Sales Manual C/S - [Processen, Verkoopfacturen, Invoeren verkoopfacturen]
[Processen, Verkoopfacturen, Invoeren
verkoopfacturen]
In Exact Invoice C/S bestaat een factuur uit een factuurkopregel en
factuurregels. De factuurkopregel bevat de algemene (debiteur)gegevens. De
factuurregels bevatten de artikelen en kosten die dienen te worden gefactureerd.
De velden en de mogelijkheid om ze te wijzigen zijn afhankelijk van wat u in de
instellingen in [Bestand, Administratie instellingen, Algemene verkoop
instellingen] hebt gedefinieerd.
Factuurcode
Vul de factuurcode in voor de factuur die u wilt invoeren.
Volgnummer
Vul het volgnummer van de factuur in.
Tabblad 'Algemeen'
Kenmerk
Vul hier een referentie naar de factuur in. U kunt hier alleen iets invullen
als u in uw administratie instellingen op het tabblad 'Algemeen' het aankruisvak
'Wijzigen referentie' hebt aangekruist. Deze referentie wordt onder meer als
omschrijving voor de openstaande post gebruikt.
Extra kenmerken
Als u op deze knop klikt, kunt u drie omschrijvingen geven voor de factuur.
Debiteur
Vul hier de debiteur in die de order geplaatst heeft.
Factuurdebiteur
Vul hier de factuurdebiteur die de factuur moet ontvangen. De factuurdebiteur
is niet noodzakelijkerwijs de debiteur die de order heeft geplaatst of de
goederen ontvangt. U kunt een factuurdebiteur koppelen aan een debiteur in het
tabblad 'Factuur' in [Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud debiteuren] in het
Finance-menu. Deze gekoppelde factuurdebiteur wordt in dit veld als suggestie
getoond. U kunt deze suggestie wijzigen. U kunt elke aangemaakte debiteur als
factuurdebiteur kiezen. Om een nieuwe factuurdebiteur aan te maken, maakt u dus
een debiteur aan. Dit kan met het hierboven genoemde pad in het Finance-menu. De
ontvangstdebiteur kan alleen worden gewijzigd als u de optie 'Wijzigen
debiteurgegevens' hebt geactiveerd op het tabblad 'Algemeen' in [Bestand,
Adminstratie instellingen, Algemene verkoopinstellingen].
Totalen
Controleer limiet
Als u op deze knop klikt, krijgt u informatie over het krediet van de
debiteur. U kunt één kredietlimiet per debiteur invoeren in het tabblad
'Betaling' in [Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud debiteuren] in het
Finance-menu. Voordat u een factuur invoert, zorgt u ervoor dat de kredietlimiet
is ingevoerd en gecontroleerd. Als u in de administratie instellingen [Bestand,
Administratie instellingen, Algemene verkoop instellingen] definieert dat elke
order of factuur automatisch gecontroleerd dient te worden na het invoeren van
een factuurregel, voorkomt u dat de order- of de factuurregel boven de
kredietlimiet komt. Als u een factuurdebiteur gekoppeld hebt aan de debiteur
voor wie de factuur wordt ingevoerd, wordt de kredietlimiet van de
factuurdebiteur getoond.
Vertegenwoordiger
Vul hier de vertegenwoordiger in die u aan de factuur wilt koppelen. Als u al
een vertegenwoordiger aan deze debiteur hebt gekoppeld, wordt deze als suggestie
getoond. De vertegenwoordiger kan alleen worden gewijzigd als u de optie
'Wijzigen debiteurgegevens' hebt geactiveerd op het tabblad 'Algemeen' in
[Bestand, Adminstratie instellingen, Algemene verkoopinstellingen]. Zie Verkoopvertegenwoordigers
Ordernummer
Selectiecode
Vul hier een selectiecode voor uw factuur in.
Code extra omschrijving
Vul hier een code in van een van de extra omschrijvingen die u hebt
aangemaakt. Zie Extra
omschrijvingen
Tekstcode
Vul hier een code in van een van de tekstcodes die u hebt aangemaakt. Zie Algemene
tekstcodes
Valuta
Vul hier de valuta in die u voor de factuur wilt gebruiken. U kunt facturen
in andere dan de standaardvaluta invoeren in Exact Sales C/S. Maak eerst de
verschillende valuta en de bijbehorende gegevens aan met [Grootboek, Valuta,
Onderhoud, Valuta] in het Finance-menu. Maak dan de koersen aan met [Grootboek,
Valuta, Onderhoud, Koersen] in het Finance-menu. Koppel de juiste valutacode aan
de debiteur in het tabblad 'Boekstuk' in [Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud
debiteuren] in het Finance-menu. De valutacode wordt automatisch als suggestie
getoond, wanneer u een factuur invoert voor deze debiteur. U kunt de suggestie
vrijblijvend wijzigen.
