De instellingen voor de invoeren, afdrukken en verwerken van orders kunt u opgeven of aanpassen via het menu [Systeem, Algemeen, Instellingen, Orderinstellingen].
U kunt hier een aantal opties instellen met betrekking tot het invoeren, afdrukken en verwerken van de orders. Bepaalde opties worden alleen weergegeven bij bepaalde licentie
samenstellingen.
U beschikt over de volgende secties:
Sectie Offerte
Korting / Opslagen
Hier geeft u aan of het scherm met kortingen / opslagen al dan niet moet worden weergegeven.
Offertes fiatteren
Hier geeft u aan of een offerte wel of niet gefiatteerd moet worden.
Sectie Invoer
Standaardmagazijn
Als u uw goederen uitlevert vanuit een standaardmagazijn, geeft u hier de code van dit magazijn op. Bij het invoeren van orders zal deze code als suggestie verschijnen in de kopregel.
Leveringswijze
Vul hier de standaardleveringswijze in die naar voren moet komen bij het invoeren van orders. Met het vergrootglas kunt u een bestaande leveringswijze selecteren of een nieuwe aanmaken. Met het icoon achter dit veld kunt u een andere leveringswijze koppelen aan specifieke debiteuren.
Verzoektype: Service activiteit
Dit veld is alleen aanwezig wanneer SE4510 in uw licentie aanwezig is en het web-adres is ingevuld in de sectie 'Downloads' in de XML Server instellingen of de sectie 'Exact Synergy/Exact Synergy Enterprise' in de algemene instellingen. Bij het invoeren van een verkooporder in Exact Globe Next is het mogelijk om service configuraties aan te maken in de Exact Synergy Enterprise database. Dit kunt u uitvoeren door in de verkooporder de kolom 'Service configuratie' de betreffende code in te vullen. Afhankelijk van het artikel in de verkooporder kan het wenselijk zijn dat er tevens een service activiteit wordt aangemaakt in Exact Synergy Enterprise. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer het artikel een machine betreft die door een monteur geïnstalleerd dient te worden. Om deze installatie handelingen te plannen en registreren dient dan een service activiteit aangemaakt te worden.
Afhankelijk van de door u geselecteerde optie bij 'Maak service activiteiten aan voor configuraties?' in de kolominstellingen van de verkooporder, worden de service activiteiten aangemaakt in Exact Synergy Enterprise. Het verzoektype dat wordt gebruikt voor het aanmaken van de service activiteit kunt u hier definiëren.
U geeft hier de ID van het verzoektype uit Exact Synergy Enterprise op, dat is aangemaakt door de service job installatie. Dit veld wordt rood indien het verzoektype geen Service is, of wanneer er geen verbinding gemaakt kan worden. Voor meer informatie, zie How-to: Installatie Service management.
Artikelselectie
Met deze optie kunt u bepalen of u alle artikelen selecteerbaar zijn bij de invoer van verkooporders of enkel de assortimenten die behoren tot een prijsafspraak met die desbetreffende debiteur.
Wijze van factureren
Met deze instelling kunt u definiëren of u extra geleverde aantallen wilt factureren of niet. Als u hier kiest voor 'Vast', worden extra aantallen niet gefactureerd. Als u hier kiest voor 'Nacalculatie', worden extra aantallen opgenomen in een extra orderregel en vervolgens gefactureerd als u de factuur genereert.
Dit is van toepassing voor de extra geleverde aantallen van artikelen die reeds in de order aanwezig zijn. Afhankelijk van de instelling 'Nieuwe regel: Toevoegen aan verkooporder' uit de sectie 'Leveringen', worden tevens extra geleverde artikelen toegevoegd aan de orderregels.
Bereken prijzen
U kunt hier aangeven welke prijslijsten gebruikt moeten worden bij de berekening van de korting binnen een verkooporder. U heeft de volgende opties:
- Factuurdebiteur:
In dit geval wordt altijd de geldende prijslijst en debiteurenkorting van de factuurdebiteur geselecteerd. Als er sprake is van een prijsafspraak wordt de debiteurenkorting buiten beschouwing gelaten.
- Orderdebiteur:
In dit geval wordt altijd de geldende prijslijst en debiteurenkorting van de orderdebiteur geselecteerd. Als er sprake is van een prijsafspraak wordt de debiteurenkorting buiten beschouwing gelaten.
- Factuurdebiteur * Orderdebiteur:
Als de orderdebiteur hetzelfde is als de factuurdebiteur, wordt de geldende prijslijst en debiteurenkorting van de orderdebiteur geselecteerd. Als er sprake is van een prijsafspraak wordt de debiteurenkorting buiten beschouwing gelaten.
Als de orderdebiteur een andere factuurdebiteur heeft, wordt tevens gekeken naar de geldende prijsafspraak van deze factuurdebiteur. Eventuele korting van de factuurdebiteur wordt opgeteld bij de korting die de orderdebiteur reeds heeft. Hierbij geldt het volgende:
Stel de orderdebiteur heeft 10% korting, de factuurdebiteur heeft 5% korting op het desbetreffende artikel en het artikel kost 100 euro. De totale korting is nu geen 10+5=15% korting, maar wordt als volgt berekend:
Eerst de korting van de orderdebiteur (10%) is 10 euro. Vervolgens wordt over het resterende bedrag de korting van de factuurdebiteur berekend, dus 90 euro * 5% is 4,50 euro. Het totale kortingspercentage komt dus op 10% + 0,9 * 5% = 14,5%, waarbij 0,9 het resterende deel is na aftrek van de korting van de orderdebiteur.
