Stappenplan Eindejaarsverwerking Voorraad

Stappenplan Eindejaarsverwerking Voorraad
In dit stappenplan wordt de eindejaarsverwerking van voorraad stapsgewijs behandeld. Om een volledige eindejaarsverwerking uit te voeren dient u al deze stappen uit te voeren.  
 

Alles uitklappen | Alles inklappen | Afdrukken
 

| 1 | 2 | 3 | 4 |

Bij de overgang naar een nieuw jaar is het belangrijk dat de ontvangsten en inkoopfacturen tegen elkaar afgestemd zijn, maar ook dat de voorraad tegen de juiste waarde en aanwezige aantallen gewaardeerd wordt. 

In dit stappenplan worden de handelingen voor de eindejaarsverwerking van voorraad stapsgewijs behandeld. Om een volledige eindejaarsverwerking uit te voeren dient u al deze stappen uit te voeren. Voor de handelingen die u dient uit te voeren voor de eindejaarsverwerking in de overige modules kunt u de Startpagina Eindejaarsverwerking Exact Globe Next raadplegen.

Het logistiek afstemmen van de ontvangsten en inkoopfacturen
Om er voor te zorgen dat alle ontvangsten van het oude jaar tegen de juiste waarde worden geregistreerd, is het van belang om deze ontvangsten af te stemmen met de bijbehorende inkoopfacturen. Afstemmen doet u via [Voorraad, Magazijnbeheer, Afstemmen]. In document 04.189.573  leest u in detail hoe het afstemmen werkt.

Met behulp van onderstaand voorbeeld wordt het belang van afstemmen uitgelegd.

De journaalpost van de ontvangst ziet er als volgt uit:

De journaalpost van de inkoopfactuur ziet er als volgt uit:

Bij het logistiek afstemmen worden de ‘Nog te ontv. facturen / goederen’ - regels uit de ontvangsten en inkoopfacturen met elkaar afgestemd. Na afstemmen ziet de journaal post van de ontvangst er als volgt uit:

Afstemmen heeft zowel gevolgen voor de waarde op ‘Nog te ontv. facturen / goederen’ – rekening als voor waarde van de ‘Inkoop’ - rekening. Het is daarom aan te raden om zoveel mogelijk af te stemmen voordat u definitief u cijfers van het oude jaar gaat rapporteren.

Wat u moet doen, als u ontvangsten heeft waarvoor u nog geen inkoopfactuur heeft ontvangen of inkoopfacturen waarvan de goederen nog niet zijn ontvangen, leest u in document 06.359.458.

Leveringen worden in eerste instantie geregistreerd tegen de op dat moment gedefinieerde kostprijs van het artikel. Door middel van voorraadwaarderen kunt u de leveringen aanpassen volgens de u gebruikte waarderingsmethode. Voorraadwaarderen past daadwerkelijk de leveringsjournaalposten aan en heeft daarom gevolgen voor de jaarcijfers van het oude jaar.

Voorraadwaarderen doet u via [Voorraad, Magazijnbeheer, Voorraadwaardering]. In document 04.301.667 leest u in detail hoe voorraadwaardering werkt. 

Wanneer u werkt met de voorraadwaarderingsmethode 'Classic VVP', is voorraadwaardering overbodig en heeft u dus geen menupad voor de voorraadwaardering. 
 

De leveringsjournaalpost zag er bijvoorbeeld voor voorraadwaardering als volgt uit:

Na de voorraadwaardering is de leveringsjournaalpost aangepast en ziet er bijvoorbeeld als volgt uit:

Als de leveringen al goed zijn gewaardeerd voor bepaalde periodes in het oude jaar, dan hoeft u deze periodes niet opnieuw mee te nemen in de waardering. Met behulp van het datumtraject kunt u er voor zorgen dat leveringen die buiten dit traject vallen niet worden aangepast door de voorraadwaardering. Het veld 'Mutatiedatum' is niet aanwezig wanneer u in de voorraadinstellingen de optie 'Voorraadwaardering vanaf laatste herwaardering' heeft aangevinkt. In dat geval wordt namelijk altijd de datum van de laatste herwaarderingstransactie gebruikt.

Ook door middel van het afsluiten van periodes kunt u ervoor zorgen dat leveringen in die periodes niet meer worden aangepast. U kunt periodes afsluiten via [Systeem, Algemeen, Periode-datumtabel]. In document 04.438.326 leest u in detail hoe periodebeheer werkt.

Let op: Het instellen van een datumtraject is niet mogelijk als uw waarderingsmethode ‘Vaste verrekenprijs’ is. Als u de kostprijs van het artikel gedurende het oude jaar heeft veranderd en u wilt niet hebben dat door een voorraadwaardering de leveringen van voor die verandering worden aangepast, is het noodzakelijk om periodes af te sluiten.

Aan het eind van het jaar kan het zijn dat de werkelijke voorraad in het magazijn niet meer overeenkomt met de voorraadpositie in de administratie. Om dit te controleren en eventueel te kunnen corrigeren voert u een telling (of inventarisatie) uit. Dit doet u via [Voorraad, Magazijnbeheer, Tellingen]. In document 04.301.587 leest u in detail hoe voorraadtellingen werken.

In het trajectscherm [Voorraad, Magazijnbeheer, Tellingen]' selecteert u met behulp van de selectiecriteria de artikelen waarvoor u de gegevens wilt controleren en corrigeren. Als peildatum geeft u de datum op waarop de correctietelling in de administratie moet worden geregistreerd (mutatiedatum). Wanneer u geen datum opgeeft, wordt de (reeds ingevulde) huidige datum aangehouden.

Let op: Met de voorraadwaarderingsmethode VVP, FIFO en LIFO heeft de journaalpost die wordt aangemaakt door de telling geen waarde. Pas bij de herwaardering van de telling krijgt de telling invloed op de voorraadwaarde.

Nadat u mogelijk met een correctietelling de voorraadaantallen van alle artikelen heeft aangepast, kunt u via de herwaardering zorgen dat de waarde op de Inkooprekeningen in overeenstemming is met de door u gekozen waarderingsmethode. De herwaarderingsjournaalpost wordt aangemaakt op de ingegeven peildatum. Het is aan te raden hiervoor 31/12/<oude jaar> voor te kiezen.

Na de herwaardering kunt u via [Voorraad, Verslagen, Voorraadposities] controleren of de voorraadwaarde overeenkomt met de waarde op de Inkooprekeningen op de balans via [Financieel, Balans / W en V, Balans / W en V]. In document 06.357.402 kunt u lezen wat de oorzaken kunnen zijn van mogelijke verschillen.