Finance Manual - Gebruik maken van verplichtingen
Gebruik maken van verplichtingen
Inleiding
Sommige uitgaven kunnen alleen worden gedaan wanneer ze zijn goedgekeurd. Als een aanvraag voor een uitgave wordt ingediend, controleert de budgethouder in hoeverre budget beschikbaar is. Als het verzoek wordt goedgekeurd, wordt het budget toegewezen aan de uitgave in kwestie. Hoewel het budget is toegewezen, worden er op dat moment nog geen kosten gemaakt. Om deze toekomstige uitgaven in uw financiële administratie te verantwoorden, kunt u gebruik maken van verplichtingen. Met deze verplichtingen registreert u toekomstige uitgaven. De budgetoverzichten tonen het nog beschikbare budget.
Procedure
Voordat u gebruik kunt maken van verplichtingen zult u enkele gegevens dienen te definiëren. Definieer verplichtingsinstellingen in [Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen] op het tabblad 'Inkoop'.
Voordat u verplichtingsboekingen gaat invoeren, kunt u verplichtingsstamgegevens aanmaken. Verplichtingsstamgegevens zijn:
- Classificaties [Crediteuren, Verplichtingen, Stamgegevens, Onderhoud, Classificaties], [Crediteuren, Verplichtingen, Stamgegevens, Rapporten, Classificaties]
- Contracten [Crediteuren, Verplichtingen, Stamgegevens, Onderhoud, Contracten], [Crediteuren, Verplichtingen, Stamgegevens, Rapporten, Contracten]
Classificaties
Het classificatieplan voor verplichtingen wordt gebruikt om uw verplichtingen te rangschikken.
Voorbeeld
U hebt onderhoudscontracten voor de computers en de auto's die uw organisatie gebruikt. Om de financiële consequenties van beide contracten te scheiden, kunt u de classificaties Computers en Auto's aanmaken.
Ieder jaar kunt u een schatting maken van de uitgaven die u voor het volgende jaar verwacht. Dit wordt een jaarbudget genoemd. In Exact Finance kunt u uw beschikbare budget voor toekomstige uitgaven bijhouden door gebruik te maken van verplichtingen. Het beschikbare budget is gelijk aan het jaarbudget min de gerealiseerde uitgaven en de verplichtingen. Naast deze functies biedt de module Exact Budget uitgebreide mogelijkheden om uw budgetten nauwkeurig bij te houden en werkelijke uitgaven te vergelijken met de opgestelde budgetten. Ook biedt deze module u de mogelijkheid om de verplichtingenbudgetten te genereren.
In Exact Finance kunt u voor ieder jaar een jaarbudget aanmaken in [Crediteuren, Verplichtingen, Jaarbudgetten, Onderhoud, Jaarbudgetten]. Jaarbudgetten kunnen worden gemaakt per grootboekrekening in combinatie met kostenplaats en kostendrager. Met [Crediteuren, Verplichtingen, Jaarbudgetten, Rapporten] kunt u een overzicht van het jaarbudget en het beschikbare budget genereren. Met [Crediteuren, Verplichtingen, Jaarbudgetten, Onderhoud, Verwijderen jaarbudgetten] kunt u een jaarbudget verwijderen.
Een verplichting is een afspraak met een crediteur betreffende toekomstige leveringen en de daarbij behorende uitgaven. Voordat u verplichtingsboekingen kunt invoeren, zult u een verplichtingsstamkaart dienen aan te maken die essentiële informatie bevat over de verplichting die u wilt aanmaken. Op het moment dat u een verplichtingsstamkaart definieert in [Crediteuren, Verplichtingen, Onderhoud, Creatie verplichtingen], kunt u ook verplichtingsregels invoeren.
Overzicht Verplichtingboekingen
Met [Crediteuren, Verplichtingen, Onderhoud, Overzicht verplichtingboekingen] kunt u een overzicht krijgen van alle verplichtingsboekingen die u hebt aangemaakt. U kunt hier ook per boeking de gegevens bekijken door te klikken op 'Zoom'. Hierdoor komt u terug in het scherm 'Creatie verplichtingen'. U kunt hier op dit moment overigens geen gegevens wijzigen.