In het veld 'Korting% (Extra)' wordt het kortingspercentage vermeld van de factuurdebiteur (in dit geval korting 5%). In de kolom 'Totale korting' wordt de gecombineerde korting getoond (10%+ 0,9*5%= 14,5%)
Het bovenstaande voorbeeld gaat uit van kortingen via een prijslijst/afspraak. Wanneer u géén gebruik maakt van prijslijsten/afspraken, maar gebruik maakt van de korting bij het onderhoud van de debiteur, dan geldt het volgende: In het veld 'Korting% (Extra)' wordt de gecombineerde korting getoond en in het veld 'Totale korting' wordt ook de gecombineerde korting getoond (10%+ 0,9*5%= 14,5%).
Selectie: Serie-/batchnummers
Met deze instelling kunt u de wijze voor het selecteren van serie-/batchnummers bij het invoeren of leveren van een verkooporder bepalen. In dit veld zijn de volgende drie opties beschikbaar:
- 'Handmatig'
- 'Geldig'
- 'Alle'
Als u kiest voor 'Handmatig', kunt u in het koppelscherm van serie-/batchnummer het veld 'Serie-/batchnummers: Geldig' zelf aan- of uitvinken. Als u kiest voor 'Geldig', staat deze optie automatisch aangevinkt en kunt u deze optie niet uitvinken. Als u kiest u voor de derde optie 'Alle', staat de optie 'Serie-/batchnummers: Geldig' automatisch uitgevinkt en kunt u dit niet aanpassen.
Als de optie 'Serie-/batchnummers: Geldig' aangevinkt is, ziet u alleen de geldige serie-/batchnummers. Dit zijn nummers:
- die niet zijn uitgeleverd en dus beschikbaar zijn in de administratie
- niet de status geblokkeerd hebben, maar status 'Actief'
- waarvan de verwerkingsdatum ligt tussen de begindatum en einddatum
Het kan natuurlijk ook voorkomen dat u een artikelen wilt leveren, echter de retour is nog niet ingevoerd in de administratie. Het serie-/batchnummer is dan niet zichtbaar indien u de optie 'Serie-/batchnummers: Geldig' heeft aangevinkt. In dit geval kunt u de optie uitvinken en ziet u alle serie-/batchnummers ongeacht de status, begindatum, einddatum.
Wanneer u de optie 'Geldig' heeft geselecteerd is de knop Nieuw bij het onderhouden van serie-/batchnummers niet actief. U kunt dan nieuwe batch/serienummers aan maken via het inboeken van nieuwe artikelen, via een telling, een ontvangst of een ontvangst uit productie.
Winstberekening
U heeft twee manieren om winstberekening plaats te laten vinden binnen Exact Globe Next, u kunt kiezen tussen 'opslag' en 'marge'. 'Opslag' is een berekening door middel van een percentage op de kostprijs, 'marge' door middel van een percentage op de verkoopprijs. Er zijn twee methoden van winstberekening:
- Opslag = (verkoopprijs - kostprijs) / kostprijs
- Marge = (verkoopprijs - kostprijs) / verkoopprijs
Met deze instelling kunt u aangeven welke methode van winstberekening u wilt gebruiken. Alle berekende velden en labels met betrekking tot marge/opslag veranderen als u deze instelling aanpast. Deze instelling is echter niet van toepassing voor de soort korting in prijzenbeheer en orderinvoer, deze zijn gelimiteerd op 'Opslag'. Als de berekening op 'Marge' gezet wordt, blijft de soort korting 'Opslag'. Deze instelling is van toepassing op de volgende menupaden:
| Menupad |
Informatie |
| [CRM, Invoer, Offertes] |
Als u hier kiest voor de knop 'Info', dan ziet u de opslag / marge. |
[Order, Invoer, Verkooporders]
[Order, Invoer, RMA orders]
[CRM, Invoer, Offertes]
[Service, Invoer, Serviceorders]
[Factuur, Invoer, Facturen]
[Factuur, Invoer, Directe facturen] |
Hier ziet u 'Opslag %' in het invoerscherm, zowel de naam van de kolom als de berekening zijn niet afhankelijk van de gekozen instelling 'Winstberekening'. |
| [Order, Prijzenbeheer, Verkoopprijzen] |
Door te dubbelklikken op een artikel ziet u de betreffende marge / opslag. |
| [Order, Prijzenbeheer, Prijslijsten] |
Als u een aanpassing maakt in de aantallen, korting of nieuwe prijs, dan verandert de marge / opslag. |
| [Order, Prijzenbeheer, Winstberekening] |
Afhankelijk van de instelling 'Winstberekening' wordt gerekend met marge of met opslag. |
| [Voorraad, Artikelbeheer, Assortimenten] |
Afhankelijk van de instelling 'Winstberekening' wordt gerekend met marge of met opslag. |
[Order, Verslagen, Statistieken]
[Factuur, Verslagen, Statistieken] |
Afhankelijk van de instelling 'Winstberekening' wordt gerekend met marge of met opslag. |
[Factuur, Statistieken, Grafische overzichten, Debiteur]
[Factuur, Statistieken, Grafische overzichten, Artikel]
[Factuur, Statistieken, Grafische overzichten, Medewerker]
[Factuur, Statistieken, Grafische overzichten, Artikelgroep]
[Order, Statistieken, Statistieken, Debiteur]
[Order, Statistieken, Statistieken, Artikel]
[Order, Statistieken, Statistieken, Medewerker]
[Order, Statistieken, Statistieken, Artikelgroep] |
Afhankelijk van de instelling 'Winstberekening' wordt gerekend met marge of met opslag. |
| Artikelonderhoud |
Afhankelijk van de instelling 'Winstberekening' wordt gerekend met marge of met opslag.
|
[Voorraad, Artikelbeheer, Winstberekening]
[Productie, Statistieken, Winstberekening] |
Afhankelijk van de instelling 'Winstberekening' toont het overzicht de marge of de opslag. |
Kortingsberekening
U kunt hier aangeven op welke wijze het extra kortingspercentage welk u invoert in een verkooporder berekend dient te worden. U heeft de keuze uit twee mogelijkheden.
