Persoonsgegevens selecties / acties - details
Menupad
Modules ? Systeem ? Inrichting ? Persoonsgegevens ? Selecties / Acties
Introductie
Op deze pagina ziet u een overzicht van de persoonsgegevens die in de
administratie aanwezig zijn welke u kunnen helpen om te voldoen aan de Europese
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of General Data Protection
Regulation (GDPR).
U kunt per medewerker, contactpersoon of relatie zien of de gebeurtenis heeft
plaatsgevonden, de bewaartermijn is verstreken en wat de voorgestelde actie is.
Tevens kunt u de gegevens in dit scherm exporteren naar Microsoft Excel.
Rollen en rechten
Om de deze pagina te bekijken dient u te beschikken over het functierecht
1029 – Personal data management. Gebruikers met de rol Personal data
controller beschikken over dit functierecht.
Hoe kan ik bekijken voor welke personen de gebeurtenis heeft plaatsgevonden?
- Selecteer de gewenste categorie bij Categorie.
- Vink Gebeurtenis plaatsgevonden aan
- Klik op Actualiseren.
- Klik op de hyperlink in de kolom Totaal gekoppeld: Personen van
de betreffende classificatie.
Hoe kan ik bekijken voor welke personen de bewaartermijn na de gebeurtenis
is verstreken?
- Selecteer de gewenste categorie bij Categorie.
- Vink Bewaartermijn verstreken aan
- Klik op Actualiseren.
- Klik op de hyperlink in de kolom Totaal gekoppeld: Personen van
de betreffende classificatie.
Hoe kan ik zien wat de voorgestelde actie is?
- Selecteer de gewenste categorie bij Categorie.
- Klik op Actualiseren.
- Klik op de hyperlink in de kolom Totaal gekoppeld: Personen van
de betreffende classificatie.
- In de kolom Voorgestelde actie kunt u zien wat de voorgestelde
actie is.
Hoe kan ik de gegevens exporteren naar Microsoft Excel?
- Selecteer de gewenste categorie bij Categorie.
- Klik op Actualiseren.
- Klik op de hyperlink in de kolom Totaal gekoppeld: Personen van
de betreffende classificatie.
- Klik op
Exporteren:
Excel.
Hoe kan ik bepalen of ik de gegevens voor de medewerkers, relaties of
contactpersonen wil zien?
- Selecteer de gewenste categorie bij Categorie.
- Klik op Actualiseren.
Hoe kan ik de voorgestelde actie uitvoeren?
- Selecteer de gewenste categorie bij Categorie.
- Klik op Actualiseren.
- Klik op de hyperlink in de kolom Totaal gekoppeld: Personen van
de betreffende classificatie.
- Selecteer de personen waarvoor u de voorgestelde actie wilt uitvoeren.
- Klik op Anonimiseren. Wanneer u deze functie opstart dient u een wachtwoord op te
geven. Dit wachtwoord kunt u opvragen bij de supportafdeling van Exact.
- Er wordt een scherm getoond met informatie. Lees dit zorgvuldig door.
- Vink de optie Ja, ik heb de informatie zorgvuldig gelezen en ben me
volledig bewust van de gevolgen van de acties die zullen worden uitgevoerd
aan.
- Klik op Anonimiseren.
- De opdracht voor het anonimiseren is nu verzonden. Klik op OK.
- In menupad Modules ? Systeem ? Persoonsgegevens ? Log kunt u de status
van de opdracht voor het anonimiseren bekijken. Op basis van de Personal Data Protection oplossing in ELIS
wordt de opdracht voor het anonimiseren uitgevoerd.
Let op:
Hoe kan ik de gegevens anonimiseren?
- Selecteer de gewenste categorie bij Categorie.
- Klik op Actualiseren.
- Klik op de hyperlink in de kolom Totaal gekoppeld: Personen van
de betreffende classificatie.
- Selecteer de personen waarvoor u de voorgestelde actie wilt uitvoeren.
- Klik op Anonimiseren. Wanneer u deze functie opstart dient u een wachtwoord op te
geven. Dit wachtwoord kunt u opvragen bij de supportafdeling van Exact.
- Er wordt een scherm getoond met informatie. Lees dit zorgvuldig door.
- Vink de optie Ja, ik heb de informatie zorgvuldig gelezen en ben me
volledig bewust van de gevolgen van de acties die zullen worden uitgevoerd
aan.
- Klik op Anonimiseren.
- De opdracht voor het anonimiseren is nu verzonden. Klik op OK.
- In menupad Modules ? Systeem ? Persoonsgegevens ? Log kunt u de status
van de opdracht voor het anonimiseren bekijken. Op basis van de Personal Data Protection oplossing in ELIS
wordt de opdracht voor het anonimiseren uitgevoerd.
