Invoeren van bank-, kas- en giroboekingen

Kopregel

De kopregel ziet er als volgt uit:

De belangrijkste velden worden hieronder beschreven. Voor alle velden geldt dat, indien aanwezig, u een zoekscherm op kunt roepen met behulp van de F5-toets.

Dbk.

Hier ziet u het dagboeknummer van het door u gekozen bankboek.

Omschrijving

Hier staat de omschrijving van het ingegeven dagboeknummer.

Afschriftnummer

U kunt dit nummer in de boeking aanpassen. Automatisch wordt het eerstvolgende beschikbare boekstuknummer als afschriftnummer gegenereerd. Het eerstvolgende beschikbare boekstuknummer verschijnt automatisch. Dit nummer kunt u aanpassen.

Beginsaldo / Eindsaldo

Het invoeren van het beginsaldo en het eindslado (zoals deze op uw afschrift staan) kunt u gebruiken als controlemiddel. Na het invoeren van alle afschriftregels ontstaat een saldo. Deze dient gelijk te zijn aan het verschil tussen het ingevoerde beginsaldo en eindsaldo. Als dit niet het geval is, wordt u hierop attent gemaakt. Op deze manier weet u zeker dat u het bankafschrift qua bedragen juist heeft ingevoerd.

Het verschil tussen het begin- en het eindsaldo wordt geboekt op de vaste tegenrekening die is gekoppeld aan het dagboek. Neemt het saldo van de bankrekening toe, dan wordt de tegenrekening gedebiteerd; als het saldo lager wordt, wordt de tegenrekening gecrediteerd. In het kasboek kunt u alleen maar het beginsaldo invoeren.

Boekingsregels

In de boekingsregel heeft u standaard de beschikking over de volgende kolommen. Mocht u meerdere kolommen willen toevoegen, dan kunt u drukken op het icoontje 'kolommen toevoegen' bovenin uw scherm.

Datum

Hier vult u de boekingsdatum in. Er is een verplichte periode-datumcontrole. De datum dient namelijk te vallen binnen de aangemaakte boekjaren via [Systeem, Algemeen, Periode-datumtabel] of (SAP).

Lev.dat

Hier kunt u een leverdatum opgeven voor de boeking. In bepaalde situaties is het wenselijk om naast de datum en rapportagedatum een leverdatum op te kunnen geven. Zo dient in bepaalde landen bijvoorbeeld de BTW-aangifte gebaseerd te zijn op de leverdatum. Daarnaast is het voor bepaalde bedrijven wenselijk om een leverdatum te kunnen opgeven bij boekingen voor het maken van rapportages. Standaard wordt de kolom gevuld met de systeemdatum.

Omschrijving

Hier kunt u de omschrijving van de afschriftregel van het bankafschrift/kasstaat ingeven.

Relatie

Als de boekingsregel verband houdt met een bepaalde relatie (debiteur of crediteur), zoals bijvoorbeeld een factuur, kiest in dit veld de betreffende debiteur of de crediteur. Dit kunt u doen door via de F5-toets de mogelijkheden op te vragen of door (een deel van) de naam van de debiteur/crediteur in te geven. Ook is het mogelijk het debiteur/crediteurnummer hier in te vullen, Exact Compact zoekt er dan de relatie bij. Na het invullen van een relatie wordt de grootboekrekening (debiteuren of crediteuren) automatisch gevuld.

Code

In dit veld wordt automatisch de code van de debiteur of crediteur vermeld.

Type

In dit veld wordt automatisch het type van de relatie vermeld (debiteur of crediteur) vermeld.

Bedrag in / Bedrag uit

Hier kunt u het bedrag van de afschriftregel van het bankafschrift/kasstaat ingeven. Indien het een uitgave betreft vult u het bedrag in in het veld 'Bedrag uit'. Betreft het een ontvangst dan vult u dit in bij 'Bedrag in'.

Gaat u een openstaande post afboeken, dan is het mogelijk het bedrag op nul te laten staan en de openstaande post te selecteren onder onze ref. Het is echter niet raadzaam zo te werken, met name wanneer het bedrag van het afschrift niet exact overeenkomt met de openstaande post dient u namelijk weer terug in de regel te gaan om het bedraag weer aan te passen.

Onze ref. 