Regelkorting na prijslijstkorting of prijslijstkorting + regelkorting.
Kredietlimietbeheersing
In een verkooporder kan informatie worden opgevraagd met betrekking tot de kredietlimiet van een debiteur. Met deze instelling kunt u bepalen vanaf welk moment in het proces de kredietcontrole rekening moet houden met uitstaande bedragen. U heeft de volgende opties:
| Optie |
Werking kredietcontrole |
| Gefiatteerde verkooporders |
Alle gefiatteerde verkooporder, te fiatteren facturen, gefiatteerde facturen en definitieve facturen worden meegenomen. |
| Te fiatteren facturen |
Alle te fiatteren facturen, gefiatteerde facturen en definitieve facturen worden meegenomen. |
| Gefiatteerde facturen |
Alle gefiatteerde facturen en definitieve facturen worden meegenomen. |
| Definitieve facturen |
Alleen definitieve facturen en financiële boekingen worden meegenomen. |
De standaardwaarde van deze instelling staat op de optie 'Definitieve facturen'.
Opmerking: Bij iedere optie wordt het bedrag van de order/factuur die wordt verwerkt ook meegerekend.
Leverdatum Uitgangpunt
Met deze optie kunt u aangeven op bij het berekenen van de levertijd er uitgegaan dient te worden van kalenderdagen of van werkdagen. Met de optie 'Kalender' wordt bij het berekenen van de doorlooptijd, kalender dagen aangehouden. Met de optie 'Werkdag' wordt bij de berekening van de doorlooptijd rekening gehouden met de werkdagen die zijn gedefinieerd in het werkrooster. Wanneer u officiële feestdagen wilt opnemen in de berekening dient u bij het onderhoud van het betreffende magazijn het land te koppelen.
Bij het berekenen van de doorlooptijd zijn er een aantal uitzonderingen waarbij toch wordt uitgegaan van de kalender terwijl de optie 'Werkdag' is geselecteerd. Dit betreft de volgende:
| Situatie |
Actie |
Artikeltype |
Factoren die de doorlooptijd beïnvloeden
|
Leverdatum/
referentiedatum |
Afleverdoorlooptijd
per Debiteur *1 |
Afleverdoorlooptijd (van de bestelling) |
Verkooporder/Serviceorder
met de orderinstelling
'Orderprestatiedatums' uitgevinkt. |
Bestellingen genereren |
Kopen |
|
|
Kalenderdag |
Verkooporder/Serviceorder
met de orderinstelling
'Orderprestatiedatums' aangevinkt. |
Aanmaken |
Voorraadgestuurd |
|
Kalenderdag |
|
| Kopen |
|
Kalenderdag |
Kalenderdag |
| Maken |
|
Kalenderdag |
|
| Bestellingen genereren |
Kopen |
|
|
Kalenderdag |
| Intern verbruik |
Bestellingen genereren |
Kopen |
|
|
Kalenderdag |
| Productieorder (stuklijst) |
Bestellingen genereren |
Kopen |
|
|
Kalenderdag |
| Directe factuur |
Aanmaken |
Voorraadgestuurd/
Ordergestuurd |
Kalenderdag |
|
|
| RTV |
Aanmaken |
Kopen |
Kalenderdag |
|
|
| Bestellingen |
Aanmaken |
Kopen |
Kalenderdag |
|
Kalenderdag |
| Raamcontract |
Aanmaken |
Kopen |
Kalenderdag |
|
|
| RMA |
Aanmaken |
Voorraadgestuurd/
Ordergestuurd |
Kalenderdag |
|
|
| Telling |
Aanmaken |
Voorraadgestuurd/
Ordergestuurd |
Kalenderdag |
|
|
| Interfiliale overboeking |
Aanmaken |
Voorraadgestuurd/
Ordergestuurd |
Kalenderdag |
|
|
| Locatie overslag |
Aanmaken |
Voorraadgestuurd/
Ordergestuurd |
Kalenderdag |
|
|
*1 De 'Afleverdoorlooptijd per Debiteur' heeft geen invloed op de leverdatum van de order, maar alleen op de 'gevraagde datum'.
Voorraadcontrole: Te ontvangen
Deze optie is alleen beschikbaar wanneer u over E-Order of E-Servicemanagement beschikt. Met deze optie kunt u aangeven hoe de ATP (Available To Promise) berekend wordt. De ATP voorraad betreft de beschikbare voorraad op een specifieke leverdatum. U kunt uit de volgende twee opties kiezen.
- Inclusief: ATP = Vrije voorraad + Te ontvangen (niet toegewezen) - Te leveren (niet toegewezen)
- Exclusief: ATP = Vrije voorraad - Te leveren (niet toegewezen)
Voorraadcontrole: Backorders (Dagen)
Deze optie is alleen beschikbaar wanneer u over E-Order of E-Servicemanagement beschikt. Hier kunt u het aantal dagen aangeven dat gebruikt wordt in de berekening voor de voorraadcontrole. U kunt hier een aantal tussen 0 en 999 invullen. Bij de voorraadcontrole wordt een datumreeks gebruikt om te bepalen welke backorder transacties allemaal worden meegenomen in de berekening. Met het aantal dat u hier in vult kunt u de einddatum van die datumreeks bepalen.
De einddatum die gebruikt wordt, wordt als volgt bepaalt: Einddatum = Huidige datum + Voorraadcontrole: Backorders (Dagen) -1
Aan de hand van een voorbeeld wordt de functie van deze instelling verduidelijkt. De huidige datum = 01-06-2007
- 0 dagen: Er is geen datumreeks gedefinieerd. Alle backorder transacties worden meegenomen in de voorraadcontrole. Dit is de standaard instelling.
