Finance Manual - Debiteuren- en crediteurensubadministraties aanmaken
Debiteuren- en crediteurensubadministraties aanmaken
Inleiding
U kunt pas debiteurenrekeningen en crediteurenrekeningen onderhouden als u alle stamgegevens hebt aangemaakt die noodzakelijk zijn voor consistente subadministraties. De meeste gegevens zijn nodig om openstaande posten te kunnen boeken en om de functies voor kredietbewaking op de juiste manier te kunnen gebruiken.
Procedure
Debiteuren- en crediteurencategorieën aanmaken
Een verdeling van debiteuren en crediteuren in categorieën maakt het mogelijk onderscheid te maken tussen verschillende soorten debiteuren en crediteuren, bijvoorbeeld gewone klanten, klanten die regelmatig te laat betalen en leveranciers die regelmatig kortingen geven.
Door debiteuren- en crediteurencategorieën aan te maken kunt u de selectiecriteria verbeteren die u toepast bij bijvoorbeeld het afdrukken van aanmaningen of het betalen van crediteuren.
Gebruik [Tabellen, Onderhoud, Debiteuren categorieën ] om debiteurencategorieën aan te maken en [Tabellen, Onderhoud, Crediteuren categorieën] om crediteurencategorieën aan te maken. U geeft aan welke categorie een debiteur/crediteur krijgt door de gewenste categoriecode te selecteren in 'Categorie' in [Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud] en in [Crediteuren,Stamgegevens, Onderhoud].
Gezien de functies [Tabellen,Onderhoud, Debiteuren categorieën ] en [Tabellen, Onderhoud, Crediteuren categorieën] in essentie gelijk zijn, zal alleen de eerste worden beschreven.
Eigenschappen aanmaken
U wilt misschien bepaalde eigenschappen definiëren van uw projecten, crediteuren, debiteuren, activa, machines, werknemers of artikelen. Deze karakteristieken worden in Exact Financials eigenschappen genoemd. U kunt zelf beslissen welke eigenschappen u wilt creëren en aan welke stamgegevens u ze wilt koppelen. Maak eigenschappen aan in [Tabellen, Onderhoud, Eigenschappen ] in het Finance menu.
Landcodes aanmaken
Als u zaken doet binnen de EU, moet u de desbetreffende landen invoeren en de corresponderende landcodes aanmaken in [Tabellen, Onderhoud, Landen ] . Deze codes zijn nodig voor de registratie van BTW-mutaties. Koppel de gedefinieerde landcodes aan de ISO-landcodes. In bepaalde landen moet volgens de BTW-regels ook per land een fiscaal vertegenwoordiger worden ingevoerd.
Predikaten aanmaken
Predikaten worden gebruikt in adressen, aanheffen en verschillende layouts, bijvoorbeeld die voor facturen, pakbonnen en bestelformulieren. Elke predikaatcode is gekoppeld aan één aanspreektitel en één aanhef. Predikaten maakt u aan in [Tabellen, Onderhoud, Predikaten ]. U koppelt ze aan debiteuren in [Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud debiteuren] en aan crediteuren in [Crediteuren, Stamgegevens, Onderhoud crediteuren].
Voorbeeld
Als u aan een debiteur een aanspreektitel koppelt, wordt de bijbehorende aanspreektitel afgedrukt op alle aan deze debiteur gerichte pakbonnen of facturen.
Betalingscondities aanmaken
Exact kent twee soorten betalingscondities:
- Betalingskortingen
- Kredietbeperkingen
Betalingscondities worden gebruikt voor zowel debiteuren als crediteuren en kunnen worden gedefinieerd op diverse niveaus, inclusief verschillende percentages. Een voorbeeld: 7 dagen lang geldt een betalingskorting van 3%, en daarna gedurende 14 dagen een korting van 2%. Er zijn verschillende formules om de vervaldatum van een factuur te berekenen (bijvoorbeeld 'Ga naar het einde van de maand en tel hierbij een bepaald aantal dagen op'). Betalingscondities, zoals kortingspercentages of leveringsvoorwaarden, kunnen worden ingevoerd op het tabblad 'Factuur' in [Crediteuren, Stamgegevens, Onderhoud crediteuren] op het tabblad 'Betaling' in [Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud debiteuren].
Elke betalingsconditie wordt geregistreerd onder een unieke code. U maakt betalingscondities aan in [Tabellen, Onderhoud, Betalingscondities ]. U kunt betalingscondities alleen verwijderen als ze niet van toepassing zijn op nog openstaande posten van debiteuren of crediteuren, (vaste) verkooporders, facturen, financiële boekingen, factuurhistorie, bestellingen en factuurontvangsten.
