Documenten analyseren voor systeemonderhoud
Untitled 1
Menupaden
- Modules ➔ Documenten ➔
Overzichten ➔
Kwaliteitsanalyse ➔
Bijlagen
- Modules ➔ Documenten ➔
Overzichten ➔
Kwaliteitsanalyse
➔
Gearchiveerd
- Modules ➔ Documenten ➔
Overzichten ➔
Kwaliteitsanalyse ➔
Concept
- Modules ➔ Documenten ➔
Overzichten ➔
Kwaliteitsanalyse ➔
Non-actief: Relaties
- Modules ➔ Documenten ➔
Overzichten ➔
Kwaliteitsanalyse ➔
Non-actief: Medewerkers
- Modules ➔ Documenten ➔
Overzichten ➔
Kwaliteitsanalyse ➔
Non-actief: Artikelen
- Modules ➔ Documenten ➔
Overzichten ➔
Kwaliteitsanalyse ➔ Reacties:
Gearchiveerd - Ouders
Introductie
Op deze pagina's kunt u diverse kwaliteitsanalyses uitvoeren op documenten in het systeem. De analyses dragen bij aan het verbeteren van de kwaliteit en performance van uw systeem.
Elke analyse heeft dezelfde filtercriteria. U kunt de volgende analyses uitvoeren:
- Bijlagen — Een lijst met documenten met bijlagen waarbij u de documenten kunt verwijderen of de status op Concept op Gearchiveerd kunt zetten.
- Gearchiveerd — Een lijst met gearchiveerde documenten waarbij u de documenten kunt verwijderen of de status op Concept op Gearchiveerd kunt zetten.
- Concept — Een lijst met documenten welke de status Concept hebben waarbij u de documenten kunt verwijderen of op status Gearchiveerd zetten.
- Non-actief: Relaties — Een lijst met documenten welke zijn gekoppeld aan non-actieve relaties waarbij u de documenten kunt verwijderen of de status op Concept op Gearchiveerd kunt zetten.
- Non-actief: Medewerkers — Een lijst met documenten welke zijn gekoppeld aan non-actieve medewerkers waarbij u de documenten kunt verwijderen of de status op Concept op Gearchiveerd kunt zetten.
- Non-actief: Artikelen — Een lijst met documenten welke zijn gekoppeld aan non-actieve artikelen waarbij u de documenten kunt verwijderen of de status op Concept op Gearchiveerd kunt zetten.
- Reacties: Gearchiveerd - Ouders — Een lijst met documenten welke zijn aangemaakt als reactie op een gearchiveerd documenten waarbij u de documenten kunt verwijderen of de status op Concept op Gearchiveerd kunt zetten.
Rollen en rechten
Iedereen kan documenten opvragen en verwerken welke zij zelf hebben aangemaakt.
Om documenten op te vragen en te verwerken welke door anderen zijn aangemaakt, zijn deze functierechten benodigd:
- Om documenten in dezelfde divisie als u zelf te bekijken en verwerken is
functierecht 441 - Document administrator - Divisieniveau benodigd.
Gebruikers met de Document administrator rol beschikken over dit
functierecht.
- Om documenten in dezelfde divisiegroep als u zelf te bekijken en
verwerken is functierecht 442 – Documents administrator - Group level
benodigd. Gebruikers met de Document administrator rol beschikken
over dit functierecht.
- Om alle documenten te bekijken en verwerken is functierecht 443 - Document administrator - Bedrijfsniveau
benodigd. Gebruikers met de Document administrator rol beschikken
over dit functierecht.
- Voor het bekijken en goedkeuren van nog niet goedgekeurde documenten van
medewerkers in dezelfde divisie als u zelf, in een divisie binnen dezelfde
divisiegroep als u of voor heel het bedrijf, is afhankelijk van het
niveau/level functierecht 272 – View Document Approvals benodigd.
Gebruikers met de Document administrator of Document approver rol
beschikken over dit functierecht.
Opmerkingen:
- Voor meer informatie over de functierechten kunt u gaan naar het menu
Modules ➔ Systeem ➔ Inrichting ➔ Beveiliging ➔ Functierechten
- Voor meer informatie over de rollen kunt u gaan naar het menu Modules ➔
Systeem ➔ Inrichting ➔ Beveiliging ➔ Rollen
Hoe verwijder ik documenten?
- Selecteer op deze pagina in de sectie Criteria bij
Bevat: Tekst een (deel van) de tekst van een document op om de
documenten te tonen die deze tekst bevatten.