- 1 dagen: De einddatum van de datumreeks = 01-06-2007. Alle backorders met een leverdatum die op en na 01-06-2007 vallen, worden meegenomen in de voorraadcontrole
- 2 dagen: De einddatum van de datumreeks = 02-06-2007. Alle backorders met een leverdatum die op en na 02-06-20007 vallen, worden meegenomen in de voorraadcontrole.
Korting / Opslagen
Hier geeft u aan het scherm met kortingen / opslagen al dan niet moet worden weergegeven.
Wijziging kostenplaats
Wanneer u deze optie aanvinkt kunt u de kostenplaats in de orderregels aanpassen.
Orderprestatiedatums
Als u deze optie aanvinkt, kunt u gebruik maken van de functionaliteit 'Orderprestatiedatums'.
Project genereren
Als u dit selectievak aanvinkt, wordt bij het afsluiten van een nieuwe verkooporder een project gegenereerd. Aan de hand van de gekozen optie in het veld 'Wijze van factureren', wordt het type van het project bepaald ('Vast' of 'Nacalculatie'). Wanneer er een artikel van het type 'Arbeidsuur' wordt gebruikt in de verkooporder wordt er altijd een project aangemaakt, ongeacht deze instelling.
Voorraadtoewijzing: regels niet splitsen
Met deze instelling kunt u aangeven dat de regels in verkooporders, offertes en service orders worden niet meer gesplitst op basis van de vrije voorraad regels in de volgende situaties:
- Bij het toewijzen van vrije voorraad die uit meerdere tellingtransacties bestaat
- Bij het uitvoeren van een gedeeltelijke toewijzing
Wanneer u gebruik maakt van deze instelling zijn er minder overbodige regels aanwezig in de verkooporders, offertes en service orders en kunt u deze eenvoudiger onderhouden.
Houdt er rekening mee dat wanneer u deze instelling aanvinkt, en later
uitvinkt de waarschuwing "De toewijzing van alle open verkooporderregels dient
ongedaan te worden gemaakt, voordat u deze instelling uitvinkt."wordt getoond.
Het uitvinken van deze instelling zonder eerst de toewijzing ongedaan te
maken van open verkooporders regels die zijn toegewezen wanneer deze instelling
was aangevinkt, kan inconsistenties veroorzaken bij het uitvoeren van de logistieke diagnose.
Toekenning: Project Kopiëren
Bij het toewijzen van voorraad wordt er een koppeling gemaakt tussen de behoefte en het aanbod. Deze koppeling wordt gemaakt middels een projectcode. De project-koppeling tussen de behoefte en het aanbod is nodig om de kosten en details op project te kunnen bekijken. Dit kan voor niet project-gestuurde bedrijven minder relevant zijn.
Middels de instelling Toekenning: Project kopiëren' in de orderinstellingen en productie-instellingen, kunt u aangeven of u gebruik wilt maken van deze koppeling.
Bij het toewijzen kunnen we onderscheid maken tussen de behoefte aan de ene kant en het aanbod aan de andere kant. Bij het toewijzen van aanbod aan de behoefte wordt er een koppeling gemaakt. Of deze koppeling wordt aangemaakt op basis van het project is afhankelijk van de orderinstelling 'Toekenning: Project kopiëren' en de productie-instelling 'Toekenning: Project kopiëren'. De orderinstelling is van toepassing wanneer de behoefte een offerte, verkooporder, serviceorder of interne order betreft. De productie-instelling is van toepassing wanneer de behoefte een productieorder order betreft.
In onderstaande tabel wordt het verschil tussen het aan of uitvinken van deze optie nader toegelicht:
| Toekenning: Project kopiëren |
Behoefte |
Aanbod |
Situatie |
| Aangevinkt |
Offerte/Verkooporder/
Serviceorder/Interne order |
Interfiliale overboeking/Vrije voorraad |
- Toewijzen
Er wordt automatisch een project aangemaakt voor de order van de behoefte. Deze projectcode wordt gekopieerd naar de order van het aanbod.
- Vrijgeven/Ongedaan maken van het toewijzen
Wanneer de projectcode van de behoefte gelijk is aan de projectcode van het aanbod wordt deze verwijderd bij het aanbod.
|
| Aangevinkt |
Offerte/Verkooporder/
Serviceorder/Interne order |
Bestelling |
- Toewijzen
Er wordt automatisch een project aangemaakt voor de order van de behoefte. Deze projectcode wordt gekopieerd naar de regels van de bestelling. In de kopregel van de bestelling wordt de projectcode van de laatste regel van de bestelling gevuld.
- Vrijgeven/Ongedaan maken van het toewijzen
Wanneer de projectcode van de behoefte gelijk is aan de projectcode van het aanbod wordt deze verwijderd bij het aanbod.
|
| Aangevinkt |
Offerte/Verkooporder/
Serviceorder/Interne order |
Productieorder |
- Toewijzen
Er worden verschillende projecten aangemaakt voor de orders van de behoefte en het aanbod. Er wordt een moeder-kind relatie aangebracht tussen beide orders.
- Vrijgeven/Ongedaan maken van het toewijzen
Wanneer er een moeder-kind relatie is wordt deze verwijderd.
|
| Uitgevinkt |
Offerte/Verkooporder/
Serviceorder/Interne order |
Bestelling/Interfiliale overboeking/Vrije voorraad |
- Toewijzen
Er wordt géén project aangemaakt voor de order van de behoefte *, en géén project voor het aanbod. Er wordt géén moeder-kind relatie aangebracht.
- Vrijgeven/Ongedaan maken van het toewijzen
De projectcode die is gekoppeld aan het aanbod wordt niet verwijderd.
* Of er een project voor de order van de behoefte wordt aangemaakt is tevens afhankelijk van de orderinstelling 'Project genereren'. Wanneer deze optie is aangevinkt wordt er wel een project aangemaakt voor de order van de behoefte.
|
| Uitgevinkt |
Offerte/Verkooporder/
Serviceorder/Interne order |
Productieorder |
- Toewijzen
Er wordt géén project aangemaakt voor de order van de behoefte *, en géén project voor het aanbod. Er wordt géén moeder-kind relatie aangebracht.
