Exact Synergy Enterprise

Installatie Personal Data Protection in Exact Lightweight Integration Server (ELIS)

Om te kunnen voldoen aan de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of General Data Protection Regulation (GDPR), dient u de persoonsgegevens in uw Exact Synergy Enterprise omgeving te anonimiseren of verwijderen wanneer er geen doel meer voor is en de bewaartermijn is verstreken.

In het actiecentrum in Exact Synergy Enterprise beschikt u over een overzicht van de persoonsgegevens die in de administratie aanwezig. Per persoonsgegevens classificatie ziet u hoeveel personen er zijn gekoppeld, voor hoeveel personen de gebeurtenis heeft plaatsgevonden en voor hoeveel personen de bewaartermijn is verstreken en wat de voorgestelde actie is. Tevens kunt u vanuit het actiecentrum de persoonsgegevens anonimiseren. Dit anonimiseren wordt uitgevoerd via de Personal Data Protection oplossing in Exact Lightweight Integration Server (ELIS).

Verder zorgt deze oplossing ook voor het synchroniseren van de persoonsgegevens classificaties en het synchroniseren van de anonimiseer-actie tussen Exact Synergy Enterprise en Exact Globe Next wanneer u gebruik maakt van Exact Integrator of Central Master Data Management (CMDM). Bij het vernummeren, kopiëren en verwijderen van persoonsgegevens classificaties worden de wijzigingen gesynchroniseerd tussen Exact Globe Next en Exact Synergy Enterprise. Voor CMDM wordt de 1-1 en 1-N synchronisatie ondersteund. In menupad Systeem ? HR & beveiliging ? Persoonsgegevens ? Classificaties is de knop Nieuw beschikbaar. Bij het onderhoud van de medewerkers, relaties en contactpersonen in de menupaden HR ? Personeel ? Onderhouden, Salaris ? Personeel ? Onderhouden, CRM ? Relaties ? Relaties onderhouden, Financieel ? Crediteuren onderhouden, Financieel ? Debiteuren ? Onderhouden, en CRM ? Relaties ? Contactpersonen, is het pictogram Nieuw niet beschikbaar

In dit document worden de volgende onderwerpen behandeld:

• Voorwaarden
• Het installeren van de Personal Data Protection oplossing in ELIS
• Het configureren van Personal Data Protection

Voorwaarden

Om te kunnen werken met Personal Data Protection via ELIS is het volgende van belang:

• Exact Lightweight Integration Server (ELIS) is geïnstalleerd. Voor meer informatie, zie Installatie Exact Lightweight Integration Server (ELIS). Wanneer nog geen gebruik maakt van ELIS voor andere oplossingen en ELIS alleen dient te installeren voor de Personal Data Protection oplossing, kunt u bij installatie van ELIS de Exact Synergy Enterprise licentie gebruiken.
  
• Het Exact Synergy Enterprise product en client is geïnstalleerd. Voor meer informatie, zie Producten en clients installeren voor Exact Lightweight Integration Server (ELIS).
• Het Exact Globe Next product en client is geïnstalleerd. Dit is alleen van toepassing wanneer u gebruik maakt van Exact Integrator of Central Master Data Management (CMDM) en de persoonsgegevens classificaties tussen Exact Synergy Enterprise en Exact Globe Next wilt synchroniseren.
• Voor het anonimiseren van de gegevens beschikt u over product update 260SP7 of hoger van Exact Synergy Enterprise.
• Voor de synchronisatie van de persoonsgegevens classificaties en het synchroniseren van de anonimiseer-actie beschikt u over product update 261SP7 of hoger van Exact Synergy Enterprise en product update 416SP7 of hoger van Exact Globe Next.
  

Het installeren van de Personal Data Protection oplossing in ELIS

Nadat u het product en de client binnen ELIS heeft gedefinieerd dient u de oplossing te installeren. Een oplossing in ELIS is bijvoorbeeld Personal Data Protection.

Om de Personal Data Protection oplossing in ELIS te installeren voert u het volgende uit:

1. Open het ELIS management console.
2. Maak verbinding met de server
3. In het ELIS management console selecteert u Console en vervolgens Check for updates.
4. In de sectie Check for updates ziet u vervolgens een overzicht van de beschikbare oplossingen.
5. Selecteer Personal Data Protection.
6. Aan de rechterzijde van het scherm ziet u welke versies van Personal Data Protection beschikbaar zijn.
7. Klik op Install in de kolom Action van de versie die u wilt installeren om deze te installeren. In de kolom Supported product(s) kunt u zien op welke producten de versie van toepassing is. Wanneer u bijvoorbeeld werkt met product update 260 van Exact Synergy Enterprise en product update 415 van Exact Globe Next, dan klikt u op Install bij de versie waarbij deze product update nummers vermeld worden.
8. De installatie neemt enkele ogenblikken in beslag. Zodra de installatie gereed is wordt er "Updated" getoond in de kolom Status. Tevens wordt de geïnstalleerde oplossing nu getoond in het linkerpaneel.
   

