Exact Globe+

Hoe richt ik mijn Activa administratie in als ik de module E-Activa later heb aangeschaft?

Hoe kunt u er nu voor zorgen dat u per 1 februari 2009 op een correcte manier met E-Activa kan gaan werken?

Aan de hand van onderstaand voorbeeld wordt aangegeven hoe u dit kunt doen.

U heeft 3 gebouwen

Per 31/12/2007 is de beginbalans ingeboekt.

In het bovenstaande voorbeeld is een gedeelte van de beginbalans te zien. Omdat dit voorbeeld alleen het activa gedeelte bespreekt is voor het resterende bedrag een tussenrekening gebruikt.

Op de eerste regel is het totale oorspronkelijke investeringsbedrag van alle gebouwen te zien. De tweede regel laat de totale afschrijving van alle gebouwen zien. De derde regel vertegenwoordigt de totale  boekwaarde per 1/1/2008

Voor de periodes 1 t/m 12 van 2008 en periode 1 van 2009 zijn de afschrijving handmatig in het memoriaal geboekt. Maandelijks is voor de 3 gebouwen een boeking gemaakt waarbij de afschrijvingen zijn geboekt.

Per 1/2/2009 is de volgende situatie ontstaan

Er zijn nu een jaar lang afschrijvingsboekingen gemaakt die niet aan een activum gekoppeld zijn. Om een juiste activa registratie te krijgen zullen al deze boekingen een serienummer (van het activum) moeten bevatten.

Omdat het aantal afschrijvingsboekingen er groot kan zijn is het zeer veel werk om al deze boekingen te openen, en een serienummer eraan te koppelen. We kiezen er daarom voor om de saldo's van de activa rekeningen tegen te boeken en daarna weer op te boeken. Hierdoor ontstaat er één boeking die de totale saldo's bevat. Deze boeking kunnen we vervolgens selecteren als 'beginbalans' boeking om uit te splitsen via de activa beginsaldo applicatie.

Afhankelijk van uw situatie dient het opboeken te worden uitgevoerd op een nieuwe set grootboekrekeningen. Wanneer de subadministratie van rekening anders is dan 'Activumrekening' dient u nieuwe grootboekrekeningen aan te maken. De reden hiervoor is dat het niet mogelijk is om een niet-activumrekening waarop reeds geboekt is aan de activumgroep te koppelen. Wanneer de betreffende rekening de subadministratie 'Activumrekening' heeft, is het niet nodig om een aparte grootboekrekening aan te maken.

Onderstaand voorbeeld laat zien hoe dit uitgevoerd kan worden.

Stap 1
Open het onderhoud van de grootboekrekeningen waarop de de investering en de afschrijving van het activum geboekt is.
Controleer op het tabblad 'Basis' of bij het veld 'Subadministratie' de optie 'Activumrekening' is geselecteerd.
Wanneer hier 'Activumrekening' staat, ga dan verder naar stap 3, wanneer hier iets anders staat, ga dan verder met stap 2.

Stap 2
Maak twee nieuwe grootboekrekeningen aan. Dit betreft twee balansrekeningen waarvan u de subadministratie op 'Neutraal' zet.
In het geval van dit voorbeeld maakt u bijvoorbeeld aan:

• 0052 Gebouwen
• 0053 Afschrijving gebouwen

De rekeningen 0050 en 0051 kunt u na het uitvoeren van dit stappenplan blokkeren zodat u er niet meer per ongeluk op boekt. Voor de investeringen en afschrijvingen van de gebouwen gebruikt u vanaf nu de nieuwe rekeningen 0052 en 0053.

Stap 3
Maak de afschrijvingsmethoden, activumgroepen aan en de activa aan. Voor meer informatie, zie Afschrijvingsmethoden aanmaken en onderhouden, Activumgroepen aanmaken en onderhouden en Activa aanmaken en onderhouden.

Let op:

• Hou er rekening mee dat u (afhankelijk van uw situatie) aan de activumgroepen de nieuwe grootboekrekeningen uit stap 2 koppelt.
• Bij het aanmaken van de activa koppelt u alléén de juiste activumgroep en afschrijvingsmethode. U dient bij het onderhoud van het activum geen investeringsbedrag op te geven. Daarnaast dient u het veld 'Datum' niet aan te passen. De datum en het bedrag worden straks automatisch gevuld na het verwerken van stap 6.

Stap 4
Vervolgens dient het saldo van de betreffende grootboekrekeningen weggeboekt te worden.
In het memoriaal dient op 1 februari 2009 de volgende boeking te worden gemaakt.

Let erop dat er bij deze boeking géén serienummer of artikel wordt gekoppeld. Eventueel dient u bij het onderhoud van de rekeningen aan te geven dat een artikel niet verplicht is. Na het uitvoeren van dit document kunt u vervolgens bij het onderhoud van de grootboekrekening aangeven dat een artikel wel weer verplicht is.

Een soortgelijke boeking dient gemaakt te worden per activumgroep. Het is vaak gebruikelijk dat iedere activumgroep een aparte set grootboekrekeningen heeft. Door de stappen per activumgroep en dus per set grootboekrekeningen uit te voeren kunt u op een overzichtelijke wijze deze stappen doorlopen.

Stap 5
Nadat bovenstaande boeking is gemaakt dient het bedrag weer opgeboekt te worden middels de volgende boeking.

Ook bij deze boeking dient er géén serienummer of artikel gekoppeld te worden. Door het maken van de boekingen in stap 4 en 5 hebben we nu een nieuwe beginbalansboeking gemaakt voor deze grootboekrekeningen. Deze beginbalansboeking gebruiken we straks bij de beginsaldo applicatie in stap 6.

Stap 6
De volgende stap is het uitsplitsen van bovenstaande boeking (uit stap 5) over de 3 gebouwen.
Dit kunt u doen met behulp van de Beginsaldo applicatie [Activa, Invoer, Beginsaldo].

Bij 'Groep' geeft u de activum groep van de gebouwen op. Vervolgens selecteert u bij 'Onze ref.' de boeking uit stap 5.
Vul bij het veld 'Afschr. begin' de oorspronkelijke investeringsdatum in. Bij de velden 'Investering' en 'Afschrijving' vult u de oorspronkelijke investering en het totaal afgeschreven bedrag in.

Nadat u dit heeft gedaan kunt u kiezen voor 'Verwerken'
Vervolgens kunt u de afschrijvingen laten berekenen. Dit kunt u doen middels de knop 'Berekenen' bij het onderhoud van een activum. Wanneer u de afschrijvingen voor meerdere activa in één keer wilt berekenen kunt u de betreffende activa selecteren in het selectiescherm voor het onderhoud van activa, en vervolgens op de knop 'Berekenen' klikken.

Als u hierna bij het onderhoud van het activum op het tabblad 'Mutaties' kijkt zult u zien dat vanaf februari 2009 een afschrijving gepland is. In januari 2009 is géén afschrijving gepland. Deze afschrijving is al meegenomen in het totaal bedrag van de cumulatieve afschrijvingen uit de boeking bij stap 5.

Voorbeeld van de gebudgetteerde afschrijvingen op het tabblad 'Mutaties' bij het onderhoud van het activum 'Gebouw 1'.

Meer informatie

• Startpagina E-Activa
• Afschrijvingsmethoden aanmaken en onderhouden
• Activumgroepen aanmaken en onderhouden
• Activa aanmaken en onderhouden
• Invoeren van het beginsaldo
• Activa onderhouden
• Een activum aanleggen dat reeds gedeeltelijk is afgeschreven