Werken met internationale bankrekeningnummers
Een bedrijf dat internationaal zaken doet, krijgt te maken met allerlei verschillende bankrekeningtypen. Elk type heeft een eigen vooraf gedefinieerd masker, omvang en geldigheidscontrole. Exact Financials ondersteunt een groot aantal verschillende bankrekeningtypen.
U dient bankrekeningtypen te definiëren voordat u bankrekeningnummers voor debiteuren, crediteuren en bankboeken kunt aanmaken. Elke keer dat u een bankrekeningnummer aanmaakt, moet u eerst het bankrekeningtype selecteren. Aan de hand van het bankrekeningtype wordt bepaald op welke manier het bankrekeningnummer moet worden aangemaakt. Zo bepaalt bij Nederlandse banken het bankrekeningtype hoeveel cijfers een bankrekeningnummer telt en welke geldigheidscontrole moet worden uitgevoerd.
Voor postbankrekeningnummers hoeft u slechts één bankrekeningtype te definiëren.
Bankrekeningtypen aanmaken
U kunt bankrekeningtypen met of zonder geldigheidscontrole definiëren in [Tabellen, Onderhoud, Bankieren, Bankrekeningtypen ] , of bankrekeningtypen met een zelfgedefinieerde geldigheidscontrole. Als u een zelfgedefinieerde geldigheidscontrole gebruikt, zult u de relevante gegevens moeten opvragen bij de desbetreffende bank.
Bankrekeningnummers aanmaken
! U moet eerst de gebruikte bankrekeningtypen definiëren voordat u bankrekeningnummers kunt aanmaken.
In de meeste gevallen zult u elk bankrekeningnummer koppelen aan één enkele debiteur, crediteur of bankboek. Alle bankrekeningnummers worden echter opgeslagen in een apart bestand, zodat u ze opnieuw kunt gebruiken zonder alle gegevens opnieuw te hoeven invoeren.
Bankrekeningnummers kunt u aanmaken in [Bestand, Administratiegegevens ] of in de functie waarin u ze moet koppelen, bijvoorbeeld in [Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud debiteuren] en [Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Dagboeken].
Debiteuren- en crediteureninstellingen definiëren
Zie [Bestand Instellingen, Financële instellingen] - tabblad 'Subadmin'.
Debiteuren aanmaken
Klanten worden in Exact Financials debiteuren genoemd. Debiteuren kunt u aanmaken en wijzigen in [Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud debiteuren ].
Overzichten gerangschikt op debiteurennummer of op zoekcode kunt u opvragen in [Debiteuren, Debiteurenkaarten]. Ook kunt u gebruik maken van de telefoonselectie via [Debiteuren, Telefoonselectie].
U verwijdert ze in [Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud Debiteuren ] door op 'Verwijderen' te klikken.
Meest gestelde vragen
- Ik probeer een nieuwe debiteur aan te maken in [Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud], maar er wordt geen debiteurennummer als suggestie getoond. Waarom niet?
Debiteurennummers worden automatisch opgehoogd met de factor die is gedefinieerd in 'Ophoogfactor debiteurennummer' in [Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen] op het tabblad 'Subadmin'. Als er geen debiteurennummer wordt gesuggereerd is het berekende nummer groter dan 999999, of is een ophoogfactor van 0 (nul) gedefinieerd.
Crediteuren aanmaken
Leveranciers worden in Exact Financials crediteuren genoemd. Crediteuren kunt u aanmaken en wijzigen in [Crediteuren, Stamgegevens, Onderhoud crediteuren ]. Controleer ze daarna aan de hand van overzichten. Overzichten gerangschikt op crediteurennummer of zoekcode zijn op te vragen in [Crediteuren, Stamgegevens, Overzichten, Crediteuren] U kunt ook de telefoonselectie raadplegen via [Crediteuren, Telefoonselectie].
Verwijder de crediteuren die niet langer relevant zijn in [Crediteuren, Stamgegevens, Onderhoud ], 'Verwijderen'.
Meest gestelde vragen
- Als ik probeer een nieuwe crediteur aan te maken in [Crediteuren, Stamgegevens, Onderhoud crediteuren], wordt er niet automatisch een crediteurennummer gegenereerd. Hoe komt dat?
Crediteurennummers worden automatisch opgehoogd met de factor die is gedefinieerd in 'Ophoogfactor crediteurennummer' in [Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen] op het tabblad 'Subadmin' Als er geen crediteurennummer wordt voorgesteld, is het berekende nummer groter dan 999999, of is een ophoogfactor van 0 (nul) gedefinieerd.
Finance Manual > Inhoud > Debiteuren- en crediteurensubadministraties aanmaken
| Main Category: |
Support Product Know How |
Document Type: |
Online help main |
| Category: |
On-line help files |
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
Details |
Document ID: |
06.841.405 |
| Assortment: |
Exact Financials (v3)
|
Date: |
06-11-2007 |
| Release: |
|
Attachment: |
|
| Disclaimer |