Let op:
Wat wordt er bij het anonimiseren uitgevoerd?
Bij het anonimiseren, maakt u de gegevens van de geselecteerde personen
onherkenbaar. Bij het anonimiseren wordt het volgende uitgevoerd:
- De gegevens in de velden die op het tabblad Stamgegevens van de
persoonsgegevens classificatie zijn gedefinieerd worden geanonimiseerd,
waarbij de gegevens worden vervangen zodat ze niet meer herkenbaar zijn.
- De documenten die gekoppeld zijn aan deze persoon (via het veld
Relatie, Medewerker of Contactpersoon in het document), en die van de
documenttypes zijn die zijn gedefinieerd op het tabblad Documenten van de persoonsgegevens classificatie, worden verwijderd.
De documenten worden verwijderd ongeacht of ze gekoppeld zijn aan andere
entiteiten. Documenten van documenttypes die
niet zijn geselecteerd in de classificatie worden gekoppeld aan de
geanonimiseerde persoon. Voor meer informatie, zie
Hoe kan ik
zien welke documenten worden verwijderd?.
- De verzoeken die gekoppeld zijn aan deze persoon (via het veld
Relatie, Medewerker of Contactpersoon in het verzoek), en
die van de verzoektypes zijn die zijn gedefinieerd op het tabblad
Verzoeken van de persoonsgegevens classificatie, worden verwijderd.
De verzoeken worden verwijderd ongeacht of ze zijn gekoppeld aan andere
entiteiten. Verzoeken van verzoektypes die niet zijn geselecteerd in de classificatie worden gekoppeld aan de
geanonimiseerde persoon. Voor meer informatie, zie
Hoe kan ik
zien welke verzoeken worden verwijderd?.
Kan ik het anonimiseren terugdraaien of ongedaan maken?
- Nee. Het verwerken anonimiseren is
onomkeerbaar en kan NIET ongedaan worden gemaakt.
Hoe kan ik de status van het anonimiseren zien?
- Nadat u in het actiecentrum heeft aangegeven om de persoonsgegevens te
anonimiseren kunt u de status van deze actie bekijken in het
persoonsgegevenslog in menupad Modules ? Systeem ? Persoonsgegevens ? Log.
Hoe kan ik
zien welke documenten worden verwijderd?
- Open de persoonsgegevens classificatie en klik op het tabblad
Documenten om te controleren welke documenttypes zijn geselecteerd.
- Open menupad Modules ? Documenten ? Overzichten ? Documenten ? Zoeken.
- Selecteer de medewerker bij het veld Medewerker, de relatie bij
het veld Relatie of de contactpersoon bij het veld Contactpersoon.
- Stel de andere zoekcriteria zo ruim mogelijk in.
- Klik op Tonen.
- Alle documenten van de types die in de persoonsgegevens classificatie
zijn geselecteerd, worden verwijderd.
Opmerking: Bij het zoeken naar documenten worden alléén de documenten
getoond met een beveiligingsniveau dat lager of gelijk is aan het
beveiligingsniveau van de gebruiker die de zoekopdracht uitvoert. Het is daarom
aan te raden de zoekopdracht uit te voeren als een gebruiker die voldoende
rechten heeft om alle documenten te kunnen zien. Bij het verwijderen worden alle
documenten verwijderd ongeacht het beveiligingsniveau.
Hoe kan ik
zien welke verzoeken worden verwijderd?
- Open de persoonsgegevens classificatie en klik op het tabblad
Verzoeken om te controleren welke verzoektypes zijn geselecteerd.
- Open menupad Modules ? Werkstroom ? Overzichten ? Verzoeken ? Zoeken.
- Selecteer de medewerker bij het veld Medewerker, de relatie bij
het veld Relatie of de contactpersoon bij het veld Contactpersoon.
- Stel de andere zoekcriteria zo ruim mogelijk in.
- Klik op Tonen.
- Alle verzoeken van de types die in de persoonsgegevens classificatie
zijn geselecteerd, worden verwijderd.
Opmerking: Bij het zoeken naar verzoeken worden alléén de verzoeken
getoond met een beveiligingsniveau dat lager of gelijk is aan het
beveiligingsniveau van de gebruiker die de zoekopdracht uitvoert. Het is daarom
aan te raden de zoekopdracht uit te voeren als een gebruiker die voldoende
rechten heeft om alle verzoeken te kunnen zien. Bij het verwijderen worden alle
verzoeken verwijderd ongeacht het beveiligingsniveau.
Hoe kan ik de gegevens exporteren naar Microsoft Excel?
- Selecteer de gewenste categorie bij Categorie.