Koers
De koers wordt automatisch gesuggereerd. U kunt de koers van alle
buitenlandse valuta wijzigen als u in uw administratie instellingen, op het
tabblad 'Verkoop' het aankruisvak 'Wisselkoers wijzigen' hebt aangekruist.
Tabblad 'Leveringsgegevens'
Ontvangstdebiteur
Vul hier de debiteur in die de goederen zal ontvangen. U kunt elke
aangemaakte debiteur als ontvangstdebiteur kiezen. Om een nieuwe
ontvangstdebiteur aan te maken, maakt u dus een debiteur aan. Dit kan met
[Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud debiteuren] in het Finance-menu. De
ontvangstdebiteur kan alleen worden gewijzigd als u de optie 'Wijzigen
debiteurgegevens' hebt geactiveerd op het tabblad 'Algemeen' in [Bestand,
Adminstratie instellingen, Algemene verkoopinstellingen].
Afleverdatum
Vul hier de afleverdatum in. De verwerkingsdatum of de afleverdatum van de
verkooporder wordt als suggestie gegeven. U kunt factuurinformatie in
overzichten op afleverdatum opvragen en facturen op afleverdatum afdrukken.
Afleverwijze
Vul hier de leveringswijze in. Zie Lever-/Bestelwijzen
Afleveradres
Vul hier de adrescode van de ontvangstdebiteur in. Als de code bekend is,
wordt de rest van het adres vanzelf gesuggereerd. Zie Lever-/Besteladressen
voor debiteuren en crediteuren
De BTW wordt berekend over het netto regelbedrag. Hier verschijnt dus het
regelbedrag met korting en inclusief BTW.
Tabblad 'Voorwaarden'
Betalingsconditie
Vul hier een betalingsconditie in. U kunt betalingscondities aanmaken met
[Tabellen, Onderhoud, Betalingscondities] in het Finance-menu.
Percentage factuurkorting
Kostencode
Orderkosten
De orderkosten worden automatisch ingevuld als u een kostencode in hebt
gevuld waaraan ook orderkosten gekoppeld zijn.
BTW-code Vrachtkosten
De vrachtkosten worden automatisch ingevuld als u een kostencode in hebt
gevuld waaraan ook vrachtkosten gekoppeld zijn.
BTW-code
Factuurnummer
Hier wordt automatisch het eerstvolgend vrije factuurnummer als suggestie
gegeven, als u dat hebt aangegeven in de instellingen. U wordt aangeraden dit
nummer te accepteren.
- In bepaalde gevallen is het nuttig om te weten welk factuurnummer aan een
bepaalde factuur wordt toegekend. Als u factuurnummers in [Processen,
Verkoopfacturen, Invoeren facturen] toekent, dan hoeft u niet te wachten om te
zien welk nummer later door het programma wordt toegekend en kunt u uw klant
direct informeren. Het toekennen van factuurnummers in [Processen,
Verkoopfacturen, Invoeren facturen] geeft u de mogelijkheid om de facturen op
te vragen in overzichten zonder rekening te hoeven houden met zowel het
volgnummer als het debiteurennummer. Het factuurnummer kan nodig zijn voor
andere afdelingen, zoals bijvoorbeeld de verzendafdeling. Als u hier geen
factuurnummer toekent, wordt het toegekend wanneer de proef- of definitieve
factuur wordt afgedrukt. Dit is afhankelijk van uw instellingen in [Bestand,
Administratie instellingen, Algemene verkoop instellingen], tabblad 'Factuur'.
Nummer originele factuur
Aantal perioden
Vul hier het aantal perioden in waarover de factuur moet worden verdeeld.
Aanvangsjaar periodeverdeel
Vul hier het aanvangsjaar in waarover de factuur moet worden verdeeld.
Aanvangsperiode periodeverdeel
Vul hier de aanvangsperiode in waarover de factuur moet worden verdeeld.
Knop toevoegen
Nadat u de kopregelgegevens hebt ingevoerd voor de factuur, kunt u, als u op
deze knop klikt regels aan uw factuur toevoegen. Het eerstvolgende vrije
regelnummer wordt als suggestie gegeven.
Artikel
U kunt in dit veld een artikel invullen.
Artikelgroep
Als u het veld tekstregel gevuld heeft en u heeft de optie 'Genereer
omzetstatistieken voor tekstregels' aanstaan dan moet u hier een artikelgroep
invullen.
Grootboekrekening
Als u het veld tekstregel gevuld heeft en u heeft niet de optie
'Genereer omzetstatistieken voor tekstregels' aanstaan dan moet u hier een
grootboekrekening invullen.
Tekstregel
In het veld 'Tekstregel' vult u tekst in over een artikel dat niet tot uw
standaardartikelen behoort of diensten. U kunt een tekst invoeren van maximaal
2000 tekens.