Om de verplichtingen daadwerkelijk in uw inkoopboek te kunnen afboeken, is het noodzakelijk dat u de verplichting verwerkt in [Crediteuren, Verplichtingen, Management, Verwerk verplichtingsboekingen]. Door de verplichting te verwerken maakt u de verplichting definitief. Wijzigen is in principe niet meer mogelijk
Verplichtingen blokkeren
Het kan voorkomen dat u een verplichting wilt blokkeren, bijvoorbeeld om te voorkomen dat facturen worden geboekt voor een crediteur. Met [Crediteuren, Verplichtingen, Management, Blokkeer verplichtingen] kunt u een verplichting blokkeren. U kunt de verplichtingsstamkaart in zijn geheel blokkeren of een verplichtingsboekingsregel selecteren. Een geblokkeerde verplichting kan niet worden verwerkt.
Verplichtingen verwijderen
Nog niet verwerkte verplichtingen kunt u verwijderen in [Crediteuren, Verplichtingen, Onderhoud, Verwijder verplichtingboekingen]. Dit kunt u gebruiken als u bijvoorbeeld regels wilt verwijderen van een verplichting.
Zie ook:
[Crediteuren, Verplichtingen, Management, Verwijderen verplichtingen]
Verplichtingen wijzigen
U kunt een verplichting wijzigen tot het moment dat u de verplichting verwerkt. Wijzigen kunt u tot verwerken doen door terug te gaan in [Crediteuren, Verplichtingen, Onderhoud, Creatie verplichtingen] en de gewenste wijzigingen aan te brengen.
Wanneer u de verplichting eenmaal verwerkt heeft, kunt u de verplichting op twee manieren wijzigen.
Met [Crediteuren, Verplichtingen, Onderhoud, Boeken verplichtingsbedragen] kunt u het bedrag van uw verplichting veranderen.
Voorbeeld
U heeft een onderhoudscontract voor uw computer, maar u wilt nog meer computers aanschaffen. Het nieuwe aantal computers zorgt er voor dat uw onderhoudscontract zal veranderen en uw verplichtingen zullen dus ook veranderen.
Nadat u verplichtingen hebt ingevoerd en verwerkt, kunt u ze gebruiken in uw financiële administratie [Grootboek, Boeken, Invoeren boekingen, Inkoopboek]. De gegevens van uw verplichtingenadministratie worden afgeboekt als u de facturen voor de verplichting invoert in het inkoopboek. Nadat u deze boekingen in het inkoopboek hebt ingevoerd, wordt uw verplichtingenadministratie automatisch bijgewerkt. Dit kunt u zien in [Crediteuren, Verplichtingen, Management, Overzicht verplichtingen] op het tabblad 'Resultaten' onder 'Kosten'.
Openstaande saldi doorschuiven
Het kan voorkomen dat aan het einde van het jaar het budget niet geheel is opgebruikt, omdat er nog facturen voor verplichtingen worden verwacht. Met andere woorden u heeft nog saldo openstaan. Om toch het boekjaar te kunnen afsluiten en bij het afboeken van de verwachte facturen gebruik te kunnen maken van het resterende verplichtingen bedrag, kunt u openstaande saldi doorschuiven naar een volgend boekjaar. Na het doorschuiven krijgen de afboekingen automatisch de omschrijving 'Doorschuiven saldo' en de opboekingen 'Saldo vorig jaar'. Openstaande saldi kunt u naar een volgend jaar doorschuiven met de functie [Crediteuren, Verplichtingen, Management, Saldi verplichting naar volgend jaar].
Overzichten
In Exact Financials hebt u sinds 3.28 de mogelijkheid om een flexibel overzicht verplichtingen rapporten op te vragen.
