Exact Compact+

Periode kan niet worden afgesloten omdat er niet toegewezen betalingen en/of ontvangsten zijn, wilt u deze betalingen/ontvangsten aan de onbekende debiteur of crediteur toewijzen?

Als u ervoor kiest om via menu [Systeem, Financieel, Verwerken resultaat] het resultaat te verwerken, krijgt u de vraag of u de dagboeken van het boekjaar direct wil afsluiten. Als u voor 'Ja' kiest, of direct het boekjaar sluit via menu [Systeem, Algemeen, Periode-datumtabel], kan de melding: "Periode kan niet worden afgesloten omdat er niet toegewezen betalingen en/of ontvangsten zijn" verschijnen met daarbij de vraag: "Wilt u al deze betalingen/ontvangsten aan de onbekende debiteur of crediteur toewijzen?"

Kies bij deze vraag in eerste instantie voor het antwoord: 'Nee' zodat u kunt uitzoeken waar deze melding vandaan komt (het is mogelijk dat u meerdere malen voor 'Nee' moet kiezen). 

Reden voor de melding:
De reden voor deze melding is dat Exact tijdens het sluiten van de perioden de dagboeken controleert op boekingsregels die nog niet zijn toegewezen aan een relatie. De perioden/dagboeken van het boekjaar kunnen namelijk niet gesloten worden voordat alle boekingen zijn toegewezen aan een relatie.

De grootboekrekening die de melding veroorzaakt is de Niet toegewezen-rekening, welke is gekoppeld aan de kas-, bank- en girodagboeken. Via menu[Systeem, Financieel, Dagboeken] kunt u - door het openen van de dagboeken Kas, Bank en Giro - onderin het dagboekonderhoud de Niet toegewezen-rekening vinden. Deze Niet toegewezen-rekening dient een tijdelijke stallingsrekening - en daarom bij het sluiten van de perioden leeg - te zijn; d.w.z. er mogen geen boekingen op deze rekening staan als u de perioden van deze dagboeken definitief wilt sluiten (dit is wezenlijk anders dan aanwezige boekingen met een saldo van 0).

Staan er wel boekingen op deze Niet toegewezen-rekening en u heeft per ongeluk gekozen om deze gelijk toe te wijzen aan de onbekende debiteur\crediteur (een keuze voor 'Ja' of 'Ja, op alles' bij de melding), dan zullen alle boekingen van de Niet toegewezen-rekening als openstaande post geboekt worden op de onbekende debiteur\crediteur. Op dat moment zal de Niet toegewezen-rekening, dus in de boeking zelf, veranderd worden in de standaard debiteuren- of crediteurenrekening met daaraan als relatie gekoppeld de onbekende debiteur\crediteur. Hierdoor zijn de boekingen toegewezen aan een relatie, maar ontstaan er dus onverwachte openstaande posten.

Situatie 1 Er zijn nog boekingen die uitgezocht dienen te worden
Het kan voorkomen dat in het onderhoud van de dagboeken van het type Kas, Bank en Giro als 'Niet Toegewezen' een rekening is gekoppeld waar inderdaad nog een aantal boekingen op staan die nog uitgezocht en aan een relatie toegewezen dienen te worden, bijvoorbeeld omdat u gebruik maakt van elektronisch bankieren in Exact Compact. De dagboeken kunnen daardoor nog niet worden afgesloten voor het boekjaar. Nadat u alle boekingsregels heeft toegewezen in het kas-, bank- en girodagboek aan de juiste grootboekrekening en juiste relatie, kunnen de dagboeken wel gesloten worden en zal de melding niet opkomen bij sluiten van de perioden/dagboeken van het betreffende boekjaar.

Situatie 2 Verkeerde inrichting\gebruik van de Niet toegewezen rekening
Het kan ook voorkomen dat u geen gebruik maakt van Elektronisch bankieren maar dat aan het dagboek van Kas, Bank en Giro een verkeerde Niet Toegewezen-rekening is gekoppeld, bijvoorbeeld "Kruisposten" of  "Betalingen onderweg". Deze rekening wordt in uw administratie gebruikt als een soort tussenrekening waar wel degelijk boekingen op staan, wat ook correct is. Wat echter niet correct is, is dat een rekening waarop u boekt, wordt gekoppeld als Niet toegewezen-rekening aan de dagboeken en is een kwestie van een verkeerde inrichting.

Advies (mogelijk vanaf release 390)

• Maak een backup van uw administratie, indien er geen recente backup aanwezig is.
• Controleer bij menu [Systeem, Financieel, Dagboeken] welke rekening als Niet toegewezen-rekening aan de dagboeken van het type Kas, Bank en Giro is gekoppeld.
• Controleer via menu [Compact, Grootboek, Kaarten] of er boekingen op deze Niet toegewezen-rekening staan.
  Zo ja, maak een nieuwe, neutrale balansrekening aan, bijvoorbeeld de rekening 2500 Niet toegewezen.
• Koppel deze nieuwe rekening één voor één aan alle dagboeken van het type Kas, Bank en Giro i.p.v. de oude Niet toegewezen-rekening.
• Via menu [Systeem, Financieel, Verwerken resultaat] of via menu [Systeem, Algemeen, Periode-datumtabel] kunt u nu alsnog de perioden/dagboeken afsluiten.
• De melding "Periode kan niet worden afgesloten omdat er niet toegewezen betalingen en/of ontvangsten zijn, wilt u deze toewijzen aan de onbekende debiteur of crediteur?", u kiest nu voor 'Ja' of 'Ja, op alles'.
• De onbekende debiteur\crediteur zal nu worden toegewezen aan de boekingsregels van de 'oude' Niet toegewezen-rekening, zonder dat deze rekening verandert in de standaard debiteuren of crediteurenrekening. Hiermee zijn de boekingsregels toegewezen en kunnen de perioden/dagboeken gesloten worden zonder dat dit openstaande posten genereert.
• Draai hierna ter controle via menu [Systeem, Controles, Diagnose] de diagnose tool om de administratie te controleren op inconsistenties en repareer deze indien nodig.