Exact Financials (v3)

Finance Manual - Instellingen definiëren

Instellingen definiëren

Inleiding

Dit hoofdstuk beschrijft hoe u de instellingen definieert die nodig zijn voor Exact Finance.

Voordat u met een administratie kunt werken, moet u vanuit financieel oogpunt een aantal beslissingen nemen over de opzet ervan. Sommige instellingen zijn van zo'n wezenlijk belang dat u niet met de administratie kunt werken voordat ze zijn gedefinieerd. Andere leggen zuiver uw eigen voorkeuren vast, maar hebben toch een grote invloed op de werking van het pakket.

Procedure

Nadat u de algemene instellingen hebt gedefinieerd in 'Bestand, administratie gegevens' moet u de financiële instellingen vastleggen. Hoe u dit doet, wordt beschreven in dit hoofdstuk; het verdient aanbeveling de aangegeven volgorde aan te houden.

!Is de administratie eenmaal in gebruik (zijn er op een zeker moment al boekingen ingevoerd), dan kunt u een aantal instellingen niet meer veranderen.

• Instellingen voor boekjaar en boekingsperiode. Het standaard boekjaar is cruciaal voor alle Exact pakketten. Zorg ervoor dat u het vroegste jaar invoert waarin u boekingen kunt verwachten.
• Boekingsinstellingen definiëren. De werking van de boekingsfunctie hangt af van een aantal voorkeursinstellingen.
• Instellingen voor verwerkingsverslagen. Deze instellingen bepalen de mate waarin verwerkingsverslagen worden afgedrukt en de manier waarop mutaties daarin worden weergegeven.
• Instellingen voor vreemde valuta definiëren. Met het oog op het gebruik van vreemde valuta moet u de standaardvaluta voor uw administratie vastleggen. Alle bedragen worden weergegeven in de standaardvaluta; bedragen in vreemde valuta worden gerelateerd aan één eenheid van deze standaardvaluta.
• Algemene opties. U moet ook een aantal instellingen vastleggen in verband met het gebruik van modules.

Andere instellingen

De volgende instellingen worden niet hier maar in de desbetreffende hoofdstukken beschreven:

• BTW-instellingen. Deze instellingen bepalen hoe uw programma omgaat met BTW-gegevens.
• De debiteur-/crediteurinstellingen. Voordat u uw debiteuren- en crediteurenrekeningen kunt voeren, moet u debiteuren- en crediteureninstellingen vastleggen.
• De instellingen van het factuurregister. Deze instellingen bepalen hoe het factuurregister moet worden gebruikt.
• De instellingen voor de betalingsgegevens. Voordat u crediteuren automatisch kunt betalen, moet u de instellingen vastleggen.

Instellingen voor de pakketten Exact Fixed Assets en Exact Budget worden niet in dit hoofdstuk, maar in de hoofdstukken betreffende deze modules beschreven. U wordt verwezen naar deze hoofdstukken om de instellingen voor de genoemde modules vast te leggen.

Instellingen voor boekjaar en boekingsperiode definiëren

Alle financiële mutaties behoren tot een bepaald boekjaar en een bepaalde periode. Uw boekjaar hoeft niet samen te vallen met het kalenderjaar.

Het standaard boekjaar is in alle Exact-pakketten cruciaal. Voor het jaar waarmee u opent, moet u in Exact Finance een beginbalans aanmaken. Zorg ervoor dat u het vroegste jaar invoert waarin u nog boekingen kunt verwachten.

U dient het aantal boekingsperioden per boekjaar te bepalen, bijvoorbeeld 52 (weken) of 12 (maanden).

Ten slotte dient u te bepalen of en in welke mate u boekingsperioden wilt laten samenvallen met boekdata.

Meest gestelde vragen

• Hoe verander ik het standaard boekjaar in Exact Finance?
  • Indien u met meerdere boekjaren werkt, kunt u een ander standaard boekjaar invoeren in [ Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen ].

Boekingsinstellingen definiëren

De werking van de boekingsfunctie hangt af van een aantal voorkeursinstellingen. Deze instellingen zijn alleen maar van belang voor Exact Finance.

Instellingen voor verwerkingsverslag definiëren

Deze instellingen bepalen de mate waarin verwerkingsverslagen worden afgedrukt en de manier waarop mutaties daarin worden weergegeven. Deze verslaginstellingen zijn alleen van belang voor Exact Finance.

Instellingen voor vreemde valuta definiëren

Om te kunnen werken met vreemde valuta moet u een aantal instellingen definiëren. De standaardvaluta die is vastgelegd voor de huidige administratie, is buitengewoon belangrijk. Alle bedragen worden weergegeven in de valuta die u hier invult, tenzij dit nadrukkelijk anders wordt aangegeven.

Algemene instellingen definiëren

U dient ook een aantal instellingen te definiëren die te maken hebben met het gebruik van modules.

Finance Manual > Inhoud > Instellingen definiëren