Dit nieuwe overzicht kan worden opgestart via menupad [Crediteuren/Verplichtingen/Overzicht] en biedt alle extra voordelen die onze flexibele overzichten standaard bieden:
- Mailoptie
- Flexibele keuze in het aantal niveaus op het scherm
- Flexibiliteit in de positie van de velden op het scherm
- Extra sorteermogelijkheden
Het voorloopscherm is aangepast en biedt vele extra mogelijkheden. Via deze link ziet u een schermprint van het nieuwe voorloopscherm. Het scherm heeft extra selectiemogelijkheden zoals de mogelijkheid om te selecteren op bijvoorbeeld project, kostenplaats of multidimensies. Daar er meer mogelijkheden zijn (in totaal 13 wanneer men alle 5 de multidimensies gebruikt) dan welke passen op het scherm, hebben we gekozen voor flexibele selectiecriteria. U kiest zelf van welke selectiecriteria gebruik wilt maken met een maximum van 8.
Verder vervangt het overzicht niet alleen het 'oude' overzicht in het eerdergenoemde menupad, wat de financiele boekingen en mutaties laat zien op een of meerdere verplichtingen, maar ook de 2 overzichten uit de menupaden [Crediteuren, Verplichtingen, Rapporten, Verplichtingen boekingsverslag] en [Crediteuren, Verplichtingen, Rapporten, Verplichtingen transactieverslag]. Deze laatste 2 overzichten lieten de ingevoerde en nog niet verwerkte verplichtingen zien (Verplichtingen boekingsverslag) of de reeds verwerkte verplichtingen met de eventuele financiele mutaties hierop. Dit onderscheid kan men in het nieuwe overzicht aanbrengen door gebruik te maken van de selectielijst Verwerkt. Daarnaast vervangt het overzicht eveneens het overzicht op de ingevoerde stamgegevens van nieuwe verplichtingen uit menupad [Crediteuren, Verplichtingen, Managemen, /Overzicht verplichtingen] en het overzicht op verplichtingboekingen uit menupad [Crediteuren, Onderhoud, Overzicht verplichtingboekingen]. Al deze niet langer gebruikte menupaden worden tijdens de upgrade naar 3.28 verwijderd.
Compleet afgeboekte verplichtingen kunt u desgewenst in het overzicht meenemen door de optie Inclusief: Historie aan te vinken.
Dit nieuwe overzicht biedt ook een doorzoom naar de boekingen en transacties die hebben geleid tot het huidige openstaande verplichtingsbedrag. Indien er boekingen of mutaties aanwezig zijn worden een of meer opties actief onder de rechtermuisknop. Zijn er alleen mutaties en geen boekingen, dan wordt alleen de zoom naar de grootboekkaart exclusief boekingen actief. De drie mogelijke opties zijn:
In de gekoppelde schermprint ziet u een voorbeeld van een verplichtingsregel waarvan is doorgezoomd naar de boekingen en mutaties. Het overzicht waarnaar wordt doorgezoomd is de flexibele grootboekkaart. De boeking die nog niet is verwerkt wordt voorafgegaan door een sterretje.
In het menupad [Crediteuren, Telefoonselectie] was reeds een knop aanwezig om door te zoomen naar het verplichtingenoverzicht voor die crediteur. Ook hier is het overzicht vervangen door het nieuwe flexibele verplichtingsoverzicht. Om specifiek aan te kunnen geven naar welke selectie men op zoek is, krijgt men na doorzoomen eerst het voorloopscherm te zien. Zo kan men naast het jaar bijvoorbeeld ook aangeven of geblokkeerde verplichtingen moeten worden meegenomen en of de historie in het overzicht moet worden meegenomen. De gekozen selectiecriteria, alle gebruikte voorkeuren en de sortering worden opgeslagen en de volgende keer bij het opstarten van het overzicht weer getoond. De gekozen opties worden los apart opgeslagen voor het doorstarten van het overzicht vanuit de telefoonselectie en het los opstarten van het overzicht. Zo kan men voor het controleren op de invoer van verplichtingen andere opties kiezen als voor het opstarten van het overzicht bij specifieke vragen van crediteuren.
Finance Manual > Inhoud > Gebruik maken van verplichtingen
| Main Category: |
Support Product Know How |
Document Type: |
Online help main |
| Category: |
On-line help files |
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
Details |
Document ID: |
06.841.438 |
| Assortment: |
Exact Financials (v3)
|
Date: |
06-11-2007 |
| Release: |
|
Attachment: |
|
| Disclaimer |