- Definieer de andere velden
- Klik op Tonen.
- Vink de documenten aan die u wilt verwijderen en klik op de knop
Verwijderen.
Hoe zet ik de documenten op Concept?
- Selecteer op deze pagina in de sectie Criteria bij
Bevat: Tekst een (deel van) de tekst van een document op om de
documenten te tonen die deze tekst bevatten.
- Definieer de andere velden
- Klik op Tonen.
- Vink de documenten aan die u op concept wilt zetten en klik op de knop
Concept.
Opmerking: Deze mogelijkheid is niet beschikbaar in het menu Modules ➔ Documenten
➔
Overzichten ➔
Kwaliteitsanalyse ➔
Concept.
Hoe archiveer ik de documenten?
- Selecteer op deze pagina in de sectie Criteria bij
Bevat: Tekst een (deel van) de tekst van een document op om de
documenten te tonen die deze tekst bevatten.
- Definieer de andere velden
- Klik op Tonen.
- Vink de documenten aan die u wilt archiveren en klik op de knop
Archiveren.
Opmerking:
Hoe kan ik de gearchiveerde documenten herstellen?
- Selecteer op deze pagina in de sectie Criteria bij
Bevat: Tekst een (deel van) de tekst van een document op om de
documenten te tonen die deze tekst bevatten.
- Definieer de andere velden
- Klik op Tonen.
- Vink de documenten aan die u wilt archiveren en klik op de knop
Herstellen.
Knoppen
Tonen
Klik hier om documenten op te vragen op basis van de kwaliteitsanalyse en de criteria.
Opmerking: Als u op deze knop heeft geklikt, dan wordt deze vervangen door Actualiseren.
Actualiseren
Klik hier om het overzicht the verversen.
Verwijderen
Klik hier om de geselecteerde documenten te verwijderen.
Opmerking: Deze knop is beschikbaar nadat u op Tonen heeft geklikt.
Concept
Klik hier om de status van alle geselecteerde documenten te wijzigen naar Concept.
Opmerking: Deze knop beschikbaar nadat u op Tonen heeft geklikt. Deze knop is niet beschikbaar in de kwaliteitsanalyse Concept.
Archiveren
Klik hier om de geselecteerde documenten op de status Gearchiveerd te zetten. Als u een document archiveert dat non-actief is, dan wordt alleen de geselecteerde versie gearchiveerd. Als u een document archiveert dat actief is, dan worden andere versies die non-actief zijn en alle reactiedocumenten ook gearchiveerd. Dit is alleen van toepassing op documenten die niet zijn uitgecheckt.
Opmerking: Deze knop is beschikbaar nadut u op Tonen heeft geklikt. Deze knop is niet beschikbaar in de kwaliteitsanalyse Gearchiveerd.
Herstellen
Klik hier om de geselecteerde documenten herstellen vanuit de status Gearchiveerd. Als u een document herstelt dat non-actief is, dan wordt alleen de geselecteerde versie hersteld. Als u een versie van een document herstelt welke actief is, dan wordt alle versies en tevens alle reactiedocumenten hersteld.
Opmerking: Deze knop is beschikbaar nadat u op Tonen heeft geklikt. Deze knop is niet beschikbaar in de kwaliteitsanalyse Gearchiveerd.
Sluiten
Klik hier om de kwaliteitsanalyse te sluiten.
Velden
Sectie Criteria
Bevat: Tekst
Voer een tekst in om enkel documenten te tonen die deze tekst bevatten.
Opmerking: Om optimaal van dit zoekcriterium te kunnen profiteren, is het van belang dat de het achtergrondproces Tekstindex - Documenten is ingericht en wordt uitgevoerd. Aangezien dit proces enkel draait op bepaalde tijden, worden documenten die nog niet geïndexeerd zijn, uitgesloten van de resultaten. Om te achterhalen wanneer dit proces voor het laatst heeft gedraaid, gaat u naar Systeem ?
Inrichting ?
Database ?
Administratie inrichten. Daar wordt in de sectie Processen: Achtergrond de laatste begindatum vermeld.
ID
Voer een documentnummer in om alleen het document met dit nummer te tonen.
Dit is handig wanneer u de kwaliteitsanalyse wilt uitvoeren voor een specifiek
document. Dit veld is alleen zichtbaar wanneer u over de benodigde
functierechten beschikt.
Aanmaker
Selecteer een aanmaker in om alleen documenten te tonen die zijn aangemaakt door deze persoon.