Omschrijving
Aantal
Vul hier het aantal artikelen of eenheden van de tekstregel in dat u in de
factuurregel wilt hebben staan.
BTW-code
Vul hier de BTW-code die u voor deze factuurregel wilt gebruiken. De BTW-code
die aan de debiteur is gekoppeld in het Finance-menu, wordt hier als suggestie
gegeven. U kunt deze code alleen wijzigen als u in [Bestand, Administratie
instellingen, Algemene verkoop instellingen] op het tabblad 'Algemeen',
'Wijzigen BTW-code' hebt geactiveerd.
Prijs
Vul hier de prijs van het artikel of de artikelgroep in. U kunt de
verkoopprijs van het artikel alleen wijzigen als u de optie 'Wijzigen
artikelgegevens' hebt geactiveerd op het tabblad 'Algemeen' in [Bestand,
Administratie instellingen, Algemene verkoopinstellingen].
Kostenplaats
Vul hier de kostenplaats in die u aan de factuur wilt koppelen. De
kostenplaats die u bij de vertegenwoordiger, die u aan deze factuur hebt
gekoppeld, hebt ingevuld, wordt hier als suggestie gegeven. Als u geen
kostenplaats aan de vertegenwoordiger hebt gekoppeld, dan wordt de standaard
kostenplaats getoond, die u in uw administratie instellingen hebt ingevuld. U
kunt hier alleen iets invullen als u het aankruisvak 'Kostenplaatsrekening' hebt
aangekruist. U vindt dit aankruisvak in het Finance-menu, [Grootboekrekening,
Stamgegevens, Onderhoud, Grootboekrekeningen]. U vult hier de grootboekrekening
van de artikelgroep in waaraan het artikel gekoppeld is. Vervolgens kunt u het
vak aankruisen.
Kostendrager
Vul hier de kostendrager in die u aan de factuur wilt koppelen. De
kostendrager die u aan de artikelgroep gekoppeld hebt, wordt hier als suggestie
getoond. Als u geen kostendrager aan de artikelgroep hebt gekoppeld, wordt hier
de standaard kostendrager die u in uw administratie instellingen hebt ingevuld,
als suggestie gegeven. U kunt hier alleen iets invullen als u het aankruisvak
'Kostendragerrekening' hebt aangekruist. U vindt dit aankruisvak in het
Finance-menu, [Grootboekrekening, Stamgegevens, Onderhoud, Grootboekrekeningen].
U vult hier de grootboekrekening van de artikelgroep in waaraan het artikel
gekoppeld is. Vervolgens kunt u het vak aankruisen.
Bruto regelbedrag
Hier wordt automatisch het brutobedrag van de geselecteerde regel aangegeven.
Dit is het regelbedrag zonder de korting en zonder BTW.
Prijslijst
Vul hier een prijslijst naar keuze in. Zie Prijslijsten
Kortingssoort
Vul hier een kortingssoort in. U hebt de keuze uit 'Percentage' of 'Bedrag'.
Regelkorting
Vul hier een kortingspercentage of -bedrag in, afhankelijk van uw keuze in
het vorige veld.
Berekeningsmethode
Maak hier een keuze uit een van de drie mogelijke berekeningsmethodes.
'Staffelkorting over regelkorting', Regelkorting over staffelkorting' en
'Staffelkorting plus regelkorting'.
- 'Staffelkorting over regelkorting' betekent dat eerst de regelkorting
wordt afgetrokken van het factuurbedrag en vervolgens over dat resultaat de
staffelkorting wordt berekend en afgetrokken.
- 'Regelkorting over staffelkorting' betekent dat eerst de staffelkorting
berekend en afgetrokken wordt. Over het resultaat hiervan wordt de
regelkorting berekend en afgetrokken.
- 'Staffelkorting plus regelkorting' betekent dat beide kortingen worden
uitgerekend en bij elkaar opgeteld en vervolgens van het factuurbedrag worden
afgetrokken.
Afleverdatum
Vul hier de datum in waarop het artikel of de artikelgroep van deze
factuurregel wordt afgeleverd.
Netto regelbedrag
Hier wordt automatisch het bedrag met de korting gegeven.
Netto bedrag inclusief BTW
Project
Vul hier het project in waar het artikel of de artikelgroep aan gekoppeld is.
Kostensoort
Vul een kostensoort in.
Kostenplaats
Vul een kostenplaats in.
Omschrijving
Geef een omschrijving van het artikel in
de regel.
Regelbedrag
Hier staat het bedrag genoemd dat u in de factuurregels hebt
ingevoerd.
Factuurkorting
Vul hier het percentage van de factuurkorting in. Deze
factuurkorting is onafhankelijk van de regelkorting, kredietbeperking of
betalingskorting.