- Vrijgeven/Ongedaan maken van het toewijzen
De projectcode die is gekoppeld aan het aanbod wordt niet verwijderd.
* Of er een project voor de order van de behoefte wordt aangemaakt is tevens afhankelijk van de orderinstelling 'Project genereren'. Wanneer deze optie is aangevinkt wordt er wel een project aangemaakt voor de order van de behoefte.
|
Alleen Vertegenwoordigers
Hiermee kunt u instellen of tijdens het invoeren van verkooporders uitsluitend een medewerker met de rol 'Representative' of de rol 'Administrator' gekoppeld kunnen worden.
Orderkop overslaan
U kunt aangeven of u de orderkop wilt overslaan, als u dit aanzet, komt u na het ordernummer direct in de orderregels uit.
Controle negatieve marge
Vink deze optie aan als u wilt weten of bij het invoeren van een order de netto verkoopprijs lager is dan de kostprijs of de gemiddelde inkoopprijs van het artikel. Als u deze instelling aanvinkt, geeft het programma een waarschuwing weer als de nettoprijs lager is dan de inkoopprijs. U kunt vervolgens besluiten of u de verkoopprijs die u in de orderregel heeft ingevoerd, wilt aanhouden of niet. Als u de instelling uitvinkt, krijgt u geen melding.
Logboek
Wanneer u deze optie aanvinkt, komt er bij het wijzigen van de nettoprijs in de verkooporder een logboek op waar u kunt ingeven waarom de prijs wijzigt. Als u deze optie uitvinkt, wordt het logboek niet geopend in een verkooporder. Tevens bepaalt deze instelling de aanwezigheid van de knop 'Logboek' in de schermen voor het invoeren van offertes, orders en bestellingen. Met die knop kunt u het orderlogboek openen waarin u kunt terugvinden welke gegevens er door wie in welke order zijn aangepast. Deze instelling bepaalt tevens of u bij het verwijderen van de volgende transacties een reden dient op te geven:
- Verkooporder
- RMA order
- Vaste order
- Raamcontract
- Offerte
- Serviceorder
- Bestelling
- RTV order
- Inkoop raamcontract
Informatie over de verwijderde transacties en de opgegeven reden kunt u vervolgens bekijken in het Logboek verwijderde transacties.
Altijd de standaard debiteuren prijslijst gebruiken
Afhankelijk van uw licentiesamenstelling kunt u deze instelling vinden in de orderinstellingen (E-Prijsbeheer en E-Order, E-Service Management, of E-POS zijn in de licentie aanwezig) of in de factuurinstellingen (E-Prijsbeheer en E-Factuur zijn aanwezig, maar geen E-Order, E-Service Management of E-POS).
Met deze instelling kunt u aangeven dat bij het bepalen van de prijs altijd wordt gekeken naar de prijslijst/afspraak die gekoppeld is bij het onderhoud van de debiteur. Deze instelling is van belang voor wijze van bepaling van de prijs.
Toevoegen extra ontvangst aan verkooporder
Wanneer een productieorder of bestelling is toegewezen aan een verkooporder of serviceorder en de ontvangen aantallen zijn groter dan de bestelde aantallen kunt u middels deze optie aangeven of u wilt dat de extra ontvangen aantallen worden toegewezen aan de verkooporder of serviceorder, en deze worden geleverd aan de klant. Wanneer u deze optie aanvinkt worden de velden 'Afwijking' en het 
icoon actief en beschikt u bij het onderhoud van een artikel en het onderhoud van een debiteur over de optie 'Toevoegen extra ontvangst aan verkooporder'
Om ervoor te zorgen dat de extra ontvangst wordt toegewezen aan de toegewezen verkooporder/serviceorder dient aan alle onderstaande criteria te worden voldaan.
Afwijking
Dit veld is alleen actief wanneer u de optie 'Toevoegen extra ontvangst aan verkooporder' heeft aangevinkt. In dit veld kunt u een voor u acceptabel percentage invoeren. Wanneer de extra ontvangst binnen dit percentage valt wordt de extra ontvangst toegewezen aan de toegewezen verkooporder of serviceorder toegewezen. Wanneer u een percentage 0 invult geldt dit als oneindig. Dat betekent dat het niet uitmaakt hoeveel er teveel is ontvangen en dat deze extra aantallen altijd worden toegewezen aan de toegewezen verkooporder of serviceorder.
icoon
Met dit icoon kunt u de instelling 'Toevoegen extra ontvangst aan verkooporder' bij het debiteurenonderhoud en relatieonderhoud beheren voor meerdere debiteuren/relaties in één keer.
U opent een scherm waarin u één of meerdere debiteuren kunt selecteren, waarvoor u de instelling 'Toevoegen extra ontvangst aan verkooporder' wil aanpassen. Nadat u de gewenst debiteuren heeft geselecteerd opent u met de knop 'Wijzigen' het wijzigscherm.
In dit scherm kunt u aangeven of u de optie 'Toevoegen extra ontvangst aan verkooporder' bij de geselecteerde debiteuren wilt aanvinken (optie: Ja) of uitvinken (optie: Nee). Met de knop 'OK' bevestigt u de wijziging.
Drop Ship
Met deze optie kunt u aangeven of u gebruik wilt maken van Drop Ship. Wanneer u deze optie aanvinkt beschikt u bij het aanmaken van een nieuw magazijn over de optie 'Drop Ship' waarmee u het magazijn als Drop Ship magazijn kunt aanmerken.
