Exact Compact+

Relaties aanmaken en onderhouden

Introductie

Eén van de belangrijkste onderdelen van uw administratie is uw relatiebestand. U kunt uw relaties onderhouden via [CRM, Relaties, Relaties onderhouden]. In dit document worden alle tabbladen in de juiste volgorde besproken. Afhankelijk van uw licentie, kunnen de mogelijkheden op sommige tabbladen afwijken van de opties die hier worden besproken.

Het gaat hier over stamgegevens. Dat betekent dat de informatie die u hier invoert, maar eenmaal hoeft te worden ingevoerd. Deze informatie wordt namelijk in het gehele programma gebruikt om standaardwaarden in te voeren. Hoe meer gegevens u invoert, des te meer informatie u later uit uw administratie kunt halen.

Uitleg van de velden

Boven de tabbladen worden de meest relevante gegevens van de relatie weergegeven. Deze informatie blijft in onderhoud relaties altijd zichtbaar, onafhankelijk van het geopende tabblad.

Het menu om relaties te onderhouden bestaat uit vele verschillende tabbladen. Om deze tabbladen duidelijk te omschrijven is er voor ieder tabblad een apart document aangemaakt. Een overzicht van de verschillende tabbladen treft u onderstaand aan.

• Relaties onderhouden tabblad Basis
• Relaties onderhouden tabblad Marketing
• Relaties onderhouden tabblad Contact
• Relaties onderhouden tabblad Financieel
• Relaties onderhouden tabblad Activiteit
• Relaties onderhouden tabblad Documenten
• Relaties onderhouden tabblad Persoonsgegevens classificaties
  

Knoppen

Welke knoppen er aanwezig zijn is afhankelijk van het type relatie.

Eenvoudig/Geavanceerd

Met deze knop krijgt u een eenvoudiger scherm met minder invoermogelijkheden. het scherm dat verschijnt is hetzelfde als bij onderhoud debiteuren/crediteuren. Door nogmaals op de knop te drukken krijgt u weer het geavanceerde relatie onderhouden scherm.

Organogram

Via deze knop krijgt u een organogram, waarin alle dochters van dit moederbedrijf zichtbaar is.

E-mail

Met deze knop opent u een nieuw e-mail bericht in MS Outlook. In het nieuwe bericht is het e-mailadres van de contactpersoon reeds ingevuld. Wanneer bij meerdere contactpersonen een e-mailadres is gevuld, heeft u eerst de gelegenheid om de juiste contactpersoon te selecteren. Desgewenst kunt u dit adres nog wijzigen. U kunt vervolgens een onderwerp en een bericht invullen. Tevens kunt u, indien gewenst, een bijlage toevoegen om de e-mail vervolgens te versturen. U dient er echter wel rekening mee houden dat een verstuurde e-mail niet in de administratie opgeslagen en bewaard wordt.

Indien er bij de hoofdcontactpersoon geen e-mailadres is ingevuld wordt het onderhoudscherm van de contactpersonen geopend. Hier kunt u dan een e-mailadres voor deze contactpersoon invullen.

Grafiek

Met deze knop krijgt u een periode grafiek in Excel voor de betreffende relatie. U heeft de mogelijkheid om deze gegevens te groeperen op kostenplaats of medewerker.

Debiteurenkaart\Crediteurenkaart

Op het moment dat de betreffende relatie een crediteurnummer heeft, kunt u via deze knop de kaart van de betreffende relatie openen. Op het moment dat de betreffende relatie een debiteurnummer heeft, kunt u via deze knop de kaart van de betreffende relatie openen.

Samenvoegen via Word

Via de knop 'Samenvoegen via Word' kunt u brieven aanmaken, afdrukken en e-mailen naar de geselecteerde relatie.

Activiteit

Met deze knop kunt een nieuw activiteit maken.

Bewaren

Met deze knop bewaart u de relatiekaart en eventueel aangebrachte wijzigingen.

Nieuw

Met de knop 'Nieuw' kunt u een nieuwe relatie aanmaken.

Sluiten

Met de knop 'Sluiten' sluit u de relatiekaart en keert terug in het venster waar u relaties kunt selecteren.