Kostencode
Vul hier een kostencode in. Zie Kostencodes
BTW-code
De BTW-code wordt automatisch gesuggereerd als u een bepaalde
kostencode hebt gekozen. De BTW-code die u daarin hebt aangemaakt, wordt
gesuggereerd. Factuurtotaal Dit totaal is het totaal van de factuurregels, de
order- en de vrachtkosten en de factuurkorting.
Inclusief BTW
Hier wordt automatisch het totaal van de factuur ingevuld,
inclusief de BTW.
Consequenties
- U kunt de facturen controleren en de proeffacturen afdrukken.
- U kunt de facturen fiatteren.
Meest gestelde vragen
- Hoe kan ik het factuurnummer wijzigen dat in
[Processen, Invoeren facturen] zal worden toegekend?
Voer het juiste factuurnummer in
'Factuurnummer' in op het tabblad 'Factuur' in [Bestand, Administratie
instellingen, Algemene verkoopinstellingen].
- Wat moet ik doen als een bedrijf twee
factuurdebiteuren heeft?
Voer de meest gebruikte factuurdebiteur met [Debiteuren, Stamgegevens,
Onderhoud debiteuren] in het Finance-menu in en kies de andere debiteur in
[Processen, Verkoopfacturen, Invoeren facturen] wanneer dat nodig is.
- Heeft het koppelen van een factuurdebiteur
gevolgen voor de omzetstatistieken?
Nee, u kunt omzetstatistieken voor
de factuur- en de gewone debiteur bijhouden.
- Kan ik meer dan één betalingsconditie aan een
debiteur koppelen?
Nee, u kunt maar één betalingsconditie aan een debiteur koppelen. U kunt
echter een andere betalingsconditie kiezen in de factuur als u het aankruisvak
'Wijzigen debiteurgegevens' hebt gemarkeerd in [Bestand, Administratie
instellingen, Algemene verkoop instellingen], tabblad 'Algemeen'.
- Kan ik meer dan één prijslijstcode aan een
debiteur koppelen?
Nee, maar u kunt een andere code in de factuurregels kiezen. U kunt een
prijslijst aanmaken die alle kortingen bevat zodat u niet van prijslijstcode
hoeft te wisselen.
- Kan ik een prijslijst aanmaken met meer dan
één type korting?
Ja, u kunt per artikel in de prijslijst aangeven of het een korting met
nieuwe bedragen, kortingsbedragen of kortingspercentages betreft.
- Ik kan bepaalde velden niet zien wanneer ik
een factuur invoer (bijvoorbeeld 'Prijslijstcode' en 'Kortingspercentage').
Definieer met [Bestand, Administratie instellingen, Algemene verkoop
instellingen] welke velden in de factuurkopregel en factuurregels getoond worden
en welke gewijzigd kunnen worden.
- Wordt er BTW berekend over de vrachtkosten in
het afsluitvenster?
Alleen als u een BTW-code in
'BTW-code' in het afsluitvenster hebt ingevoerd.
- Moet ik, wanneer ik facturen invoer, rekening
houden met het feit dat ik later misschien verzamelfacturen voor een debiteur
wil afdrukken?
Ja, u kunt verzamelfacturen afdrukken met [Processen, Verkoopfacturen,
Afdrukken facturen] maar er moeten geen factuurnummers aan de afzonderlijke
facturen zijn toegekend. Om in de verzamelfactuur te worden opgenomen moeten de
volgende gegevens hetzelfde zijn in elk van de afzonderlijke facturen:
- Debiteur
- Factuurcode
- Valuta
- Koers
- Betalingsconditie
- BTW-code van order- en vrachtkosten
- Er verschijnt een melding dat de debiteur geblokkeerd is.
U hebt het aankruisvak 'Blokkeren'
in [Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud debiteuren] in het Finance-menu
gemarkeerd. Als dat zo is, kunt u geen facturen invoeren. Als u het vak leeg
maakt, kan het weer wel.
- Ik wil verschillende of extra
artikelomschrijvingen op de factuur afdrukken.
Maak extra artikelomschrijvingen aan met [Stamgegevens, Onderhoud, Artikel,
Extra artikel omschrijvingen]. U kunt een extra artikelomschrijving aan een
debiteur koppelen of deze in de factuurkopregel selecteren. U kunt tevens de
normale artikelomschrijving wijzigen in de factuurregel.
Sales Manual C/S >
Inhoud
>
Facturen
invoeren > Verkoopfacturen invoeren
XMSevenOneMX
| Main Category: |
Support Product Know How |
Document Type: |
Online help main |
| Category: |
On-line help files |
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
Details |
Document ID: |
06.843.202 |
| Assortment: |
Exact Financials (v3)
|
Date: |
11-03-2005 |
| Release: |
|
Attachment: |
|
| Disclaimer |