- Klik op Actualiseren.
- Klik op de hyperlink in de kolom Totaal gekoppeld: Personen van
de betreffende classificatie.
- Klik op
Aanpassen.
- In de sectie Kolommen selecteert u de kolommen die u wilt
exporteren.
- Klik op Bewaren.
- Klik op
Exporteren: Excel.
Opmerking: Er worden een aantal standaard kolommen op de pagina
getoond en geëxporteerd die u niet kunt verbergen.
Hoe kan ik de gegevens samenvoegen via Microsoft Word?
- Selecteer de gewenste categorie bij Categorie.
- Klik op Actualiseren.
- Klik op de hyperlink in de kolom Totaal gekoppeld: Personen van
de betreffende classificatie.
- Selecteer de regels die u wilt afdrukken.
- Klik op Brief maken.
- Geef een onderwerp op en klik op op Brief maken.
- Na het succesvol afronden van het proces word een melding getoond dat de
brieven worden aangemaakt. Klik op de hyperlink om de Word Merge: Log
pagina te openen. U kunt ook direct naar de Word Merge: Log pagina
gaan om de status van het merge proces te bekijken.
Voor meer informatie, zie
Aanmaken van brieven met Word Merge,
Aanmaken en bewerken van Word Merge templates en
Viewing Word Merge log report.
Knoppen
Sluiten
Klik hier om deze pagina te sluiten.
Actualiseren
Klik hier om de gegevens op deze pagina te verversen.
Herstellen
Klik hier om de gedefinieerde criteria te wissen.
Anonimiseren
Met deze knop kunt u de geselecteerde records verwerken.
Bij het verwerken heeft u de volgende
mogelijkheden:
Bij het verwerken dient u eerst een wachtwoord op te geven. Dit wachtwoord
kunt u opvragen bij de supportafdeling van Exact. Voor meer informatie over het
verwerken, zie Hoe kan ik de voorgestelde actie uitvoeren?.
Brief maken
Met deze knop kunt u brieven aanmaken met de Word merge functie om een
overzicht te genereren van de persoonsgegevens van de geselecteerde personen.
Dit kan worden uitgevoerd voor personen die zijn geanonimiseerd of die nog niet
zijn geanonimiseerd.
Velden
Sectie Criteria
Gebeurtenis plaatsgevonden
Door deze optie aan te vinken worden alleen de gegevens getoond waarvoor de
gebeurtenis (die is gedefinieerd in de persoonsgegevens classificatie) heeft
plaatsgevonden. Wanneer u alle gegevens wilt zien ongeacht of de gebeurtenis
heeft plaats gevonden, dient u deze optie uit te vinken.
Bewaartermijn verstreken
Door deze optie aan te vinken worden alleen de gegevens getoond waarvoor de
bewaartermijn (die is gedefinieerd in de persoonsgegevens classificatie) is
verstreken. Wanneer u alle gegevens wilt zien ongeacht of de bewaartermijn is
verstreken, dient u deze optie uit te vinken.
Medewerker
Hier kunt u een selectie maken op een medewerker, relatie of contactpersoon.
Opmerking: Het is afhankelijk van welke optie u bij Categorie in het
selectiescherm heeft geselecteerd, of u hier een medewerker, relatie of
contactpersoon kunt selecteren.
Kolommen
Kolommen
Geselecteerd
Selecteer de records waarvoor u de voorgestelde actie
wilt uitvoeren. Wanneer u alle records wilt selecteren kunt u het veld in de
kopregel aanvinken.
Classificatie code
In deze kolom wordt de code van de persoonsgegevens classificatie getoond die
aan deze persoon is gekoppeld. Door op de hyperlink te klikken kunt u de
betreffende classificatie bekijken.
Omschrijving
In deze kolom wordt de omschrijving van de persoonsgegevens classificatie
getoond die aan deze persoon is gekoppeld. Door op de hyperlink te klikken kunt
u de betreffende classificatie bekijken.
Categorie
In deze kolom wordt aangegeven op welke categorie (Medewerker,
Contactpersoon of Relatie) deze persoonsgegevens classificatie van
toepassing is.
Type
In deze kolom wordt aangegeven op welke type persoon deze persoonsgegevens
classificatie van toepassing is.
Gebeurtenis
In deze kolom wordt aangegeven op welkegebeurtenis deze persoonsgegevens
classificatie van toepassing is.
Vervalperiode
In deze kolom wordt getoond welke vervalperiode is gedefinieerd bij de
betreffende persoonsgegevens classificatie.
Tijdsschaal
In deze kolom wordt getoond welke tijdsschaal is gedefinieerd bij de
betreffende persoonsgegevens classificatie.