Het configureren van Personal Data Protection

De wijze waarop de Personal Data Protection oplossing geconfigureerd dient te worden is afhankelijk van de situatie. Wanneer u de  Personal Data Protection oplossing alléén gebruikt voor het anonimiseren hoeft u alleen de Exact Synergy Enterprise client te selecteren. Wanneer u de Personal Data Protection oplossing tevens wilt gebruiken voor het synchroniseren van de persoonsgegevens classificaties wanneer u gebruik maakt van Exact Integrator of Central Master Data Management (CMDM), dient u een  Exact Synergy Enterprise client en Exact Globe Next client te selecteren.

1. Nu dient u de Personal Data Protection oplossing te configureren. Klik hiervoor op Personal Data Protection in het linkerpaneel.
2. Aan de rechterzijde van het scherm klikt u op Add.
   
3. In dit scherm dient u de client te selecteren die u wilt gebruiken in deze oplossing.
   • Voor alléén het anonimiseren van persoonsgegevens vinkt u de optie Synchronize Exact Globe Next and Exact Synergy Enterprise uit en selecteert alleen een Exact Synergy Enterprise client en klikt op Next.
   • Voor de synchronisatie van de persoonsgegevens classificaties en het synchroniseren van de anonimiseer-actie vinkt u de optie Synchronize Exact Globe Next and Exact Synergy Enterprise aan, en selecteert een Exact Synergy Enterprise client en Exact Globe Next client en klikt vervolgens op Next.
     

     Deze optie is alléén beschikbaar wanneer de Exact Integration of Central Master Data Management oplossing is geïnstalleerd. Aandachtspunten:

     • Wanneer u reeds classificaties heeft aangemaakt in Exact Globe Next en Exact Synergy Enterprise, dient u voor het activeren van de synchronisatie er voor te zorgen dat de gegevens van de classificaties identiek zijn in de Exact Globe Next en Exact Synergy Enterprise databases, zodat de gegevens correct kunnen worden gesynchroniseerd.
       
     • De synchronisatie wordt alléén uitgevoerd bij het aanmaken, bewerken of wijzigen van een classificatie. Dit omvat acties zoals het kopiëren van classificaties, vernummeren van classificaties en het automatisch of handmatig koppelen van classificaties. Wanneer een van de acties wordt uitgevoerd in Exact Synergy Enterprise, wordt dezelfde actie getriggerd in Exact Globe Next en andersom. Bestaande classificaties die niet worden bewerkt of verwijderd, worden niet gesynchroniseerd.
     • Wanneer de classificatie reeds bestaat in de doeldatabase en er alléén wijzigingen worden aangebracht op het tabblad Condities, worden alléén de gegevens van het tabblad Condities gesynchroniseerd naar de doeldatabase.
     • Wanneer de classificatie nog niet bestaat in de doeldatabase en er alléén wijzigingen worden aangebracht op het tabblad Condities, worden de gegevens van alle tabbladen gesynchroniseerd naar de doeldatabase.
     • De synchronisatie wordt uitgevoerd wanneer u medewerkers, contactpersonen en/of relaties anonimiseert. Wanneer het anonimiseren wordt uitgevoerd in Exact Synergy Enterprise, wordt dezelfde actie getriggerd in Exact Globe Next en andersom.
       
     • Relaties van het type Bank of Divisie in Exact Synergy Enterprise zijn niet beschikbaar in Exact Globe Next. Wanneer de synchronisatie wordt uitgevoerd, worden de gegevens gesynchroniseerd naar de Exact Globe Next database, maar de classificaties die zijn gekoppeld aan deze types worden niet getoond in Exact Globe Next.
     • Medewerkers van het type Partner in Exact Globe Next, zijn niet beschikbaar in Exact Synergy Enterprise. Wanneer de synchronisatie wordt uitgevoerd, worden de gegevens gesynchroniseerd naar de Exact Synergy Enterprise database, maar de classificaties die zijn gekoppeld aan deze types worden niet getoond in Exact Synergy Enterprise.
     • Wanneer de synchronisatie wordt uitgevoerd, worden velden die beschikbaar zijn in Exact Synergy Enterprise, maar niet in Exact Globe Next, niet getoond op het tabblad Stamgegevens in Exact Globe Next, en andersom.
     
     
4. In het volgende scherm geeft u een naam en een omschrijving op voor de oplossing. Vervolgens vinkt u de optie Activate now aan om de oplossing te activeren, en klikt op Save. Er wordt nu een melding getoond dat de configuratie wordt opgeslagen en geactiveerd. Klik op Yes om verder te gaan. Voor meer informatie over het activeren en deactiveren van oplossingen, zie Het activeren en deactiveren van oplossingen in Exact Lightweight Integration Server (ELIS).
   
   Voor meer informatie, zie Oplossingen installeren in Exact Lightweight Integration Server (ELIS).

Meer informatie

• Installatie Exact Globe Next
• Exact Synergy Enterprise: Installatie handleiding
• Aan de slag met Exact Lightweight Integration Server (ELIS)
• Persoonsgegevens selecties / acties details
• Persoonsgegevens classificaties aanmaken en bewerken
• Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en Exact Globe / Exact Synergy
• Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en Exact Globe / Exact Synergy - functionaliteit