Er worden alleen resultaten getoond wanneer u over het benodigde functierecht
beschikt. Zodra u een medewerker heeft geselecteerd kunt u op de hyperlink
klikken om de details van de medewerker te bekijken. Voor meer informatie, zie
Medewerkerkaarten bekijken.
Type
Selecteer een documenttype om alleen documenten van dit type te tonen.
Categorie
Selecteer een document subcategorie om alleen document van deze subcategorie te tonen.
Opmerking: Deze optie is alleen beschikbaar wanneer u gebruik maakt van de Classic documentenstructuur. Voor meer informatie kunt u het document
Classic documentstructuur raadplegen.
Project
Selecteer een project om alleen documenten te tonen welke zijn gekoppeld aan dit project. Zodra
u een project heeft geselecteerd kunt u op de hyperlink
klikken om de details van het project te bekijken. Voor meer informatie, zie
Bekijken van projectkaarten.
Datum aangemaakt
Voer een datumtraject in of selecteer één van de datumtrajecten om enkel documenten te tonen binnen dit datumtraject. De volgende datumtrajecten kunt u selecteren:
- <Alle> - Alle documenten worden getoond, ongeacht de aanmaakdatum.
- Huidige jaar - Alleen documenten die in het huidige kalenderjaar zijn aangemaakt worden getoond.
- Huidige kwartaal - Alleen documenten die in het huidige kwartaal zijn aangemaakt worden getoond.
- Deze maand - Alleen documenten die in de huidige kalendermaand zijn aangemaakt worden getoond.
- Deze week - Alleen documenten die aangemaakt zijn in de huidige kalenderweek worden getoond.
- Vandaag - Alleen documenten die vandaag aangemaakt zijn worden getoond.
- Gisteren - Alleen documenten die gisteren zijn aangemaakt worden getoond.
- Laatste dagen: 7 - Alleen documenten die aangemaakt zijn in de laatste 7 dagen worden getoond.
- Laatste dagen: 30 - Alleen documenten die aangemaakt zijn in de laatste 30 dagen worden getoond.
- Laatste dagen: 90 - Alleen documenten die aangemaakt zijn in de laatste 90 dagen worden getoond.
- Laatste dagen: 365 - Alleen documenten die aangemaakt zijn in de laatste 365 dagen worden getoond.
Klik hier om het datumtraject terug te schuiven. Wanneer u
bijvoorbeeld Vandaag selecteert bij Datum en de huidige datum is 20-12-2014 zorgt het pijtje naar links ervoor dat veranderd naar 19-12-2014.
De selectie bij Datum wordt dan aangepast naar -Dag--. In dit
voorbeeld gaat u iedere keer een dag terug wanneer u op deze pijl klikt.
Opmerking: Dit pijltje is niet beschikbaar wanneer u <Traject> of <Alle> heeft geselecteerd
bij Datum.
Klik hier om het datumtraject naar voren te schuiven.
Wanneer u bijvoorbeeld Deze maand selecteert bij Datum en de huidige datum
toont een datumtraject van 01-12-2014 t/m 31-12-2014 zorgt het pijtje naar
rechts ervoor dat veranderd naar 01-01-2015 t/m 31/01/2015, wat de volgende
maand is. De selectie bij Datum wordt dan aangepast naar -Maand--.
In dit voorbeeld gaat u iedere keer een maand vooruit wanneer u op deze pijl
klikt.
Opmerking: Dit pijltje is niet beschikbaar wanneer u <Traject> of <Alle> heeft geselecteerd
bij Datum.
Kolommen
U kunt documenten verwijderen, archiveren, herstellen of op de status Concept zetten door het document aan te vinken. Om alle documenten in een keer te selecteren, kunt u op het bovenstaande icoon klikken. Door nogmaals hierop te klikken kunt u alle documenten weer deselecteren.
Gewijzigd
In deze kolom worden de data getoond waarop de documenten het laatst zijn gewijzigd.
ID
In deze kolom wordt de documentnummers getoond.
Type
In deze kolom worden de documenttypes getoond.
Onderwerp
In deze kolom worden de onderwerpen getoond.
Aanmaker
In deze kolom worden de aanmakers getoond.
Status
In deze kolom worden de statussen getoond.
Gerelateerde documenten
| Main Category: |
Attachments & notes |
Document Type: |
Online help main |
| Category: |
|
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
|
Document ID: |
22.276.238 |
| Assortment: |
Exact Synergy Enterprise
|
Date: |
17-03-2020 |
| Release: |
|
Attachment: |
|
| Disclaimer |