Wanneer u deze optie aan heeft gevinkt en deze uitvinkt wordt er een controle uitgevoerd op de aanwezigheid van openstaande verkooporders of bestellingen zijn die nog dienen te worden geleverd voor een Drop Ship magazijn. U ontvangt hiervan een melding en wanneer u er voor kiest om verder te gaan worden de 'Drop Ship' instellingen aangepast door het systeem. Zo wordt het type van het magazijn en het artikel per leverancier aangepast van 'Drop Ship' naar normaal'.
U dient er rekening mee te houden dat wanneer u hier de optie uitvinkt en vervolgens weer aanvinkt, de optie 'Drop Ship' bij het magazijn niet meer aangevinkt is. U dient vervolgens een nieuw magazijn aan te maken waar u vervolgens weer de optie 'Drop Ship' kunt aanvinken. Tevens dient u bij de artikelen per leverancier opnieuw te definiëren of het een Drop Ship leverancier betreft.
Sectie Fiatteren (voor orders)
Verkooporder
Hier geeft u aan of een verkooporder wel of niet gefiatteerd moet worden.
Serviceorder
Hier geeft u aan of een serviceorder wel of niet gefiatteerd moet worden. Dit veld heeft u als u E-Service Management in uw licentie heeft.
RMA order
Met de module E-RMA kunt u retourorders invoeren. In dit veld geeft u aan of deze orders moeten worden gefiatteerd.
Melding bij overschrijden
Vink deze optie aan als u bij het invoeren van orders wilt controleren of de kredietlimiet van de debiteur wordt overschreden. In [Financieel, Debiteuren, Onderhouden, tabblad Financieel] voert u in het veld 'Kredietlimiet' het maximumbedrag aan openstaande posten in dat een bepaalde debiteur mag hebben. Bij het fiatteren van een verkooporder krijgt u een melding wanneer de kredietlimiet wordt overschreden. Heeft u de optie fiatteren uit staan, wordt er geen controle uitgevoerd. Derhalve kan deze optie ook aangevinkt worden bij het bevestigen en het leveren van een order.
Overschrijden toegestaan
Met deze instelling kunt u aangeven of u wilt toestaan dat orders worden gefiatteerd wanneer de kredietlimiet van de (factuur)debiteur wordt overschreden. Wanneer deze instelling is aangevinkt mag de order altijd gefiatteerd worden als de kredietlimiet wordt overschreden. Afhankelijk van de instelling 'Melding bij overschrijden' wordt er hiervan een informatiemelding getoond. Wanneer de instelling is uitgevinkt wordt er bij het overschrijden een melding getoond en kunnen alleen de gebruikers die over het functierecht 'Overschrijden kredietlimiet klant toegestaan' beschikken de melding negeren.
Middels de orderinstelling 'Kredietlimietbeheersing' kunt u aangeven op basis van welke gegevens wordt bepaald of de kredietlimiet is overschreden.
Raamcontract
Met deze optie kunt u aangeven of u verkoopraamcontracten wilt fiatteren. Alleen wanneer een raamcontract gefiatteerd is kan dit gekoppeld worden aan een verkooporder. Wanneer u hier aangeeft dat het fiatteren een verplichte stap is dient u het raamcontract dan ook eerst te fiatteren alvorens u dit aan een verkooporder kunt koppelen. Wanneer u hier aangeeft dat fiatteren geen verplichte stap is, is het raamcontract automatisch gefiatteerd na invoer. Na het invoeren van het raamcontract kunt u dit dan ook meteen selecteren in een verkooporder.
Sectie Bevestigen
Kredietlimiet controleren
Zet deze instelling aan als u wilt dat bij het afdrukken van definitieve orderbevestigingen wordt gecontroleerd of het tegoed van de (factuur)debiteur het bestelbedrag dekt (en deze de kredietlimiet niet overschrijdt). Wanneer deze optie is uitgevinkt mag de order altijd bevestigd worden als de kredietlimiet wordt overschreden. Wanneer de instelling is aangevinkt wordt er bij het overschrijden een melding getoond en kunnen alleen de gebruikers die over het functierecht 'Overschrijden kredietlimiet klant toegestaan' beschikken de melding negeren.
RMA Order
Wanneer u bevestigingen wil afdrukken voor RMA orders dient u deze optie aan te vinken. Wanneer u deze optie aanvinkt is het afdrukken van een bevestiging een verplichte stap in het RMA order proces. In het invoerscherm van een RMA order kunt dit alsnog wijzigen met de instelling 'RMA order bevestiging' onder de knop 'Condities'.
Sectie Leveringen
Kostprijsboeking aanmaken
Kies het soort debiteur op basis waarvan de kostprijs geboekt moet worden. Dit kan de orderdebiteur of de factuurdebiteur zijn.
Kredietlimiet controleren
Vink deze instelling aan als u wilt dat bij het leveren gecontroleerd wordt of het tegoed van de (factuur)debiteur het bestelbedrag dekt (en deze de kredietlimiet niet overschrijdt). Wanneer deze optie is uitgevinkt mag de order altijd geleverd worden als de kredietlimiet wordt overschreden. Wanneer de instelling is aangevinkt wordt er bij het overschrijden een melding getoond en kunnen alleen de gebruikers die over het functierecht 'Overschrijden kredietlimiet klant toegestaan' beschikken de melding negeren.
Verrijking gebruiken
Middels deze optie kunt u aangeven of u gebruik wilt maken van verrijking. Wanneer u deze optie aanvinkt, kunt u gebruik maken van verrijking en heeft u bij het afdrukken van de picklijsten de beschikking over de knoppen 'Autom. verrijken' en 'Verrijken'. Wanneer u deze optie uitvinkt heeft u deze mogelijkheden niet.
