijgt u alle activa te zien waaraan u de geselecteerde activumgroep heeft gekoppeld. U past hier handmatig de originele aankoopdatum, de investering, en het reeds afgeschreven bedrag per activum toe. Het systeem toont automatisch de huidige boekwaarde per activum. Vervolgens klikt u op 'Verwerken'. De verschillende activa worden nu gekoppeld.

Afschrijving Begindatum
De datum die u hier opgeeft is de begindatum waarop de originele investering heeft plaatsgevonden. Op deze begindatum wordt ook begonnen met afschrijven.

Voorbeeld:

U heeft in Exact Globe Next uw beginbalans voor 2007 ingeboekt met een totaalbedrag op de rekening Computers van 25.000 en de afschrijvingsrekening 5.000.  De computers zijn aangeschaft op 01-10-2006. De computers worden in drie jaar ofwel 36 maanden afgeschreven. Per 31-12-2006 is er al voor 5.000 afgeschreven op de computers, dat geeft u aan in de kolom 'Afschrijving'. Exact Globe Next verwerkt deze gegevens als volgt.

• Totale investering 25.000 op 01-10-2006.
• Totale afschrijving  5.000 op 31-12-2006
• Boekwaarde        20.000 op 01-01-2007
• Afgeschreven periodes 3
• Aantal periodes te gaan volgens afschrijvingsmethode 33

Het systeem zal vervolgens de resterende afschrijvingen berekenen in [Activa, Activa, Onderhouden]. U hoeft dan de afschrijvingen alleen nog maar te verwerken.

Artikelcode
U bent verplicht in dit veld een artikelcode in te voeren. Als u geen specifieke artikelen in voorraad heeft, kunt u altijd gebruikmaken van het Default_asset_item (standaard activa artikel).

Serienummer
In de kolom 'Serienummer' kunt u een bestaand serienummer selecteren. Tevens kunt u hier direct een nieuw serienummer (en dus een nieuw activum) aanmaken. U hoeft het gewenste serienummer alleen maar in de regel te typen.

Verwerken
Als u de activa met correcte bedragen heeft ingevoerd, kunt u de uitsplitsing van de beginbalans verwerken. Alle ingevoerde serienummers worden dan direct met de juiste investering en boekwaarde aangemaakt.

Hierna gaat u naar menupad [Activa, Activa, Onderhouden]. U krijgt dan het volgende overzicht te zien:

Dit is het onderhoudsscherm voor activa. In dit scherm ziet u de activa zoals die zijn aangemaakt in uw administratie. U kunt desgewenst bepaalde activa uitfilteren. U hoeft nu alleen nog maar de resterende afschrijvingen te berekenen. U selecteert een activum en klikt op de knop 'Berekenen' onder aan het scherm. Als de berekening voltooid is, heeft u alle handelingen doorlopen om succesvol te kunnen afschrijven.

Gerelateerde onderwerpen

• Startpagina E-Activa
• Activum aanmaken en onderhouden