Werknemersnummer
In deze kolom wordt het ID nummer van de medewerker getoond. Door op de
hyperlink te klikken kunt u de medewerkerkaart bekijken.
Opmerking: Deze kolom wordt alleen getoond voor de categorie
Medewerker.
Naam werknemer
In deze kolom wordt de naam van de medewerker getoond. Door op de hyperlink
te klikken kunt u de medewerkerkaart bekijken.
Opmerking: Deze kolom wordt alleen getoond voor de categorie
Medewerker.
Relatiecode
In deze kolom wordt het ID nummer van de relatie getoond. Door op de
hyperlink te klikken kunt u de relatiekaart bekijken.
Opmerking: Deze kolom wordt alleen getoond voor de categorie
Relatie.
Bedrijfsnaam
In deze kolom wordt de naam van de relatie getoond. Door op de hyperlink te
klikken kunt u de relatiekaart bekijken.
Opmerking: Deze kolom wordt alleen getoond voor de categorie
Relatie en Contactpersoon.
Naam contactpersoon
In deze kolom wordt de naam van de contactpersoon getoond. Door op de
hyperlink te klikken kunt u de contactpersoonkaart bekijken.
Opmerking: Deze kolom wordt alleen getoond voor de categorie Contactpersoon.
Gebeurtenis plaatsgevonden
In deze kolom wordt aangegeven of de gebeurtenis voor de betreffende persoon
heeft plaatsgevonden. Een groen vinkje geeft aan dat de gebeurtenis heeft
plaatsgevonden, een rood kruis geen aan dat de gebeurtenis niet heeft plaats
gevonden.
Afhankelijk van het soort gebeurtenis wordt als volgt
bepaald of deze heeft plaatsgevonden:
- Inactieve status - de status van de persoon is non-actief
- Contract beëindigd - de Status van de medewerker is niet
Non-actief EN de Einddatum contract van de medewerker is
eerder of gelijk aan de huidige datum.
Bewaartermijn verstreken
In deze kolom wordt aangegeven of de bewaartermijn na de gebeurtenis voor de
betreffende persoon is verstreken. Een groen vinkje geeft aan dat de
bewaartermijn is verstreken, een rood kruis geen aan dat de bewaartermijn niet
is verstreken.
Voorbeeld:
|
Datum gebeurtenis
|
Tijdsschaal
|
Bewaartermijn na gebeurtenis
|
Huidige datum |
Bewaartermijn verstreken
|
|
1-4-2018
|
Dagen
|
0 (direct verstreken)
|
1-4-2018
|
V
|
|
1-4-2018
|
Dagen
|
0 (direct verstreken)
|
2-4-2018
|
V
|
|
1-4-2018
|
Dagen |
1
|
1-4-2018
|
X
|
|
1-4-2018
|
Dagen |
1
|
2-4-2018
|
V
|
|
1-4-2018
|
Dagen |
10
|
9-4-2018
|
X
|
|
1-4-2018
|
Dagen |
10
|
10-4-2018
|
X
|
|
1-4-2018
|
Dagen |
10
|
11-4-2018
|
V
|
|
1-4-2018
|
Dagen |
10
|
12-4-2018
|
V
|
|
1-4-2018
|
Dagen |
3
|
30-6-2018
|
X
|
|
1-4-2018
|
Maanden
|
3
|
1-7-2018
|
V
|
|
1-4-2018
|
Maanden |
3
|
15-7-2018
|
V
|
|
1-4-2018
|
Maanden |
3
|
1-10-2018
|
V
|
|
1-4-2018
|
Jaren
|
1
|
31-3-2019
|
X
|
|
1-4-2018
|
Jaren |
1
|
1-4-2019
|
V
|
|
1-4-2018
|
Jaren |
1
|
1-9-2019
|
V
|
|
1-4-2018
|
Jaren |
1
|
1-4-2020
|
V
|
Voorgestelde actie
In deze kolom wordt aangegeven wat de voorgestelde actie is voor de
betreffende persoonsgegevens. Wanneer de bewaartermijn nog niet is verstreken is
de voorgestelde actie Geen, wat aangeeft dat er geen actie ondernomen
hoeft te worden. Wanneer de bewaartermijn is verstreken is de voorgestelde actie
Verwerken, en kunt u de betreffende persoonsgegevens
anonimiseren/verwijderen.
Gerelateerde documenten
| Main Category: |
Support Product Know How |
Document Type: |
Online help main |
| Category: |
On-line help files |
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
Details |
Document ID: |
28.444.653 |
| Assortment: |
Exact Synergy Enterprise
|
Date: |
01-11-2018 |
| Release: |
261 |
Attachment: |
|
| Disclaimer |