In dit veld wordt het eerst beschikbare nummer voorgesteld uit het nummertraject, dat u gegenereerd heeft via [Systeem, Grootboek, Instellingen, tabbald nummers] of (SAS). Op deze manier bent u verzekerd van een consistent nummergebruik binnen uw administratie en goede traceermogelijkheden. In specifieke gevallen kunt u ervoor kiezen toch dit nummer te wijzigen, bijvoorbeeld als u een bestaande Onze referentie invult, waarmee u een openstaande post afboekt. Als u alleen de 'Onze ref.' weet van een betaling of ontvangst, kunt u dit nummer handmatig ingeven, waarbij u de overige velden leeg laat. Nadat 'Onze ref.' is ingegeven wordt er gecontroleerd of er details van de factuur (openstaande post) bestaan. Als de gegevens gevonden worden, worden deze gegevens toegevoegd aan de boeking. Wanneer u in het vak 'Onze ref.' op F5 druk krijgt u het zoek- en selectiescherm, hierin kunt u openstaande posten op een snelle manier openstaande posten zoeken en boeken.

Als u een boeking maakt op een debiteuren- of crediteurenrekening en een niet-bestaande Onze referentie opgeeft, wordt deze post beschouwd als een vooruitbetaling. Voor een enkele (deel-)betaling drukt u bij het veld 'Onze ref.' op F5. Als het bedrag van de betaling niet geheel overeenkomt met de openstaande post, moet de post achteraf nog worden afgestemd.

Als u een boeking maakt op een tussenrekening (bijvoorbeeld een overboeking van uw kas naar uw bank) kunt u door de juiste waarde voor 'Onze referentie' op te geven, een openstaande overboeking boeken. Het systeem plaatst automatisch het juiste bedrag aan de ontvangst- of uitgavenkant.
Stel bijvoorbeeld dat u een bedrag van 1000 euro in het kasboek heeft geboekt op een tussenrekening. Deze 1000 euro wilt u in uw bankboek boeken. U geeft het grootboekrekeningnummer en de waarde voor Onze referentie op. Het bedrag dat bij deze Onze referentie openstaat, wordt automatisch geboekt aan de ontvangstenkant.

Afgeletterd

Dit veld zal gemarkeerd worden met een vinkje als de ingevoerde regel is  afgeletterd met een openstaande post.

Rekening

In dit veld komt de grootboekrekening waarop het bedrag in de boekingsregel moet worden geboekt.

Rekening - Omschrijving

Dit is de omschrijving van de geselecteerde grootboekrekening.

Kaart

Met deze knop opent u de grootboekkaart als u in het veld rekening staat. Wanneer u zich in het veld 'Naam(Relatie)' bevindt word de debiteuren/crediteurenkaart geopend.

Onze referentie

Wanneer u een regel selecteert en vervolgende de optie 'Onze referentie' selecteert, krijgt u de volledige transactie bij deze mutatie te zien. Dat wil zeggen dat u alle mutaties te zien krijgt met dezelfde 'Onze referentie' als de geselecteerde regel.

Uw referentie

Hiervoor geldt hetzelfde als voor 'Onze referentie' echter is hier de transactie gegroepeerd op basis van 'Uw referentie' .

Onderhouden

Met deze knop gaat u naar Rekeningen onderhouden, als u in het veld rekening staat. Wanneer u zich in het veld 'Naam(Relatie)' bevindt word gaat u naar het onderhoud van de debiteuren/crediteuren.

Nieuw: Debiteur

Met deze knop gaat u naar Debiteuren onderhouden waar u een nieuwe debiteur kunt aanmaken.

Nieuw: Crediteur

Met deze knop gaat u naar  Crediteuren onderhouden waar u een nieuwe crediteur kunt aanmaken

Vrijgeven

Met deze knop kunt u de betreffende boekingsregel vrijgeven. Wanneer een boekingsregel is afgeletterd of toegewezen wordt dit ongedaan gemaakt. De relatie wordt dan verwijderd uit de regel, en de grootboekrekening wordt aangepast naar de niet-toegewezen rekening.

Afletteren

Met deze knop kunt u de factuur direct afletteren met een betaling.

Bewerken

Met deze knop kunt in een geopende boeking wijzigingen aanbrengen.

Nieuw

Indien u een verkoopboeking heeft afgerond, kunt u deze knop gebruiken om de boeking af te sluiten en direct een nieuwe verkoopboeking te openen.

Sluiten

Indien u een verkoopboeking heeft afgerond, kunt u deze knop gebruiken om de boeking af te sluiten en tevens te bewaren. U keert dan terug in het scherm met uw dagboeken.