Nieuwe regel: Toevoegen aan verkooporder
Bij het leveren van een verkooporder of het realiseren van een serviceorder, waarbij de wijze van factureren is ingesteld op 'Nacalculatie' beschikt u over een kolom 'Toevoegen aan verkooporder'. Hiermee kunt u bij de levering/realisatie aangeven dat extra geleverde artikelen (die niet in de oorspronkelijke order aanwezig zijn) toegevoegd dienen te worden aan de verkooporder/serviceorder, de factuur, en afgedrukt dienen te worden op de pakbon. Middels deze optie kunt u de standaard waarde van die kolom in het leverscherm bepalen.
Vinkt u deze optie aan, dan is de optie standaard aangevinkt bij het leveren van extra artikelen. Vinkt u deze optie uit, dan is de optie standaard uitgevinkt bij het leveren van extra artikelen. Gebruikers die over het functierecht 'Wijzigen standaardwaardes voor nieuwe regel tijdens levering' beschikken, hebben de mogelijkheid om bij het leveren af te wijken van deze standaard waarde.
Backflush explosie artikelen
Met deze instelling kunt u aangeven of u de explosie artikelen bij het
leveren wilt exploderen. Deze instelling is van toepassing op artikelen waarbij
op het tabblad 'Inkoop/Verkoop' de instelling 'Exploderen - Leveringen' is
aangevinkt en wanneer
SE1332 - E-Stuklijst in uw licentie aanwezig is.
Wanneer deze instelling is uitgevinkt ziet u in het leverscherm de
onderdelen. Wanneer de instelling is aangevinkt ziet u in het leverscherm het
hoofdartikel. Wanneer u vervolgens het geleverde aantal opgeeft en op
'Leveringen' worden de onderdelen geëxplodeerd op basis van
het opgegeven aantal voor het hoofdartikel en de aantallen die in de
structuur van het hoofdartikel zijn gedefinieerd. U kunt de aantallen in dit
scherm niet aanpassen.
Uren
Indien deze staat aangevinkt, kunt u uren leveren via een verkooporder of via een project. Indien deze staat uitgevinkt, kunt u alleen uren realiseren middels project.
Gebruik verzamellay-outs
Als u deze instelling aanvinkt, kunt u een verzamellay-out gebruiken tijdens het afdrukken van een pakbon, orderbevestiging, RMA order bevestiging, servicebon, retour of offerte. U kunt dit doen door diverse lay-outcodes aan een verzamellay-outgroep te koppelen. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als u zowel een pakbon als een paklijst wilt afdrukken. Als u deze instelling uitvinkt, kan er maar één enkele lay-outcode worden gekoppeld tijdens het afdrukken van een pakbon / orderbevestiging.
Let op: Als u de module E-Productie in uw licentie heeft, is deze instelling ook van toepassing. Deze instelling heeft invloed op het gebruik van productiebonnen. Wanneer deze instelling niet is geactiveerd, is het niet mogelijk om in de module E-Productie gebruik te maken van verzamellayouts.
Selectie: Meervoudig
Via deze optie kunt u ervoor kiezen om wel of niet meerdere pakbonnen tegelijkertijd (voor meerdere interne orders of verkooporder tegelijkertijd) af te drukken. Als u deze optie aanvinkt, heeft u een knop 'Verwerken' in het menupad [Order, Invoer, Leveringen]of menupad [Voorraad, Invoer, Leveringen]. Met de CONTROL of SHIFT toets kunt u meerdere verkooporders of interne orders selecteren en kiezen voor 'Verwerken'. Het nadeel is dat u de specifieke pakbonnen niet kunt wijzigen. Als u deze optie heeft uitgevinkt, moet u de pakbonnen één voor één afdrukken. Deze manier van werken is vooral aan te raden als er vaak een verschil is tussen de verkooporder en de daadwerkelijke pakbon.
Voorraad controleren
Als u deze optie aanvinkt, mag er niet méér worden geleverd dan de beschikbare voorraad. Deze optie is zeer raadzaam, aangezien een negatieve voorraad niet wenselijk is. Mocht het zo zijn dat uw inkoopboekingen en ontvangsten vaak achterlopen bij de werkelijkheid kan het wijs zijn om deze instelling uit te vinken. Let op: in dat geval kunnen negatieve voorraden ontstaan. Deze instelling is van toepassing op realisaties. Dit in tegenstelling tot het attribuut 'Voorraadgestuurd' bij het artikelonderhoud dat van toepassing is op de planning.
Project logica order- en
kostenartikelen
Door deze instelling aan te vinken zorgt u ervoor dat er geen projectcode
wordt gevuld in de voorraad leverregel voor uren- en kostenartikelen waarbij een
winst en verliesrekening is gekoppeld als voorrraadrekening. Dezelfde logica
wordt toegepast bij het verkooporder retour proces, en in het fiatteringsproces
voor service activiteiten in de Service Management oplossing.
Sectie Verzending
Tracking nummer
Deze sectie is alleen beschikbaar als u E-Verzending in uw licentie heeft. Als dit veld is aangevinkt kunt u automatisch een tracking nummer genereren als u een verzending verwerkt. Als u dit veld uitvinkt, kunt u het tracking nummer zelf bepalen bij het verwerken van een verzending.
Verzending gebruiken
Deze instelling is aanwezig wanneer SE1340 E-Verzending in uw licentie
aanwezig is. Door deze instelling aan te vinken kunt u aangeven of het
verzending proces icoon wordt getoond in het order invoerscherm en of de
verzending pop-up wordt getoond bij het leveren van orders.
Het aan of uitvinken heeft geen invloed op de beschikbaarheid van het veld
'Nettogewicht' bij het onderhoud van de artikelen en/of de aanwezigheid van
menupad [Order, Invoer, Verzending].
Sectie Selectiecodes
Service
Hier kunt een standaardselectiecode ingeven die gebruikt wordt voor de serviceorders. Dit veld heeft u als u E-Service Management in uw licentie heeft.
Contract
Hier kunt een standaardselectiecode ingeven die gebruikt wordt voor de contractorders. Wanneer dit veld niet wordt gevuld, krijgt u hier bij het aanmaken van een nieuwe contractorder een melding van. Dit veld is alleen aanwezig wanneer SE4500 - E-Service Management EN maatwerk/bouwstenen (optie 2) in uw licentie aanwezig is.
Sectie Web service
Synchroniseren
Wanneer u werkt met Exact Synergy op basis van een geïntegreerd scenario heeft u de mogelijkheid om de verkooporders in Exact Globe Next te synchroniseren met de gekoppelde request in Exact Synergy. Door deze optie aan te vinken worden verkooporders in Exact Globe Next gesynchroniseerd met de gekoppelde requests die in Exact Synergy zijn aangemaakt via de webservice. Hiervoor wordt het web-adres gebruikt dat u bij de administratie instellingen heeft ingevuld. Meer informatie over het synchroniseren (externe link).
Sectie Prijzenbeheer
Prijslijsten/Prijsafspraken per artikelgroep
Afhankelijk van uw licentiesamenstelling kunt u deze instelling vinden in de orderinstellingen (E-Prijsbeheer, E-Order, E-Service Management, of E-POS zijn in de licentie aanwezig), in de factuurinstellingen (E-Prijsbeheer en E-Factuur zijn aanwezig, maar geen E-Order, E-Service Management of E-POS) of in de inkoopinstellingen (E-Prijsbeheer en E-Inkoop zijn aanwezig, maar geen E-Order, E-Service Management, E-POS of E-Factuur).
Met deze optie kunt u aangeven dat u gebruik wilt maken van prijslijsten en/of afspraken per artikelgroep. Voordat u met prijslijsten en/of afspraken per artikelgroep gaat werken dient u uw prijslijsten/prijsafspraken per artikel op te schonen, zodat u zo optimaal mogelijk gebruik kunt maken van deze functionaliteit. Bij het aanvinken van deze optie wordt hierover ook een melding getoond.
Het opschonen van uw prijslijsten/prijsafspraken per artikel kunt u via de volgende menupaden:
[Systeem, Controles, Prijzenbeheer, Prijslijst/Prijsafspraakregels]
[Systeem, Controles, Prijzenbeheer, Verkoopprijslijsten]
[Systeem, Controles, Prijzenbeheer, Historische regels]
Het aan en uitvinken van de instelling 'Prijslijsten/Prijsafspraken per artikelgroep' is niet iets wat frequent uitgevoerd dient te worden omdat dit de gegevens kan vervuilen. U maakt een keuze of u van deze functionaliteit gebruikt maakt of niet.
Sectie Verkoopprovisies
Deze sectie is alleen aanwezig wanneer SE1124 E-Provisie in uw licentie aanwezig is. Wanneer SE1124 E-Provisie, SE1200 E-Order en SE1100 E-Factuur in uw licentie aanwezig zijn is deze sectie aanwezig in de orderinstellingen. Wanneer SE1124 E-Provisie en SE1100 E-Factuur maar geen SE1200 E-Order in uw licentie aanwezig is, is deze sectie aanwezig in de factuurinstellingen.
Gebruiken verkoopprovisies
U kunt werken met 'Provisie facturen' of u kunt werken met 'Verkoopprovisies'. Met deze optie kunt u aangeven of u met provisie facturen of met verkoopprovisies wilt werken. Wanneer deze optie aanvinkt kunt u werken met 'Verkoopprovisies'. U beschikt dan over de menupaden die van toepassing zijn voor het werken met verkoopprovisies en u beschikt dan over een menupad voor het aanmaken van gebieden, het provisie overzicht, het overzicht provisiehistorie, een menupad om de provisie te tonen en verwerken, en over provisievelden bij het onderhoud van de relaties, leveradressen, classificaties en artikelen. De menupaden voor het werken met provisie facturen zijn in dit geval verborgen.
Wanneer u deze optie uitvinkt kunt u werken met 'Provisie facturen'. In dat geval beschikt u over de menupaden die van toepassing zijn voor het werken met provisie facturen. De menupaden en overige velden voor het werken met verkoopprovisies zijn in dit geval verborgen.
Wanneer u nog geen gebruik heeft gemaakt van provisie facturen of wanneer er geen openstaande provisie facturen in uw administratie aanwezig zijn, is deze optie standaard aangevinkt. Wanneer u deze optie aanvinkt wordt er gecontroleerd of er openstaande provisie facturen in uw administratie aanwezig zijn. Als dit het geval is wordt u hierover geïnformeerd middels een melding en kunt u deze optie niet aanvinken alvorens u de betreffende facturen heeft afgehandeld.
Wanneer u deze optie uitvinkt wordt er gecontroleerd of er openstaande verkoopprovisies in uw administratie aanwezig zijn. Als dit het geval is wordt u hierover geïnformeerd middels een melding en kunt u deze optie niet uitvinken alvorens u de betreffende facturen heeft afgehandeld
Provisie methode
Deze optie is alleen actief wanneer 'Gebruiken verkoopprovisie' is aangevinkt. Hier kunt u aangeven welke provisie methode u wilt gebruiken:
- Artikelpercentage/bedrag
- Marge
- Totaal verkoopbedrag
De methode die u selecteert is van belang voor de aanwezigheid van de provisievelden bij het onderhoud van de classificaties en artikelen en van belang voor de wijze waarop de provisie wordt berekend.
Verwerken provisiemethode
Deze optie is alleen actief wanneer 'Gebruiken verkoopprovisie' is aangevinkt. Hier kunt u aangeven wanneer de provisie uitbetaald dient te worden aan uw verkoopmedewerkers.
- Factuur: De provisie wordt uitbetaald nadat de factuur is verwerkt
- Betalingen: De provisie wordt uitbetaald nadat de factuur is verwerkt en door de debiteur is voldaan